8 passos para modernizar seu escritório de contabilidade

A contabilidade vem passando por um período de muitas mudanças, e isso não é novidade para ninguém. Modernizar o escritório de contabilidade se tornou uma necessidade. Tanto é assim que a tecnologia vêm invadindo o mercado contábil com os dois pés na porta, e escritórios tradicionais perdem clientes a cada dia.

Estratégias de marketing digital para você aplicar em seu escritório contábil

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O cenário está transformado. O contador precisa se reinventar para fazer com que sua carteira de clientes não seja zerada. Deve fazer uma contabilidade moderna. E você, como empresário contábil, deve estar por dentro dessa transformação.

Modernizar seu escritório contabilidade e entregar um serviço que de fato importa para seu cliente são os dois fatores decisivos para o sucesso. E é exatamente disso que vamos tratar neste artigo. Mostraremos os 8 passos para modernizar seu escritório contábil.

Vamos juntos embarcar nessa?

Por que modernizar é necessário?

Você tem um escritório de contabilidade moderno? Sabe o que isso significa? Para entender a modernização da contabilidade, é preciso saber como o mercado contábil está.

O mercado contábil se dividiu em dois, o que chamamos de Y da contabilidade. Existem dois caminhos a se seguir e você precisa escolher o mais rentável.

De um lado, a Contabilidade Online, repleta da tecnologia, um preço bem menor, uma carteira mais ampla, um trabalho mais rápido e prático, e uma concorrência que cresce de forma absurda. De outro lado, a Contabilidade Consultiva, repleta de participação nas decisões financeiras, valorização profissional, honorários grandiosos e uma rentabilidade.

Nós temos a plena convicção de que o caminho da Contabilidade Consultiva é altamente rentável e o melhor a ser escolhido. Mas, nós sabemos os conflitos de informações e ideias que podem aparecer na sua cabeça.

Muitas pessoas acham que modernizar o escritório de contabilidade é o mesmo que automatizar. Porém, nós percebemos que a verdadeira visão é bem distinta. Ter uma contabilidade moderna é acompanhar as tendências e evoluir de forma a se preparar para uma disputa justa. No mercado contábil, modernizar é se munir das melhores armas e fazer com que seu cliente perceba essa evolução. É estar pronto para a contabilidade do futuro.

Assim, podemos dizer que a modernização da contabilidade é necessária para que seu negócio se mantenha competitivo e integrado à transformação pela qual o mercado passa. Hoje, não é difícil perceber que os profissionais que não acompanharam a evolução digital também ficaram no passado. Estar antenado e modernizar o escritório de contabilidade é sobrevivência.

Quais os benefícios da modernização da contabilidade?

Modernizar o escritório de contabilidade é uma forma de usufruir de benefícios em todos os setores do negócio. Se você busca formas de economizar, de ser mais eficiente e de oferecer um melhor atendimento aos clientes, a contabilidade moderna é uma ótima pedida. Separamos aqui três benefícios evidentes que aparecem com a modernização da contabilidade: trabalho otimizado, satisfação do cliente e prestação de serviços e atendimento qualificado.

Trabalho otimizado

Sua equipe tem dificuldades para se comunicar? Você gasta muito tempo com uma tarefa burocrática e nunca visitou seu cliente? Qual o índice de erros em sua rotina e os gargalos nos fluxos de trabalho? Não é fácil gerir um negócio, e isso se torna mais difícil ainda quando as dificuldades nos processos internos aparecem.

Felizmente, a modernização da contabilidade envolve práticas para otimizar todo o trabalho de seu escritório. As diversas rotinas contábeis poderão ser desenvolvidas com muito mais eficiência e rapidez. Para tanto, é preciso investir em recursos destinados a reduzir consideravelmente o trabalho de seus profissionais, que passarão a atuar em tarefas mais estratégicas.

Modernizar seu escritório de contabilidade fará com que todas as áreas (administrativa, operacional, comercial etc.) fiquem mais organizadas, com processos otimizados. Com o uso de um software contábil e de uma ferramenta de gestão de projetos, por exemplo, você organiza todas as informações do seu negócio.

