Gestão de escritório contábil: como alcançar o sucesso e bons resultados?

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Gestão de escritório contábil: como alcançar o sucesso e bons resultados?

Gestão de escritório contábil é uma incógnita para muitos profissionais do ramo. Sejam eles profissionais que prestam serviços a empresas de outro segmento econômico ou que integram seu quadro de pessoal. Como realizar a administração de seu próprio negócio ou do departamento contábil de uma empresa?

Depois de tanta transformação pela qual o mercado passou, ele deve se reposicionar estrategicamente (falamos sobre isso no artigoTendências do Mercado Contábil – a teoria em Y). Não cabe mais a esse profissional a mera função de “darfeiro”, que cuida somente da burocracia ou que faz bons planejamentos tributários.

O contador, para prosperar, deve se posicionar como um agente que leva sucesso às empresas e que entende que a contabilidade é a ciência da riqueza e da prosperidade. Por isso, deve ser utilizada como ferramenta para tomada de decisão. NaNucont, chamamos esse conceito de contabilidade consultiva. Existem, inclusive, uma comunidade de contadores que se uniram para lutar por essa causa e hoje em dia adotam essa postura, oMovimento Contabilidade Sem Chatice (#CSC).

Mas como realizar uma gestão de escritório contábil para alcançar sucesso e bons resultados? O primeiro passo é compreender os desafios da gestão contábil para, em seguida, ver que a contabilidade consultiva é o caminho para o sucesso. Confira!

Os desafios da gestão contábil

Os desafios da gestão contábil

A gestão de escritório contábil oferece muitos desafios para seu responsável. O primeiro deles é o modo de realizar essa administração, já que a área é complexa e envolve entradas e entregas. Esse funcionamento também depende de uma boa análise de mercado e de uma estruturação interna.

Essa estruturação é o campo onde aparecem os maiores desafios da gestão de escritório contábil. Existe a necessidade de dividir os setores em departamentos, mas sem perder a comunicação interna e a logística da informação. A qualidade do serviço e a comunicação com o cliente final (empresa) também é essencial para o sucesso dessa gestão. E tudo isso deve ser constantemente avaliado e mensurado.

Falamos um pouquinho de cada desafio da gestão de escritório contábil a seguir.

Como realizar a gestão de escritório contábil

Todo sistema (empresas, departamentos) funciona conforme a figura abaixo.

Recebemos os inputs (insumos, fornecedores), que são processados (técnicas, ferramentas) para gerar os outputs (entregas). Após a entrega, é preciso dar um feedback para que o sistema melhore como um todo.

Imagine que sua empresa tem como entrega (output) sucos de laranja. O input, naturalmente, seria a fruta (laranja). O processamento seria cortar as laranjas e espremê-las na máquina. O feedback é sobre a quantidade e qualidade de suco esperada pelo cliente. Se houver um problema no sistema, precisamos identificar sua origem. 

Primeiramente, o item mais importante de todo sistema é sua entrega, seu resultado. Ou seja, os sucos de laranja. Se o feedback é negativo (suco amargo ou não tem suco suficiente), devemos entender se o problema está com o fornecedor de laranjas. Ele pode estar entregando laranjas ruins (podres ou secas) ou uma quantidade insuficiente de laranjas.

Se o problema estiver no processo de transformação de frutas em suco, é preciso cogitar defeito no equipamento (faca cega, espremedor com problemas), problemas com os colaboradores (falta de técnica para cortar bem ou espremer as laranjas, falta de motivação) ou com o processo (geração de muito estoque durante o processo ou ociosidade). A melhoria de um sistema (output) acontece com a melhoria dos inputs e/ou processamento. 

Dado esse exemplo prático, pense na gestão de escritório contábil. Considere seu input, o processamento e a entrega de cada departamento. 

  • Input: fatos contábeis que acontecem nas empresas;
  • Processamento: departamentos de Pessoal, Fiscal e Contábil;
  • Output: tomada de decisão gerencial;
  • Feedback: satisfação do cliente quanto à saúde de sua empresa.

