Imposto de renda para pessoa física: como oferecer um serviço diferenciado?

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Um indivíduo que busca um profissional para declarar seu imposto de renda para pessoa física se encontra em uma das seguintes situações: ou sua declaração é complexa e cheia de elementos, ou não se sente seguro em elaborar sua declaração, mesmo que seja simples. Independentemente do caso, o contador deve saber como cada situação pode funcionar a seu favor.

Pensando nisso, explicamos um pouco mais sobre o tributo, o trabalho do contador e algumas formas de prestar um serviço diferenciado para clientes de imposto de renda para pessoa física.

Confira!

Imposto de renda para pessoa física

O imposto de renda para pessoa física é, por definição da própria Receita Federal do Brasil (RFB), um imposto que “incide sobre a renda e os proventos de contribuintes residentes no país ou residentes no exterior que recebam rendimentos de fontes no Brasil”.

A cada ano, a RFB solta uma instrução com as regras do imposto de renda para pessoa física. A instrução normativa traz as hipóteses de obrigatoriedade, formas de elaboração, prazo de apresentação da declaração, preenchimento, transmissão, retificação, multa por atraso, processamento, pagamento e restituição.

Diante de tantas normas e regras, muitos clientes recorrem ao contador para fazer a declaração do imposto de renda para pessoa física. Boa parte dos consumidores brasileiros, inclusive, buscam um escritório contábil apenas para essa finalidade.

Regra geral, os contadores são procurados quando as declarações do imposto de renda para pessoa física são mais complexas. É o caso de pessoas com dependentes, múltiplas fontes de rendas, aplicações e outras situações.

Para declarações simples, com poucas informações, é comum que o consumidor consiga realizá-las. Se a pessoa tem somente uma fonte de renda, não possui dependentes, não tem muitos bens, apresenta poucas despesas médicas e realizou compra ou venda de bens no ano anterior, temos uma declaração simples. No entanto, o indivíduo deve ter segurança para a tarefa e não ter dúvidas, uma vez que erros podem levar à famosa malha fina.

Veja a seguir algumas situações que podem levar um consumidor a procurar um contador para declarar seu imposto de renda para pessoa física:

• Profissionais liberais: há uma complexidade das informações que devem ser lançadas, além da obrigatoriedade de se fazer o livro-caixa, em que o contribuinte pode deduzir da receita despesas necessárias para exercer a atividade.
• Microempreendedor Individual (MEI): apesar de o MEI ser uma empresa de forma simplificada, ele pode ter dificuldades em informar, na declaração, rendimentos isentos recebidos na condição de titular do MEI.
• Contribuinte com ganho de capital na compra ou venda de um bem ou direito: o preenchimento e a importação de dados do programa chamado “ganho de capital” pode ser uma dificuldade, o que faz com que a pessoa procure um contador.

Quando o contador é procurado para fazer a declaração do imposto de renda para pessoa física, deve ver a situação como uma grande oportunidade para mostrar aos contribuintes a importância da contabilidade em outros momentos.

O trabalho do contador

Um bom trabalho contábil pode fidelizar clientes. Mesmo que você seja procurado para tratar apenas do imposto de renda para pessoa física, tenha isso em mente. Há casos em que o consumidor chega com essa demanda, mas não sabe que possui outras. Então, seu trabalho pode ser dividido em duas etapas: resolver a questão do imposto de renda para pessoa física e vislumbrar novas oportunidades de negócio diante da situação de seu cliente.

Resolver as demandas do imposto de renda para pessoa física

Conforme destacamos anteriormente, a Receita Federal emite uma instrução normativa com todas as regras que o contador precisa saber para declarar o imposto de renda para pessoa física. Em geral, o mecanismo é semelhante ao ano anterior, exceto quando há uma mudança muito brusca.

Então, o primeiro passo para o contador é verificar se houve alguma atualização legislativa quanto à declaração. Em seguida, deve ter em mãos toda a documentação do cliente que será utilizada, como:

• Comprovantes: comprovante de bancos sobre os ativos financeiros (inclusive no exterior), de bens imóveis e veículos, e de despesas dedutíveis (recibos médicos e odontológicos, planos de saúde, educação e doações);
• Informes de rendimentos: rendimento anual como empregado (mesmo em caso de sócio e em mudança de emprego) e rendimento bancário anual;
• Documentos auxiliares: certidões que comprovem dependência ou pagamentos feitos, dentre outros;.
• Última declaração realizado do imposto de renda para pessoa física.

O contador deve ter em mente que cada caso demanda uma documentação específica. As notas fiscais, por exemplo, são essenciais em caso de trabalhadores autônomos.

Tendo em mãos a documentação correta, basta elaborar a declaração, um serviço dominado por qualquer contador com pouca experiência. Por ser uma tarefa bem comum e burocrática, ela não diferencia qualquer profissional. Resolver as demandas do imposto de renda para pessoa física é, assim, o esperado.