Assim, conseguirá ter visibilidade sobre tudo que está acontecendo no escritório, inclusive o fluxo de tarefas (atividades em andamento ou finalizadas, responsável por cada tarefa). Basta treinar sua equipe para saber lidar com os recursos que você adota.

Satisfação do cliente

Você já deve ter ouvido por aí que um escritório de contabilidade moderno possui clientes muito mais satisfeitos. E, certamente, você deve imaginar o motivo. Se o trabalho é otimizado, tudo é resolvido com menos tempo e praticidade. O cliente encaminha uma demanda, que passará por um workflow bem definido. Rapidamente, ele terá o retorno sobre ela.

Existem sistemas que integram informações do cliente com o escritório de contabilidade, bem como softwares e soluções tecnológicas que geram valor ao público-alvo. Isso aumenta sua percepção sobre seu negócio. Em outras palavras, você gera mais valor.

Prestação de serviços e atendimento qualificado

Modernizar o escritório de contabilidade é sinônimo de prestação de serviços qualificada. E isso se relaciona diretamente com a otimização do trabalho. A organização que uma contabilidade moderna proporciona aos profissionais faz com que eles sejam mais produtivos e errem menos.

A consequência, como já pontuamos, é a satisfação do cliente, que também está relacionada ao atendimento qualificado. Afinal, qualidade depende de uma série de fatores que vão além da técnica contábil. Não basta ter uma equipe capacitada e qualificada tecnicamente. É preciso que essa equipe esteja focada no cliente para atendê-lo da melhor forma.

Quando se pensa na modernização da contabilidade, imediatamente atrelamos o atendimento às ferramentas tecnológicas. De fato, tornou-se muito mais prático e rápido oferecer atendimento aos clientes pelos canais online de comunicação, como WhatsApp, Skype e outros. Por meio deles, é possível enviar documentos, tirar dúvidas e solicitar demandas.

Mas o uso da tecnologia da informação vai muito além desse atendimento direto. Ela desempenha papel fundamental no “trabalho de base” do escritório, promovendo diferencial competitivo, ajudando na redução de custos, agilizando processos e aumentando a produtividade.

É possível, por exemplo, integrar o sistema ERP dos clientes com o software contábil. O contador recebe os dados automaticamente. O escritório também pode utilizar um software de CRM (Customer Relationship Manager) para ter funcionalidades que otimizam as interações com os clientes. Ou, ainda, ter chatbots (robôs de relacionamento) para resolver as demandas mais simples.

Quando isso ocorre, os profissionais têm mais tempo livre. E o que isso significa?

Atender ao cliente de forma mais personalizada. Será possível visitar a empresa, conhecer seu dia a dia, suas reais dores. Ou seja, vocês poderão fornecer a eles soluções que realmente geram valor. Nada de perder tempo com tarefas  repetitivas. Elas ficam por conta de sistemas automatizados.

Um cliente que percebe seu trabalho e que valoriza essa participação não vai pensar duas vezes para te pagar bem. E a objeção do “aaaaah, tá caro!” será inexistente em seu escritório. Esse é o benefício mais claro e que exclui a necessidade de qualquer outro.

Você terá um escritório que de fato possui uma entrega valiosa, e seu cliente perceberá essa entrega.

Como modernizar escritório de contabilidade?

Agora você já está pensando em modernizar o escritório de contabilidade para usufruir desses benefícios? É claro que só vale a pena ter uma contabilidade moderna se ela rende frutos diretos para o negócio. Ou seja, se o cliente percebe que você entrega valor a ele. E como isso acontece?

Você precisa se mostrar modernizado. Separamos 8 passos fundamentais.

1. Contabilidade consultiva 

Contabilidade Consultiva é o passo real para modernizar o escritório de contabilidade e acompanhar as tendências do mercado. Seu cliente está extremamente carente de informação e de acompanhamento. Ele não sabe o que fazer. A aplicação da Contabilidade Consultiva é a chave para essa dor latente do mercado empresarial.

