Contabilidade e gestão de empresas: como essas disciplinas andam juntas?

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As dificuldades na administração envolvem as finanças, o planejamento estratégico, o marketing e outros aspectos do negócio. Por isso, ter profissionais para auxiliar nesses pontos é fundamental. E o contador é indispensável em qualquer negócio. Demonstramos, neste post, como a contabilidade e a gestão de empresas caminham juntos. Confira!

Quais são os erros mais comuns na gestão de empresas?

Antes de compreender o papel da contabilidade na gestão de empresas, é importante numerar o erros que fazem com que os negócios fechem as portas em pouco tempo de vida. Eles se referem a diversos aspectos do empreendimento.

Não definir um plano de negócios

Um plano de negócios é um documento que elenca os objetivos do negócio e as ações necessárias para atingi-los. Ele funciona como um norte interno, dedicado ao próprio empreendimento. Seu uso é um processo contínuo, dinâmico e sistêmico, que muda conforme alterações no ambiente interno e externo. Assim, está sempre condizente com a realidade empresarial.

E este documento fundamental é um grande problema para boa parte dos empreendedores. Sabemos que existem muitos aventureiros, que abrem uma empresa sem conhecer o mercado em que ingressam. Ou que não têm qualquer conhecimento de gestão que os capacite para elaborar um plano de negócios.

Sem esse planejamento, é impossível ter prosperidade. Por isso, sua ausência é considerada um dos erros comuns de gestão de empresas.

Ter um marketing ineficaz

O empresário tem conhecimento de gestão, fez um plano de negócios legal, mas se esqueceu de dar atenção ao marketing. Não é exagero dizer que tudo foi em vão. Afinal, é possível ter um ótimo produto ou serviço, mas, se ninguém conhecê-lo, não adianta. O marketing é essencial na gestão de empresas, mas muitos empreendedores só investem neste aspecto “quando sobra algum dinheiro”. E é aí que eles perdem.

O marketing é um setor estratégico de um negócio. Ele se destina a venda, endomarketing, e conexão com o público-alvo. E somente com um plano de marketing eficaz é possível ter bons resultados na gestão de empresas.

Você analisa o comportamentos dos clientes? Estuda os concorrentes? Trabalha com prospecção e fidelização? Está marcando presença em mídias digitais e fortalece a autoridade de sua marca? Se a resposta é negativa para uma dessas perguntas, o marketing pode ser aprimorado.

Não adotar tecnologia

Automação é uma palavra que está em nosso vocabulário há anos. Mesmo assim, muitos empresários não adotam soluções tecnológicas para automatizar seus negócios. Os chamados sistemas de gerenciamento (ERP), por exemplo, são utilizados para organizar os processos internos e conferir produtividade. Há sistemas que cuidam especificamente do segmento econômico da empresa, caso dos softwares jurídicos voltados para escritórios de advocacia.

A ausência de tecnologia em um negócio atual pode comprometer toda a gestão de empresas. É difícil realizar o controle do fluxo de caixa sem uma planilha, no mínimo. A gestão de estoque feita manualmente está mais propensa a erros. Sem as ferramentas corretas, além de mais risco, o empresário lida com a baixa produtividade.

Cometer erros contábeis e financeiros

Erros administrativos colocam a empresa em uma situação arriscada. Sem um plano de negócios, é semelhante a um barco à deriva no mar. Sem marketing e tecnologia, a situação fica pior. Mas nada se compara aos erros contábeis e financeiros na gestão de empresas, que tornam o negócio insustentável. E quais erros são esses?

• Registro deficiente de operações realizadas (fluxo de caixa, número de atendimentos aos clientes, volume de operações no dia etc.), o que faz com que o gestor perca o controle sobre o negócio;
• Desconhecimento sobre custos e despesas dos produtos ou serviços (produção ou aquisição, tributos, armazenagem, transporte), o que prejudica a precificação;
• Ausência de fluxo de caixa (entradas e saídas, e suas destinações), de balanço patrimonial e de demonstrativos de resultados;
• Indefinição sobre o valor fixo de pró-labore para cada um dos sócios, o que causa distorções e conflitos;
• Desconhecimento sobre o ciclo financeiro das operações, desorganizando os processos da empresa;
• Falta de conhecimento sobre o estoque, podendo ocasionar desperdícios ou faltas de produtos;
• Confusão entre despesas pessoais e as contas da empresa.

Tudo isso atrapalha o planejamento financeiro do negócio. Não há como se dirigir à prosperidade sem esse planejamento. E é neste ponto que a contabilidade pode ajudar na gestão de empresas.

