Você sabe a real importância de fazer uma gestão contábil para contabilidade? Mais do que ninguém, você sabe que a Contabilidade é a ciência da riqueza, capaz de dar a um negócio a tão sonhada sustentabilidade financeira. Em outras palavras, é o que permite a uma empresa ter sucesso no mercado, porque organiza a casa.
Estratégias de marketing digital para você aplicar em seu escritório contábil
Neste kit, você encontrará métodos que te ajudarão a vender seus serviços contábeis. Desde o Marketing Digital (emails e redes sociais) até métodos de proposta!
Mesmo sabendo da importância da gestão contábil para contabilidade, muitos empresários contábeis confessam que vale o ditado “casa de ferreiro, espeto de pau”. São profissionais incríveis com seus clientes, mas deixam a desejar em sua própria contabilidade.
Infelizmente, a notícia que temos não é boa: seu negócio está em risco!
Por isso, com o fim de evitar que os escritórios contábeis não sejam sustentáveis, listamos a seguir algumas dicas para melhorar sua própria gestão contábil.
Dicas para melhorar a gestão contábil para contabilidade
Tratar a inadimplência
Uma boa gestão contábil para contabilidade depende de uma organização financeira exemplar. E é impossível obter excelência na gestão contábil do escritório de contabilidade sem focar em um dos principais problemas: inadimplência.
Além de atrapalhar o fluxo de caixa do negócio, a inadimplência gera um estresse enorme ao empresário. Lidar com a cobrança, de fato, pode ser muito desagradável. Inclusive, é algo muito difícil para algumas pessoas, mas é preciso tratar a inadimplência. E como fazer isso?
O primeiro passo é a cobrança. Em pequenos escritórios, a tarefa pode cair diretamente nos ombros do empresário contábil. Mesmo que exista outro responsável para isso, a situação será desconfortável. Afinal, você precisará entrar em contato com o cliente para saber se ele pagará pelos seus serviços ou não. O importante aqui é adotar práticas que mantenham o profissionalismo (sem envolvimento pessoal) e a boa experiência do cliente.
O segundo passo é colocar uma data limite para os pagamentos. Ter uma data padrão de vencimento facilita e unifica todo o processo de cobrança. Isso também ajuda o responsável a ter um panorama geral das ações e o desempenho delas.
O terceiro passo é escolher um meio de comunicação, seja e-mail, aplicativo de mensagens ou ligação. Qualquer que seja o meio escolhido, é preciso estar próximo dos clientes.
Você pode pensar também em uma régua (cronograma) de cobranças. Se o pagamento não foi realizado com a 1ª cobrança, entre em contato para saber o motivo e ajustar uma nova data o pagamento. Assim, terá sempre o foco de ter uma comunicação com o cliente.
Por fim, para tratar a inadimplência, pense também em formas de pagamento. Dê motivação para que seu cliente faça o pagamento na data certa, como desconto para quem paga antes do vencimento ou cobrança de juros para quem paga fora do prazo.
E uma última dica para lidar com a inadimplência e melhor a gestão contábil para contabilidade: seja essencial. Seu cliente deixou de pagá-lo por algum motivo, mas continua precisando dos seus serviços contábeis. Manter-se disponível e atuante mesmo com a ausência de pagamento é uma forma de demonstrar MUITO valor a ele. Converse, ouça, compreenda e resolva o problema juntamente com ele.
Utilizar OKRs
Você já ouviu falar em OKRs? Essa metodologia de gestão tem como foco simplificar os objetivos principais de uma empresa (Objectives Key Results). Para tanto, ela reavalia e acompanha as mudanças nas metas descritas, o que pode otimizar bastante a gestão contábil para contabilidade.
Uma empresa com uma metodologia de acompanhamento de metas eficiente consegue entender melhor seus objetivos e como alcançá-los. Como os OKRs acompanha as mudanças ocorrentes, consegue sempre manter o escritório contábil nos trilhos para atingir as metas. E por que ela consegue melhorar a gestão contábil para contabilidade?
Porque ela se baseia em pessoas e em dados para tomar decisões de forma fundamentada. Com os OKRs, você sabe onde quer chegar e quais os caminhos tomar para isso. Quando aplicada ao setor contábil da empresa, você consegue visualizar o que é preciso melhorar no seu fluxo de trabalho para manter todos engajados em torno do objetivo.