As entregas contábeis são, muitas vezes, cruas e sem uma tradução específica para o empresário. A forma rasa com a qual a Contabilidade vinha sido tratada fazia com que os clientes vissem o trabalho como um mero mal necessário e que aquilo não lhes servia de nada. Mas, na verdade, o trabalho do contador só começa após a entrega do balancete.

Em outras palavras, a Contabilidade Consultiva é a aplicação prática das informações que constam no balancete, o que faz com que a empresa de seu cliente guie-se pelo caminho de mais sucesso. É a verdadeira entrega dos serviços contábeis.

Aqui, pensamos a Contabilidade Consultiva como “o modelo de negócios no qual o contador atua de forma mais próxima dos empresários, com o foco no relacionamento com o cliente, utilizando-se da Ciência da Contabilidade para diagnosticar e cuidar da saúde das pequenas empresas, levando-as à riqueza e à prosperidade”.

E, obviamente a Contabilidade Consultiva não é o único passo para essa modernização. Apenas entregar informações e apresentar-se de forma arcaica fará com que seu cliente se afaste e desvalorize seu trabalho. E, por isso, você precisa aliar-se da tecnologia.

2. Informatização

A informatização é o uso de recursos e técnicas de informática. Ela é uma grande aliada na hora de modernizar o escritório de contabilidade. Ela fará com que sua entrega, além de valiosa, seja muito mais rápida e eficaz. Os processos precisam ser práticos, acessíveis e conectados a seu cliente. Não basta só entregar.

A informatização e a tecnologia podem aparecer na contabilidade moderna de diversas maneiras. Em todas elas, há influência positiva na execução de suas tarefas diárias. Porque ela é responsável por desburocratizar os processos internos. Inclusive na hora de realizar os processos contábeis realizados nos servidores do poder público.

Por isso, não se esqueça de que a informatização é tão importante quanto a entrega. A conexão é mais fácil, e seu cliente tem acesso a informação com poucos cliques. Quem não anda com seu smartphone no bolso hoje em dia, além de não correr risco de ser assaltado, torna-se incomunicável, inacessível. E seu cliente e seus possíveis novos clientes, com toda certeza, estão conectados.

Essa é a sua chance de comunicar-se melhor com sua carteira e com seus prospects. A automatização de seus processos vai te ajudar a “desviar” seu foco para questões mais importantes: o cliente. E seu trabalho se tornará mais visível.

E lembre que a informatização envolve ter equipamentos de boa qualidade, com capacidade computacional coerente aos recursos que você pretende utilizar. Nada de ter “velharias” no trabalho, porque prejudicam o rendimento dos seus profissionais.

3. Alinhamento de processos

Se você acredita que só a informatização e a Contabilidade Consultiva dão conta de modernizar o escritório de contabilidade, está enganado. De nada adianta um escritório que prega a modernização da contabilidade se ele conta com processos retrógrados que só dão dores de cabeça.

Além de automatizar seus processos, você precisa aplicar técnicas mais modernas para a sua linha de produção. Você precisa unificar seu escritório e transformá-lo em uma máquina de sucesso. Você já ouviu falar em um sistema de trabalho chamado workflow?

Workflow é um conjunto de técnicas e procedimentos de padronização de processos. São regras que controlam informações e ações. Ele serve para gerar precisão nos fluxos de tarefas, motivo pelo qual resolve os principais problemas de gestão em um escritório de contabilidade moderno.

Tenha em mente que as entregas e obrigações precisam estar conectadas a seus objetivos. Tudo deve se conectar. Seu escritório deve ser uma única coisa: um escritório que ajuda empresas a terem sucesso. Você não pode basear seu marketing em entregas e aumento de rentabilidade e demorar anos para se ajustar à empresa de seu cliente. É preciso fazer mais, entregar mais, conectar-se mais e ser mais. É preciso ter processos bem definidos para isso.

Não é pedir muito, mas é fazer muito. E é por isso que você precisa de um próximo passo para construir um ciclo virtuoso: alinha a equipe.

4. Alinhamento de equipe

Sua equipe é a alma, o corpo e o resultado de seu escritório. Uma equipe que não se moderniza e não se vê preparada para a modernização é a alma do fracasso. Então, prepare sua equipe! Alinhe os processos, e treine seus profissionais para perceber que está acontecendo uma movimentação que vai mudar tudo por completo.