Como a contabilidade pode ajudar na gestão de empresas?

Uma das rotinas mais conhecidas em uma empresa é a entrega de obrigações acessórias. Essa tarefa é de responsabilidade dos contadores. Esses profissionais costumam ser atrelados unicamente a essa obrigação, sendo este um dos principais serviços pelos quais são procurados. E, cá entre nós, nenhum empresário consegue ver valor em uma tarefa tão burocrática, apesar de essencial. Afinal, já existem soluções tecnológicas que a realizam.

De toda forma, entregar as obrigações acessórias dentro do prazo garante que a empresa esteja em dia com o Fisco. Ao evitar sanções e multas, essa tarefa é fundamental na gestão de empresas. Porém, a contabilidade empresarial vai muito além da burocracia. Ela envolve rotinas no departamento financeiro, fiscal e contábil que geram informações fundamentais para a tomada de decisões.

Apresentamos, a seguir, algumas funções que o contador deve assumir em uma bem-sucedida gestão de empresas.

Controle financeiro e de fluxo de caixa

O controle financeiro e de fluxo de caixa é o maior problema na gestão de empresas. Como vimos anteriormente, ocorre confusão entre as finanças pessoais e empresariais, capital de giro deficiente, e muita desorganização. Felizmente, um bom contador, com atuação estratégica, sabe administrar essas situações para dar sustentabilidade às operações do negócio.

O controle financeiro envolve a compreensão de todos os custos, gastos e valores de transações realizadas internamente. O contador será fundamental para o controle de estoque, as contas a pagar e a receber, e para uma das ferramentas mais efetivas de planejamento financeiro: o fluxo de caixa.

O empreendedor pode até receber um relatório de fluxo de caixa de outro profissional. Mas qual será o nível de compreensão dele a respeito do documento? O contador é essencial para traduzir tais dados, indicando as melhores medidas sobre o controle do fluxo de caixa. Um ótimo exemplo é segmentação de despesas em ordinárias e extraordinárias.

Outra medida eficiente de controle financeiro realizada pela contabilidade é o uso de indicadores financeiros. Essas métricas fornecem informações auxiliares para analisar a performance da empresas e provêm de demonstrativos de resultados do negócio.

Indicadores de liquidez (capacidade de cumprimento de obrigações a curto prazo), estrutura de capital e endividamento (nível de dívida a longo prazo), lucratividade e rentabilidade (lucro em relação ao patrimônio) são apenas alguns exemplos. Eles são fundamentais para a tomada de decisão e para a gestão de empresas.

Planejamento tributário e estratégico

Outra função da contabilidade na gestão de empresas é o planejamento tributário. Sem dúvidas, poucos são os empresários que sabem que existe uma forma dentro da lei de pagar menos tributos. A partir da opção pelo regime tributário correto para o cliente, é possível ter uma grande economia.

Pelo senso, muitos empresários acreditam que o Simples Nacional, desde que a empresa se enquadre em seus limites, é a melhor opção. Mas o contador pode demonstrar, por meio de uma análise gerencial, que existe um enquadramento mais indicado. Inclusive, o faturamento muda com o tempo, o que também pode alterar as condições do planejamento tributário. O auxílio constante do contador será fundamental para gerar economia para o negócio.

Paralelamente a isso, a mudança nas condições internas ou externas também interferem no planejamento estratégico. Qualquer empresa próspera dá especial atenção a esse documento, pois ele contém o caminho correto para o sucesso. O papel do contador, neste ponto, é também fundamental, pois é que avalia as informações contábeis e financeiras para auxiliar o gestor a corrigir erros e fixar metas e objetivos possíveis.

Em suma, todo o planejamento feito em uma empresa deve passar pelos olhos do contador, pois é o profissional responsável pela análise de indicadores financeiros importantes para a prosperidade da empresa.

Contabilidade Consultiva

Essas ações próximas dos contadores no controle financeiro, no fluxo de caixa, no planejamento tributário e estratégico são desdobramentos de algo chamado Contabilidade Consultiva. É o contador atuando como cientista da riqueza, e não como executor de burocracias.

Contadores não se limitam a cumprir obrigações acessórias e a declarar imposto de renda. São profissionais essenciais para a tomada de decisão fundamentada. Sem eles, a gestão de empresas é deficiente. Informações sobre contas a pagar e a receber, ou níveis de endividamento e patrimônio não são facilmente traduzidas para a linguagem gerencial. E um contador consultivo é quem faz a ponte entre a linguagem contábil e o gestor. É, por isso, necessário para que o empresário tenha uma visão completa de seu negócio.