Os key results serviriam de parâmetro para determinar o quanto seu escritório está perto de alcançar um objetivo. São uma espécie de metas menores, algo fundamental para a gestão contábil para contabilidade.
Existe uma fórmula simples para criar OKRs: Eu vou (objetivo) medido por (conjunto de resultados-chave). Se você tiver entre 2 e 3 OKRs para o setor contábil, já verá diferença. Para cada um, faça o desdobramento em no máximo 5 pequenas metas. Veja nosso exemplo com a Nucont para a área contábil:
Nós seremos ágeis nas entregas, garantindo o timming das decisões, com:
- % contábil atrasado (máx. um mês) < 20%
- Clientes com financeiro integrado ao contábil > 80%
- Manter Nucont atualizado (máx. um mês) = 100%
- Clientes com DP integrado ao contábil > 80%
- Clientes com fiscal integrado ao contábil > 80%
Para adotar a metodologia OKRs, você deve seguir 4 passos simples:
- Definir metas claras e específicas
- Dividir os objetivos entre top-down (líderes e gestores) e bottom-up (equipes), de modo a envolver todos do escritório na criação das metas;
- Estabelecer prazos razoavelmente curtos (3 meses) para que as metas sejam sempre revisadas e reavaliadas;
- Acompanhar os resultados.
Além disso, deixe os OKRs à vista de todos, pois a transparência é essencial fundamental para o sucesso da metodologia, de modo que todos sabem como andam as metas. Por fim, avalie os resultados, e não o esforço.
Delegar sempre que possível
Um dos problemas que atrapalha bastante a gestão contábil para contabilidade é a centralização. Um empresário que não delega atividades se sobrecarrega, e o excesso de trabalho é sinônimo de maus resultados. Certamente, você já viveu a experiência de errar números por pressa ou cansaço. E um número na gestão contábil pode influenciar em muitas decisões.
Por isso, uma prática que melhora bastante a gestão contábil para contabilidade é delegar tarefas sempre que possível. Se você acreditar ter motivos para não delegar, como não ter tido experiências positivas ou não ter confiança na equipe, isso precisa ser resolvido. A única dica que damos é não deixar de delegar, porque não será mais fácil você mesmo realizar a atividade.
Não sabe como resolver a questão da confiança? Não é tão difícil quanto parece. Basta delegar de forma correta para que sua equipe tenha os resultados que espera. Assim, a confiança vem e, com o tempo, seus profissionais ficam cada dia mais maduros no trabalho. Ao delegar, diga de forma clara o que pretende receber, o prazo e qualquer outro detalhe necessário.
Um painel de acompanhamento pode ser muito interessante para quem delega, porque permite um maior controle sobre a tarefa. Nele, terá quem será o responsável pela atividade e qual o prazo para a execução.
Lembra que falamos sobre a inadimplência? Pense em uma atividade que pode ser delegada para o profissional de cobrança. Chegue até ele, explique que a inadimplência está alta e peça-o para verificar se o fluxo de cobrança está correto, considerando se as datas de vencimento dos clientes estão no melhor dia. Proponha um prazo até o fim da semana e ajuste o que for necessário.
Ao envolver seu profissional, ele pensará junto com você o que pode ser melhorado em sua proposta. Se ele compreendeu o propósito da atividade e o processo, ótimo. É provável que você tenha o resultado esperado.Sua gestão contábil para contabilidade melhora com esse envolvimento. E não se esqueça de escolher o profissional mais adequado para cada tarefa que você delegará. As chances de sucesso são ainda maiores.
Definir melhor os processos internos
Basta uma falha em um processo interno da gestão contábil para que uma série de consequências negativas caiam sobre sua cabeça. Esse cenário é comum nos escritórios de contabilidade, que por vezes se esquecem que seu próprio setor contábil precisa ser organizado. Para isso, a melhor saída é definir melhor os processos internos para evitar erros e retrabalhos.
Imagine que você precisa emitir o balancete de verificação do escritório. Como definir as etapas do processo? Receber a documentação mensal, lançar no sistema, realizar a conciliação, fazer os ajustes conforme solicitação do empresário contábil, analisar os dados, assinar o balancete e arquivar. Essas são etapas simples. Em cada uma delas, terá um responsável e os procedimentos necessários.