Todos precisam entender que as coisas não serão as mesmas, e que o trabalho deles irá evoluir com a contabilidade moderna. O primeiro passo para motivá-los a construir junto e modernizar o escritório de contabilidade é é alinhar propósitos. Mostre-os o caminho, a transformação, os processos e o resultado.

O segundo passo é ter uma comunicação interna eficiente. Isso abrange a comunicação entre cada profissional e entre as equipes. Na contabilidade moderna, você pode utilizar alguns recursos tecnológicos, como o Slack e o Skype, para facilitar essa integração. Troca de e-mails internos, relatórios entre departamentos, geração de boletins informativos, tudo isso se torna mais fácil com a informatização.

Se sua equipe está motivada e possui boa comunicação, você terá um escritório de contabilidade moderno e integrado. É sinal que sua equipe está do seu lado.

E depois de alinhar sua equipe, seus processos, informatizar-se e entregar valor com a Contabilidade Consultiva, parta para a ação e desenvolva um processo de vendas tão moderna quanto seu escritório.

5. Processo de vendas

Agora que tem um escritório que entrega mais, que está alinhado internamente, com processos e equipes organizados, você está pronto para ter mais. Ampliar horizontes. Crescer. Uma forma de ter mais e de ampliar seu campo de atuação é desenvolver um processo infalível de vendas.

Um processo de vendas deve conversar com sua entrega e seus processos. E é por isso que você precisa estudar mais e aplicar cada nova aquisição. Vendas é praticamente a alma de suas conquistas. Sem vender, não existe movimentação e nem rentabilidade.

Venda mais e crie processos de upgrades internos. Sabe aqueles clientes que estão estagnados em sua carteira? Trabalhe-os, faça com que eles queiram mais e paguem mais.

Na contabilidade, você deve criar necessidade. Mostrar a seu cliente quais os problemas que a empresa dele apresenta. Cada aspecto e suas possíveis consequências deve estar evidente. Mostre casos reais sobre a situação para que ele entenda que realmente precisa de sua ajuda.

Lembra-se da técnica P.A.S.T.O.R? É um jeito de vender seus serviços na contabilidade moderna, acredite.

Resumidamente, ela se trata de apresentar ao seu cliente um PROBLEMA que acaba com o sono dele. Em seguida, você AUMENTA O PROBLEMA, evidenciando-o e trazendo suas consequências (perda financeira, possível falência etc.). Então, você mostra a SAÍDA para o problema, as soluções. E dá seu TESTEMUNHO com cases de sucesso. Por fim, você faz a OFERTA, contando sobre seu escritório e seus produtos. Apresente sua proposta de serviços contábeis, com um plano de trabalho definido, e aguarde a RESPOSTA do cliente.

Sua modernização precisa ser espalhada não só pelo mercado, mas por sua carteira. Não se prenda somente à técnica P.A.S.T.O.R. Transite por cada forma de vender e trabalhe aquela que se encaixa melhor com seus processos e clientes. Crie uma comunicação única e atente-se para aquilo que te rodeia, não deixe nenhuma novidade te atropelar.

E, com essa corrida ao lado da modernização, você pode se deparar com um pequeno desespero. E é por isso que você precisa aliar-se a serviços que vão te ajudar nesse processo. É o caso do marketing digital.

6. Marketing digital

Inicialmente, precisamos destacar que o marketing digital é somente uma das facetas do Marketing Contábil. Este, por sua vez, engloba todas as estratégias de vendas e divulgação de seu escritório. Ele une cada processo afim de ampliar sua atuação. E como ele faz isso? Com estratégias que levam autoridade e visibilidade à sua marca contábil.

Nós recomendamos fortemente realizar um marketing contábil completo, que não se atém ao âmbito digital. É mais eficiente quando, além do marketing digital, você define o nicho, o processo de vendas, a pós-venda, a fidelização e o marketing de relacionamento. Explicamos tudo neste post sobre marketing contábil.