A Contabilidade Consultiva é, assim, uma forma de inovar na contabilidade. Sua definição já traz a explicação para tal afirmação: “é o modelo de negócios em que o contador tem como foco o relacionamento com o cliente e utiliza a Contabilidade para diagnosticar e cuidar da saúde financeira de pequenas empresas”.

Um bom exemplo é a empresa em situação de insolvência que pode retomar sua condição de prosperidade com o trabalho de um contador consultivo. Por meio de análise de indicadores e números da situação financeira, o contador traça um diagnóstico real do negócio e elenca as melhores ações para o gestor tomar nessas circunstâncias. Ele pode indicar a separação entre finanças pessoais e empresariais, a negociação de prazos com fornecedores, ou a melhoria da Margem de Contribuição.

No entanto, é preciso destacar que uma gestão de empresas de sucesso também envolve outras práticas administrativas que não dizem respeito primariamente à contabilidade.

Como fazer uma gestão de empresas de sucesso?

A gestão de empresas de sucesso envolvem boas práticas em todos os departamentos. Pontuamos, acima, as principais práticas que a Contabilidade deve adotar. A seguir, ampliamos o escopo para que a administração seja eficiente por completo.

Elaborar um planejamento estratégico

Um empresário deve conhecer sua empresa. Existem processos internos que dão origem a produtos e serviços. Cada colaborador possui funções e responsabilidades dentro do fluxo de trabalho. Há pontos fortes e fracos, ameaças e oportunidades. O mercado consumidor e a concorrência são específicos.

Todas essas informações são consideradas para elaborar um planejamento estratégico, que considera o cenário real em que a empresa está inserida. Lembra-se do plano de negócios? Ele é a parte prática do planejamento estratégico, pois traça estratégias realistas e eficazes para que o negócio atinja seu objetivo.

Quando o empreendedor possui todos esses dados, consegue ter mais conhecimento sobre sua empresa e planejar práticas e processos para levá-la à prosperidade. Esse planejamento estratégico deve ser constantemente revisto a partir dos resultados, de forma a se inserir em um ciclo de melhoria contínua. E, claro, o auxílio do contador neste planejamento é também fundamental, pois é quem traduz informações contábeis valiosas para o gestor.

Manter o foco no cliente

Um dos erros comuns apontados na gestão de empresas é o marketing ineficaz. Para corrigir essa deficiência, gestores de sucesso sabem que devem manter o foco no cliente. O público-alvo de um empreendimento é a peça-chave para a prosperidade. E isso não deve ser negligenciado. Afinal, são os compradores dos produtos ou serviços.

Para manter o foco no cliente, as estratégias de marketing e atendimento precisam ser bem definidas. Ter canais abertos de comunicação é fundamental não só para prospectar clientes, mas para fidelizá-los. Ações, como pesquisas de feedback de produtos/serviços, e-mail marketing, blogposts e webinars aproximam empresas e seus públicos. Estar próximo é a melhor maneira de conhecer necessidades, dores e expectativas.

Quanto maior o conhecimento sobre seu cliente, melhores são suas estratégias em relação ao próprio negócio. Lembra-se da nossa explicação sobre Contabilidade Consultiva, que tem como foco o relacionamento com o cliente? É exatamente isso.

Ter um bom planejamento financeiro

O planejamento financeiro, conforme apontamos anteriormente, auxilia nas decisões e ações da empresa. Fluxo de caixa, compreensão sobre contas a pagar e a receber, e controle de estoque suportam realocação de recursos, cortes e escolhas de investimentos. O contador utiliza esses dados, extraídos de análises, para traduzir o necessário ao gestor. Algumas medidas de planejamento financeiro que devem ser adotadas são:

• Precificar corretamente os produtos ou serviços;
• Segmentar despesas pessoais e empresariais;
• Compreender os custos fixos e variáveis;
• Ter ferramentas de controle financeiro;
• Calcular corretamente o capital de giro;
• Analisar os resultados financeiros;
• Fixar um pró-labore.

Uma boa gestão de empresas depende do conhecimento do gestor em diversos aspectos. Como é impossível saber tudo sobre as áreas que permeiam seu negócio, é importante contar com o auxílio de outros profissionais capacitados. Juntos, podem elaborar um bom planejamento estratégico e plano de negócios, que são o norte da atividade. A contabilidade desempenha papel preponderante nestes documentos, inclusive. Seus profissionais traduzem informações financeiras em relatórios gerenciais que dão ao gestor mais subsídios para tomar decisões. E esse é o papel da Contabilidade Consultiva. Conheça os 6 pilares da Contabilidade Consultiva!