Mapear cada item desse sistema é fundamental para avaliar o funcionamento completo e a gestão de escritório contábil. E isso deve ser feito de forma individualizada, porque existem vários modelos de negócios possíveis. Não existem regras únicas, mas há dicas que podem te guiar na administração de sua empresa contábil.

Análise de mercado

A análise de mercado é uma prática essencial para que o escritório contábil preste um serviço de máxima qualidade. O gestor deve não só compreender os fatores internos que influenciam nas entregas ao cliente, como também os fatores externos. Uma mudança na legislação contábil ou tributária pode interferir diretamente no produto feito pelo cliente, e esse é um exemplo de fator externo que diz respeito ao mercado.

Por isso, o contador precisa vencer esse desafio na gestão de escritório contábil na hora de traçar as estratégias. Além de pensar no mercado amplo (cenário político e econômico), considere também omovimento de seus concorrentes, os diferenciais que eles apresentam e as vantagens sobre os serviços apresentados pelas suas empresas. Pense também na visão que seus clientes têm sobre o que você faz, identificando as forças e as fraquezas.

Uma boa forma de realizar a análise de mercado é fazendo a Análise SWOT. Ela lista as forças (strenghts), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats). Os dois primeiros pontos são fatores internos, ao seu escritório, ao passo que os últimos são externos, ou seja, o mercado contábil.

Divisão de departamentos

Um escritório de contabilidade tradicional tem, por via de regra, quatro departamentos operacionais: Departamento Pessoal (ou Trabalhista), Departamento Fiscal (ou Tributário), Departamento Contábil e Departamento de Legalização.

No entanto, os escritórios mais modernos estão implementando, também outros departamentos: Departamento Comercial, Departamento de Consultoria, e Departamento de BPO Financeiro.

Pensando no funcionamento do sistema, mencionado acima, podemos ver os departamentos da maneira que se segue.

Departamento pessoal

  • Input: movimentações de pessoal nas empresas (admissões, rescisões, férias, faltas, etc);
  • Processamento: cálculo e organização de folha de pagamento, admissões e rescisões;
  • Output: orientação quanto à gestão de recursos humanos aos clientes;
  • Feedback: satisfação do cliente quanto à gestão de recursos humanos.

Departamento fiscal

  • Input: movimentações fiscais;
  • Processamento: planejamento, cálculo e organização dos tributos;
  • Output: clareza quanto aos tributos da empresa;
  • Feedback: satisfação do cliente quanto à clareza sobre os tributos de sua empresa.

Departamento contábil

  • Input: Movimentações fiscais
  • Processamento: Planejamento, cálculo e organização dos fatos contábeis
  • Output: Geração de balancetes (?)
  • Feedback: indefinido.

Perceba que há uma grande disrupção das empresas contábeis no departamento contábil, porque a geração de balancetes é uma incógnita. Ou seja, a entrega do resultado é incerta. Na prática, você, contador, já entregou um balancete para seus clientes? Se nunca entregou, não haverá um feedback. Na maioria das vezes, o empresário não vê valor nessa entrega, e por vezes, usava o balancete até mesmo como rascunho. E, como dissemos em outro post, este foi omotivo do nascimento da Nucont.

Em suma, o Departamento Contábil tem um output insatisfatório. E para consertar isso é preciso mudar para um departamento de contabilidade consultiva.

Comunicação interna

A comunicação interna é um dos maiores gargalos nos fluxos de trabalho em qualquer negócio. E também é um dos desafios na gestão de escritório contábil. Ela cumpre um papel primordial na integração entre os diversos departamentos do negócio. Quando ela existe de fato, os profissionais trabalham baseados na colaboração. Mas se ela for permeada por ruídos, haverá problemas para a integração e, consequentemente, para os resultados. 

Para contornar esse desafio, o gestor precisa definir quem são os líderes de cada unidade, setor ou área. Ele deve se envolver com o todo (interesses do negócio), tendo em mente que o foco é a melhoria dos processos internos, o que contribui para a concretização das metas. 