Mas como estamos falando em modernizar seu escritório de contabilidade, partimos do pressuposto que suas estratégias de marketing contábil já estão a todo vapor. Então, você agora vai utilizar o ambiente digital para elaborar e distribuir conteúdos criativos e relevantes, criar promoções e projetar sua marca da melhor maneira possível no mercado contábil. O público deve criar consciência dos produtos que você oferta.

E como você utiliza o marketing digital na contabilidade moderna? De várias formas. Veja algumas:

  • Site: é seu cartão de visitas virtual e deve conter todas as principais informações para o potencial cliente. Equipe (com currículo), endereço, serviços e contato.
  • Blog: seu principal canal de informação. É nele que você posta conteúdos úteis e relevantes, relacionados às dores de seu público-alvo. É fundamental para criar autoridade na internet e ajudá-lo a atrair potenciais clientes;
  • Especialista em marketing: Google Adwords, SEO, Facebook Ads, todos esses termos são comuns aos especialistas em marketing, mas pode não ser para você. Por isso, se você deseja que suas mídias sociais sejam vistas, tenha alguém para cuidar de suas estratégias digitais.
  • Conteúdo relevante: infográficos, webinars, blogposts e e-books são exemplos de materiais valiosos pelos quais você transmite conhecimento relevante ao potencial cliente. Neles, você pode demonstrar sua capacidade de apresentar soluções contábeis para otimizar a empresa de um cliente ou potencial cliente. Deve ter caráter pedagógico, por isso, deixe a propaganda do escritório para o final.

Modernizar o escritório de contabilidade depende de uma boa estratégia de marketing digital. Procure ajuda, mas não se esqueça de respeitar o código de ética do contador.

7. Uso de tecnologia

Você realiza atendimento online por meio de robôs de automação (chatbots)? Os sistemas ERP dos clientes estão integrados ao seu software contábil? Você possui um sistema que tem funcionalidades que eliminam suas atividades burocráticas? Seu fluxo de tarefas apresenta visibilidade em cada etapa do trabalho, inclusive demonstrando prazos, responsáveis e outras informações fundamentais?

Se sim, ótimo. Você já deu muitos passou para modernizar seu escritório de contabilidade. Mas, se respondeu “não” para alguma pergunta, ainda há um caminho a percorrer até você poder chamar sua contabilidade de moderna. E a tecnologia é o caminho para isso, juntamente com tudo que dissemos até o momento..

Você precisa ter um dia a dia sistematizado, integrado e prático. Sua gestão de documentos e de informação deve ser eficiente. Seu trabalho repetitivo precisa ser rápido para que você tenha tempo para focar em sua prioridade: o cliente.

As ferramentas tecnológicas são essenciais para isso. Além daquelas que mencionamos ao longo do texto, destacamos duas soluções de valor estratégico: Business Intelligence e Big Data.

Big Data são ferramentas que organizam uma enorme quantidade de dados. Quando se fala de contabilidade, ela é crucial, porque o fluxo financeiro diário de uma grande empresa é gigante. E o que dizer do volume de informações de dezenas de clientes? Milhares de transações bancárias e de produtos ou serviços, cadastro de novos clientes, acesso simultâneo às mídias digitais da empresa.

O Big Data organiza tudo isso. Essa tecnologia seleciona o que é importante e traduz ao gestor. Junto a ela, aparece o Business Intelligence. A partir da coleta de dados de sistemas internos (bancos de dados e cadastros de clientes) e externos (mídias sociais, mecanismos de buscas), o BI entra com softwares, ferramentas e metodologias. Eles preparam os dados para análise (processo conhecido como Data Mining), verifica-os, cria relatórios e dashboards. Assim, organizam dados para guiar as decisões do gestor de um escritório de contabilidade moderno.

Modernizar o escritório de contabilidade depende muito da tomada correta de decisões. Use e abuse da tecnologia para isso e para otimizar todo o trabalho do seu negócio. Por fim, a contabilidade moderna também depende de mudanças no atendimento.