O diferencial é prestar um serviço exclusivo. Esse sim será um trabalho especial do contador, sobre o qual falamos a seguir.

Serviço diferenciado para clientes de imposto de renda para pessoa física

Imagine que você esteja precisando de um profissional para consertar o encanamento debaixo da pia. Ao procurar por profissionais, encontra dois que te chamam a atenção: um cobra R$ 150,00, e o outro cobra R$ 200,00. Eles realizam o mesmo serviço. No entanto, ao ler a avaliação de outros clientes, percebe que aquele que cobra mais é elogiado ao extremo por identificar problemas ocultos no encanamento de outros locais da casa, evitando maiores problemas futuros. Quem você contrataria?

Ambos os profissionais sabem realizar o serviço que você procura, possuem experiência, e o valor é acessível. Mas um deles oferece um diferencial que pode ocasionar uma economia ali na frente. É provável que você escolha o de maior preço, porque o valor que ele agrega é maior.

O mesmo ocorre com os clientes do contador que declara imposto de renda para pessoa física. Ele deve fazer o que todos os outros fazem, mas se prestar um serviço diferenciado, de valor, melhor. Em outras palavras, todos os bons contadores conseguirão minimizar erros e recolhimentos indevidos. Mas somente aqueles preocupados com seu diferencial poderão fidelizar clientes para outras situações.

E como fazer isso? Veja nossas dicas!

Fique atento às mudanças

Nos últimos anos, com o advento do novo governo federal, são esperadas algumas mudanças econômicas. Uma delas é o reajuste na tabela de imposto de renda para pessoa física. A alteração efetiva ainda não ocorreu, mas é importante que o contador esteja por dentro de qualquer alteração para não ser pego de surpresa.

Algumas mudanças que são esperadas são a redução na alíquota, a correção da tabela do imposto de renda pela inflação, o fim ou a criação de limite nas deduções de despesas médicas, e, por fim, uma possível mudança na declaração para pessoas jurídicas, como fim da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

No entanto, ainda que essas mudanças não tenham ocorrido, vale novamente o destaque para ficar de olho nas instruções normativas da Receita Federal. Elas podem conter novos procedimentos e detalhes que interferem na declaração de imposto de renda para pessoa física. Esteja sempre antenado para que seu trabalho não tenha erros.

Resgate as declarações passadas

Uma maneira de se mostrar proativo e diferenciado para clientes que você já tem é resgatar as declarações passadas. É comum que eles retornem ao seu escritório para declarar imposto de renda para pessoa física. E certamente se surpreenderão ao saber que você já deixou as novas declarações pré-prontas no sistema, frutos da importação de dados antigos. Seu escritório só terá o trabalho de atualizar os dados. Assim, você ganha mais tempo para atender novos clientes e gerar mais receita.

Fixe um prazo para receber a documentação

Outro ponto muito importante para prestar um serviço diferenciado a seus clientes de imposto de renda para pessoa física é a organização quanto aos prazos. Existe uma data limite para que a declaração seja feita. Mas é imprudente trabalhar com o prazodeadline, uma vez que podem ocorrer falhas no sistema.

Para que você não se atrapalhe com os prazos, é fundamental que converse com seu cliente acerca de uma data limite para que ele envie toda a documentação necessária. Veja algumas práticas para adotar neste sentido:

1. Comunique a data limite a seu cliente pelo e-mail, formalizando o pedido;
2. Acione a função “aviso de leitura” para garantir que ele recebeu e abriu seu e-mail, evitando que ele use o argumento de que não viu seu pedido;
3. Reforce a mensagem da data limite nos meios de comunicação do seu escritório, inclusive com aviso em destaque no site, no blog, no status do WhatsApp ou do Skype;
4. Mencione nas comunicações que os documentos enviados fora do prazo estipulado causarão o pagamento de uma taxa extra;
5. Cite, nas comunicações, que os contribuintes estão sujeitos a penalidades da Receita Federal, caso a declaração não seja entregue dentro do prazo oficial (multa de 1% ao mês-calendário ou fração de atraso, calculada sobre o total do imposto devido).

Essas práticas são muito importantes para que seu escritório consiga se organizar para atender todos os clientes até a data limite.

Comunique-se de forma proativa e educativa

Um trabalho muito importante do contador na hora de prestar um serviço diferenciado é se aproximar ao máximo do cliente. É a melhor forma de conquistar sua confiança e abrir espaço para novas oportunidades. Essa aproximação depende de uma boa comunicação, que seja proativa e educativa ao mesmo tempo.

A educação do cliente é uma medida importante, porque transmite a ele a sensação de que você não quer “aprisioná-lo” a seus serviços pelo mero desconhecimento. E como fazer isso? Você pode oferecer a ela alguns materiais que o oriente sobre como fazer um rascunho da declaração do imposto de renda antecipadamente. Materiais que abordem as principais mudanças em relação ao ano anterior, os documentos necessários e a importância de enviá-los dentro do prazo, bem como as penalidades, também são relevantes.