Uma comunicação interna eficaz pode também ser decisiva para o progresso de projetos e o desempenho das equipes. Quando o contador responsável pela administração do negócio corrige as falhas de comunicação dos processos de trabalho, ele minimiza o risco de eles serem inconsistentes ou incompletos. 

Ferramentas e tecnologia

Quais ferramentas você utiliza na gestão de escritório contábil? Nenhuma? Esse é um grande erro, porque, nos tempos atuais, a tecnologia pode ser uma grande aliada na administração. Ela é responsável por otimizar muitos processos burocráticos e estratégicos em um negócios, motivo pelo qual o gestor deve sempre buscar uma solução adequada à sua realidade. 

Em outras palavras, conferem produtividade, praticidade e segurança às equipes de trabalho, diminuindo custos e otimizando a gestão de tempo. Se você não utiliza essas ferramentas, está perdendo todas essas vantagens.

Atualmente, existem duas tecnologias que auxiliam a otimização de processos em um escritório contábil:

  • Software contábil: o software específico para contabilidade possui funcionalidades e módulos desenvolvidos especificamente para contadores. Por meio deles, é possível melhorar a gestão de tempo, automatizar certos serviços prestados aos clientes e controlar as finanças do escritório. Alguns sistemas possuem controle fiscal, fiscal, patrimonial e de honorários, emissão de relatórios gerenciais, gestão de documentos e folhas de pagamento.
  • Integração contábil: soluções que permitem o acesso dos contadores aos sistemas de gestão dos clientes, o que aumenta a visibilidade em relação aos dados. Por meio da integração, o gestor pode exportar dados das empresas clientes para seu próprio sistema contábil, melhorando a comunicação e a produtividade.

Comunicação com o cliente

Seu cliente compreende tudo que você passa a ele? Ou os sócios da empresa não conseguem acompanhar seu raciocínio sobre pontos fundamentais da saúde financeira do negócio? Um bom gestor de escritório contábil sabe que o foco de qualquer negócio é o cliente. Mas nem sempre consegue se comunicar com ele de forma eficiente. E isso é um grande desafio, porque os empecilhos podem ser provenientes de linguagem técnica excessiva, de “má vontade” com o trabalho da contabilidade, ou do atendimento ineficiente. 

Para se comunicar melhor com o cliente, além de prestar atendimento de forma satisfatória, oferecendo vários meios de comunicação, o contador precisa entendê-lo e conhecê-lo. Qual o histórico de pagamentos e o comportamento de consumo? O feedback é positivo? Tudo isso pode fazer com que você trace ações mais assertivas para oferecer uma solução às demandas de seus clientes.

Se você possui um software contábil que conta com a funcionalidade de CRM (Customer Relationship Manager), essa comunicação pode ser facilitada. O sistema possibilita o cadastro de clientes e o registro de informações, motivo pelo qual é imprescindível para um planejamento estratégico voltado à fidelização.

Logística da informação

Logística da informação

Como você recebe as informações de seus clientes? A logística da informação pode ser um desafio na gestão de escritório contábil se o gestor não for um profissional mais tecnológico. E não basta fornecer um e-mail para que eles enviem os documentos necessários. É preciso ter mais controle da segurança da informação, uma vez que muitos dados transmitidos são sigilosos e não podem ser vazados. 

Com o crescente volume de dados que um negócio gera, é também preciso pensar em um sistema contábil que suporte tudo isso. Uma boa dica é utilizar softwares baseados em nuvem, que oferecem armazenamento conforme a demanda.

Considere também as situações em que é preciso uma reunião presencial para corroborar uma análise contábil. Esse desafio logístico envolve o atendimento eficaz, como citamos acima. Mas o gestor deve conseguir prestar esse auxílio sem prejuízo das demais tarefas (que podem estar relacionadas inclusive a outros clientes). Para tanto, é preciso organizar toda a equipe e os processos internos para melhorar a produtividade no escritório contábil e ter tempo para atender a essas demandas.