Se esse processo interno estiver bem definido, é menor as chances de ter problemas. É uma forma de melhorar sua gestão contábil para contabilidade. Para tanto, você pode adotar um sistema de gestão.
Adotar um sistema de gestão contábil
Atualmente, o sistema de gestão contábil é presença certa no escritório de contabilidade. Principalmente um sistema baseado em nuvem que, ao invés de operar em infraestrutura física, opera em sistemas remotos e alocados em plataformas totalmente online. Essa evolução digital traz muitos benefícios para a gestão contábil, porque elimina muitas etapas das tarefas rotineiras e otimizam o trabalho dos profissionais do seu escritório.
Quando o assunto é gestão contábil para contabilidade, esse sistema de gestão contábil também resolve muitas questões. E a primeira delas é otimizar o controle financeiro.
Fazer uma boa gestão dos recursos no seu escritório contábil é fundamental para ter um negócio rentável. Isso demanda análise e controle de todas as despesas e receitas empresariais, o que impacta diretamente na precificação.
Com o sistema de gestão, os dados de movimentação de dinheiro são alocados diretamente dentro do sistema e integrados automaticamente ao módulo financeiro. As informações automatizadas e integradas facilitam o controle e dão visibilidade ao empresário contábil na hora de tomar decisões.
Outro ponto de controle financeiro abordado pelo software é o processo de cobrança. Em muitos sistemas, basta você informar o nome do cliente e o valor para que a ferramenta realize uma série de tarefas de forma automática.
Gerar boletos, emitir nota fiscal, realizar o lançamento contábil, gerar uma rubrica de “contas a receber” no módulo financeiro, atualizar o fluxo de caixas, dar baixa após o pagamento do cliente. Tudo isso será feito pelo sistema de gestão contábil. É excelente para otimizar o tempo e reduzir os erros, certo?
Você ainda poderá usufruir de outras funcionalidades do sistema, como integração com seus clientes, organização de dados e documentos, produção de relatórios, lembretes para comunicações com o cliente e muito mais. Sem dúvidas, sua gestão contábil para contabilidade será bem melhor!
A automatização é uma aplicação inteligente da tecnologia na contabilidade. Por isso, escolha ferramentas que contribuem para que você possa realmente ser um cientista da riqueza, aplicando a Contabilidade Consultiva e destinando seu tempo para ser um parceiro de negócios e um grande empresário.
Ter um código de cultura
Cultura é um conjunto de padrões de crenças, comportamentos, conhecimentos e costumes. Um código de cultura é o conjunto de princípios e práticas definidoras do funcionamento de uma empresa. Em que você acredita? O que valoriza? Qual tipo de profissional busca no mercado para ter alto desempenho?
Em outras palavras, um código de cultura é a cultura organizacional em forma de documento, com regras, posturas, ideologias e metas do escritório. Ele deve ser apresentado a todos os stakeholders para que todos saibam como você se comporta. Mas como ter um código de cultura pode contribuir para a gestão contábil para contabilidade?
Esse código ajuda diretamente no recrutamento, na seleção e na retenção de talentos. Sabemos que ter ótimos profissionais para auxiliar o empresário a fazer sua própria contabilidade é fundamental. Ele é também importante para desenvolver e engajar os colaboradores conforme as expectativas alinhadas. Tudo isso melhora o fluxo interno do setor e traz melhores resultados.
Uma última boa dica para fazer uma gestão contábil para contabilidade é buscar sempre o aprimoramento profissional. Além de ter conhecimento em diversas áreas do escritório, você deve buscar como inovar na contabilidade. Por isso, pense em fazer cursos de gestão empresarial, participar de grupos de mentoria, consumir conteúdos gratuitos e buscar ajuda de especialistas.
Agora que você já sabe as melhores práticas de gestão contábil para contabilidade, é só “ajustar as velas” do seu escritório. Nunca se esqueça de que um escritório moderno não é somente aquele que possui “boa relação” com a tecnologia, mas também aquele que procura novas formas de resolver velhos problemas.
A Contabilidade Consultiva é o passo mais eficaz para modernizar o escritório de contabilidade. Ela servirá para o sucesso dos clientes, mas também traz conceitos importantes para sua gestão contábil. Quer um exemplo? Sua precificação será bem melhor, porque ela trabalha diretamente com a geração de valor.
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