Lembra-se de quando falamos sobre a elaboração de material relevante para educar seu público-alvo como uma estratégia eficaz de marketing contábil? É exatamente o mesmo pensamento. Utilize vídeos, posts no blog e reuniões presenciais para nutrir seu cliente e fidelizá-lo.

Além do papel educativo, o contador deve assumir uma postura proativa em relação à comunicação. Por mais que você se organize para ter tempo para visitar seus clientes, eles podem não ter tempo para as reuniões presenciais. E isso não pode ser um dificultador da comunicação no momento que antecede a declaração de imposto de renda para pessoa física. Utilize aplicativos e programas que permitem reuniões virtuais, como Google Hangouts, para se aproximar do cliente e abrir um canal de comunicação facilitado.

Por fim, sua comunicação não deve acabar quando a declaração for feita. É importante que você mantenha os conteúdos relevantes sobre o tema de interesse do cliente para que ele tenha seus serviços sempre em mente.

Quer uma boa dica? Todos querem saber melhor sobre a restituição do imposto de renda. Como os valores são divididos em lotes, você terá outras oportunidades para abordar o tema. Em 2019, o valor a ser restituído foi distribuído em 7 lotes. Oriente seus clientes sobre o recebimento, que ocorre como depósito na conta indicada pelo contribuinte. Fale sobre eventuais correções, em caso de alguém cair na malha fina. Em resumo, mantenha contato.

Elabore um plano de trabalho qualificado

Planejar e organizar. Pode parecer bobo listar essas duas práticas como fundamentais para oferecer um serviço diferenciado. Mas a realidade nos mostra que é muito complicado ser um profissional organizado em épocas de pico de demanda. É exatamente o que acontece com o imposto de renda para pessoa física.

Os contadores que lidam com essas sazonalidades devem utilizar ferramentas de controle das tarefas e técnicas de gestão do tempo para conseguir atender a todos os clientes de maneira próxima. A equipe deve ter um rotina organizada, de modo a antecipar tudo que for possível sobre atividades rotineiras de fechamento contábil, deixando tempo livre para direcionar para as declarações do IRPF.

Há escritórios que conseguem separar uma equipe para lidar somente com o imposto de renda para pessoa física. Mesmo que seja com profissionais temporários. A ideia, neste momento, é montar uma linha de produção para otimizar o trabalho. Recebimento, conferência e organização da documentação é responsabilidade de um profissional. Lançamento no sistema é atribuição de outro. Por fim, um terceiro finaliza e transmite a declaração. A divisão de tarefas torna a equipe mais eficiente e produtiva. Dessa forma, é possível ampliar a capacidade de atendimento das declarações e gerar mais receita.

Com o tempo otimizado, o contador chefe pode se dedicar à relação aproximada com o cliente. As conversas mais detalhadas são as melhores oportunidades para o profissional identificar outras demandas que o cliente possa apresentar. Se um cliente, por exemplo, está pensando em iniciar um negócio, você pode explicá-lo quais os cuidados básicos na abertura de empresa, demonstrando valor para que ele o contrate futuramente quando isso ocorrer.

Utilize a tecnologia

Dentro da lógica de otimizar o tempo e o trabalho das equipes, a tecnologia surge como grande aliada dos escritórios contábeis. Alguns utilizam programas de contabilidade online, outros adotam softwares contábeis para facilitar as rotinas. Independentemente da tecnologia adotada, o importante é o contador pensar em ferramentas que possibilitem o trabalho de qualquer lugar. Isso abre muitas possibilidades para o contador, pois ele poderá tomar decisões imediatas e ter mais produtividade.

As soluções baseadas em nuvem, por exemplo, são capazes de integrar as máquinas do seu escritório em um único ambiente. Será mais fácil analisar e alterar declarações do imposto de renda para pessoa física sem dificuldades. Sem contar que qualquer alteração em números, anotações e informações são salvas automaticamente. Assim, seu trabalho nunca se perderá e ficará disponível e sincronizado sempre que quiser. Outro ponto positivo dos sistemas em nuvem é que a capacidade de armazenamento é sob demanda. Não importa quantas centenas de declarações você façrpa. Os arquivos estarão sempre atualizados, independente da alteração, e disponíveis onde você desejar.

Seu escritório contábil é mais um dentre milhares que oferece o serviço de imposto de renda para pessoa física. Mas, com nossas dicas, poderá prestar um serviço diferenciado, aproveitando a oportunidade trazida pela grande demanda para fidelizar esses clientes para o futuro.

Além disso, o serviço diferenciado é, por natureza, otimizado. Essa característica de ter um plano de trabalho eficiente para lidar com a sazonalidade permite que sua equipe não sofra grandes impactos na rotina. O planejamento para prestar um serviço otimizado e de qualidade é muito importante para a saúde financeira do seu negócio.É você trabalhando como cientista da riqueza mesmo nas ocasiões mais simples da contabilidade. Falando em saúde financeira, aprenda formas de aumentar a lucratividade do seu escritório!