Foco na qualidade do serviço prestado

Prestar um serviço de qualidade é a chave de sucesso para o negócio. Sua gestão de escritório contábil deve focar em ter um pessoal capacitado e treinado para lidar com qualquer tipo de demanda de seus clientes. Na hora de formar sua equipe, pense sempre no perfil dos profissionais, especialmente se eles são condizentes com os valores de seu escritório e se possuem as habilidades necessárias para prestar uma contabilidade consultiva.

Formar uma equipe talentosa é um grande desafio, porque demanda investimento em pessoal. E competir com outras propostas (de escritórios muito maiores e consolidados) pode ser um problema. No entanto, o gestor deve estar ciente de que, eventualmente, lidará com as baixas. Para evitar perder um talento, o ideal é investir na motivação dos funcionários.

Mensuração de resultados

O fluxo de caixa do seu escritório está controlado? Existe um funcionário que realizou mais atendimento ao cliente no mês passado? Há excesso de materiais de escritório ou é possível reduzir tais gastos? A estratégia de marketing gerou resultados na última campanha?

A resposta a todas essas perguntas se referem diretamente aos resultados apresentados pelo escritório. Mas mensurar o desempenho é um dos grandes desafios que o contador tem na gestão de escritório contábil. Os resultados estão sujeitos a influências de fatores internos (produtividade, qualidade etc.) e externos (economia, concorrência etc.), motivo pelo qual é difícil medi-los. Um único fator pode ser usado para justificar um mau desempenho.

Para driblar essa dificuldade, o responsável deve definir os indicadores que serão avaliados. É preciso estabelecer padrões mínimos aceitáveis e treinar sua equipe para atingi-los. Somente assim é possível identificar se as estratégias adotadas estão acertadas. A emissão periódica de relatórios gerenciais e de documentos contábeis podem ser importantes para ver isso.

Contabilidade Consultiva como entrega de sucesso

Contabilidade Consultiva como entrega de sucesso

AContabilidade Consultiva, na definição de Fernanda Rocha, é o modelo de negócios no qual o contador atua de forma mais próxima aos empresários, com o foco no relacionamento com o cliente, utilizando-se da Ciência da Contabilidade para diagnosticar e cuidar da saúde das pequenas empresas, levando-as à riqueza e à prosperidade.

Ela é, assim, uma forma de lidar com todos esses desafios da gestão de escritório contábil. 

Por meio dela, os fatos contábeis que acontecem nas empresas são processados. Nesta etapa, ocorre planejamento, cálculo e organização dos fatos contábeis, geração de dashboards e relatórios para tomada de decisão. O contador, então, entrega ao cliente uma tomada de decisão com base na Ciência da Riqueza. Por fim, ocorre o feedback do cliente, manifestando sua satisfação quanto à saúde de sua empresa.

No fim das contas, a Contabilidade Consultiva, nada mais é do que a contabilidade em sua essência. É o resgate do contador em sua origem. É a aplicação da ciência contábil (na veia), que é o verdadeiro papel do contador! Estamos no ano 2019 e a profissão do “darfeiro” não é mais a contabilidade. Inclusive, fizemos um vídeo sobre a verdadeira contabilidade, veja:

Ao aplicar a Contabilidade Consultiva em seu negócio, o gestor coloca em prática um modelo que é baseado em relacionamento, que consiste em comunicação eficiente da informação, interna e externamente, focada no auxílio da tomada de decisão e análise da saúde daquela empresa.

Uma boa gestão de escritório contábil permite ao responsável alcançar o sucesso e bons resultados. É preciso, no entanto, vencer os desafios que se apresentam nessa administração, que dizem respeito a fatores internos e externos do negócio. Com a contabilidade consultiva, tudo isso é possível.

A propósito, que tal conhecer um pouco mais sobre essa contabilidade? Leia nosso artigoContabilidade Consultiva: Guia definitivo – O que é e como fazer

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