8. Mudanças no atendimento

Qual é a sua política de atendimento ao cliente? Se seu escritório inteiro não está focado no público-alvo, nada adiantará. Você não conseguirá atingir o sucesso. Para ajudar você a rever seus processos de atendimento ao cliente, vamos por parte.

Já falamos da forma como a tecnologia facilita a comunicação interna. No mesmo sentido, ela é aliada na comunicação externa. Para modernizar o escritório de contabilidade, você precisa dispor de vários canais de comunicação com o cliente. Redes sociais, site, e-mail marketing (se autorizado expressamente pelo cliente), Skype (perfeito para negociações mais avançadas e demandas urgentes) e outras ferramentas.

Mencionamos também o blog e o site como fundamentais para enviar conteúdos ao público-alvo. Eles são importantes para prospectar clientes, mas também para fidelizar. A contabilidade moderna precisa se preocupar com todas as etapas do marketing contábil, como pontuamos. Não basta fazer o marketing digital para ampliar sua carteira. Você deve investir em soluções de relacionamento.

Se você quer ter um escritório de contabilidade moderno, o CRM é uma ferramenta interessante de atendimento ao cliente. Esse programa é responsável pela gestão do seu relacionamento. Um conjunto de práticas, estratégias e tecnologias focado no destinatário dos serviços.

Com ele, você não faz somente a gestão das relações, mas é possível analisar interações e antecipar necessidades. Lembra nossa menção sobre o processo de vendas? Sobre a ação de criar necessidade? Então. O CRM pode ser seu aliado, porque possui processos situados entre a pré-venda e o pós-venda.

E qual a melhor forma de fazer pós venda, considerando que você já sabe e já implementou a contabilidade consultiva ao modernizar seu escritório de contabilidade? Atendimento presencial. Tête-à-tête com o cliente. Muito antes de qualquer tecnologia, fazer-se presente é o maior diferencial para um negócio. É, também por isso, desafiador.

A falta de tempo não pode ser uma desculpa para você não conhecer presencialmente as empresas de seus clientes. Na verdade, é mais do que necessário conhecer cada detalhe do negócio para que você enxergue os reais problemas e as necessidades. Muitas delas ainda estão ocultas para seu cliente, mas você pode notá-las, porque tem capacidade técnica para isso.

A maior mudança no atendimento que você deve fazer para modernizar o escritório de contabilidade é essa: visite seu cliente com frequência. É o pressuposto básico da Contabilidade Consultiva e do foco no cliente.

Aliado à visita, falamos também sobre demonstrar valor. Afinal, ninguém se desloca até o estabelecimento do cliente para apresentar balancetes inteligíveis. A contabilidade moderna é a aplicação prática das informações que constam neles. É a verdadeira entrega dos serviços contábeis. É a demonstração de valor. E a Nucont é sua parceira nisso.

Nucont

A Nucont possui tudo que você precisa para entregar valor ao seu cliente, fornecendo um atendimento diferenciado. Seus serviços contáveis se transformarão por completo. Com o software, os dashboards, a IA e a nossa expertise, seu escritório se guiará por um caminho muito menos turbulento até chegar a modernização certeira.

É por meio da Nucont que você fará os olhos do empresário brilhar, porque informações relevantes de gestão empresarial estão escancaradas na frente dele. Sua função será apenas dar suporte ao cliente e criar um plano para superar e otimizar cada ponto. Essa é a verdadeira contabilidade!

Próximos passos

Modernizar o escritório de contabilidade é um processo longo e necessário. Pense nas estratégias para se concretizar como um fornecedor da contabilidade moderna. Adote a Contabilidade Consultiva para a vida, informatize-se, alinhe seus processos e sua equipe, tenha um bom processo de vendas, realize o marketing digital, use a tecnologia e forneça um atendimento inesquecível.

E, claro, não se esqueça de contar conosco. A Nucont é a tecnologia, o conhecimento e a construção do processo consultivo mais modernizada que existe. Conte com nosso treinamento e nossa tecnologia enquanto ajeita seus processos e prepara sua equipe. O sucesso não pode ser mais certeiro.

E, se quiser saber mais entre em contato!

Conheça as técnicas mais modernas do mercado para aplicação da Contabilidade Consultiva!

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