Por que o contador está sobrecarregado?

Estratégias de marketing digital para você aplicar em seu escritório contábil

Neste kit, você encontrará métodos que te ajudarão a vender seus serviços contábeis. Desde o Marketing Digital (emails e redes sociais) até métodos de proposta!

A atuação junto ao empresário e a outros colaboradores é constante e extensa. Nem se o contador separar um dia por semana para lidar com cada atividade conseguirá fazer todo o necessário.

Por isso, trouxemos os principais motivos para termos um contador sobrecarregado, apontando também algumas soluções para aliviar a rotina. Confira!

Contador sobrecarregado: motivos

Quando nos deparamos com um contador sobrecarregado, basta perguntar quais os serviços contábeis ele presta. A resposta pode variar bastante, mas qualquer que seja ela é possível notar uma enorme lista de atribuições.

Um profissional que se presta somente a fazer todo o trabalho burocrático, que é cumprir as obrigações acessórias, já está sobrecarregado. Aquele que atua de forma mais gerencial e consultiva precisa conhecer tudo sobre a empresa e, por isso, também está sobrecarregado.

Assim, poderíamos pensar que um contador sobrecarregado é algo comum à profissão, certo? Nem sempre. Atualmente, o uso de tecnologia alivia bastante o trabalho contábil, e o contador pode se dedicar apenas às tarefas mais estratégicas. Se ele atuasse com o auxílio de ferramentas e apenas em uma frente, trabalharia de forma mais tranquila.

O grande problema, então, é atender às expectativas dos empresários, que desejam que o contador faça tudo: obrigações acessórias, planejamento tributário, admissões e demissões de funcionários, processamento de folha de pagamento, consultoria para negócios e muito mais.

Obrigações acessórias e calendário fiscal

O advento do Sistema Público de Escrituração Fiscal (SPED) trouxe benefícios para os contadores na hora de cumprir as obrigações acessórias. Aliás, a rotina para cumprir os prazos de entrega das declarações é intensa. Devido à intensidade, o SPED sozinho não “deu conta” de tirar a sobrecarga dos contadores com a burocracia.

Na prática, o contador possui poucos dias do mês sem enviar uma declaração. Os departamentos contábil, fiscal ou de pessoal quase que diariamente enviam exigências detalhadas e complexas ao Fisco. Já parou para pensar na minúcia que é o Bloco K?

Soma-se à frequência quase diária a coincidência de datas de entrega de obrigações anuais. Não raro, vemos inúmeros pedidos de adiamentos de entidades ligadas ao setor. A concentração maior de prazos se situa entre os dias 12 e 20 de cada mês: DCTF (empresas optantes pelo lucro real e presumido), GIA, bloco P, apuração de DAS etc. A lista é enorme.

Mesmo com o SPED e com a redução do número de obrigações acessórias, a realidade ainda é ter um contador sobrecarregado. O eSocial, na verdade, simplificou bastante as coisas ao reunir todas as informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias dos trabalhadores.

Mas ainda assim o contador segue atuando de forma burocrática para atender ao calendário fiscal. Ele se assemelha a um agente intermediário do governo, pois coleta informações das operações dos clientes, converte-as em arquivos digitais conforme os layouts específicos, e repassa às administrações tributárias. O trabalho da real contabilidade, que é a Contabilidade Consultiva e o apoio à gestão de seus negócios, fica em segundo plano.

Contabilidade de gestão

A contabilidade gerencial ou contabilidade de gestão é o “conjunto de procedimentos e técnicas contábeis destinadas a fornecer informações valiosas aos gestores para que eles tomem as melhores decisões possíveis em suas empresas”. Ela reflete a realidade das empresas por meio do desenvolvimento da metodologia da Contabilidade Consultiva.

Para que seja aplicada, o contador precisa lidar com muitos dados estratégicos, combinando a análise das demonstrações contábeis com a contabilidade financeira e de custos. Isso traz resultados muito positivos para o negócio, mas deixa o contador sobrecarregado.

Isso porque existem muitas tarefas relacionadas à contabilidade gerencial, como:

• Utilizar a base de informações para elaborar orçamentos, realizar comparações, analisar o mercado e contribuir para a definição de metas e objetivos da empresa;
• Utilizar a base de informações para analisar previsões e tendências, e projetar o futuro das atividades;
• Alimentar planilhas e relatórios com ferramentas que fornecem dados.

Perceba que a contabilidade gerencial é uma atuação dupla do contador. É um serviço de extremo valor para os empresários, mas deixa o contador sobrecarregado. Ele gera relatórios de rotina, controlando operações e custos, planeja, produz relatórios gerenciais e, claro, cumpre as obrigações acessórias.

Vale destacar que os serviços contábeis que os empresários consideram mais relevantes são exatamente o planejamento tributário do negócio, as recomendações para melhorar o negócio, os relatórios de desempenho e diagnósticos, e o apoio na gestão financeira. A contabilidade gerencial atua em todos eles. E é exatamente esse “acúmulo de funções” que deixa o contador sobrecarregado.

Outras atividades exercidas pelos contadores

O cumprimento de obrigações acessórias e a atuação estratégica gerencial são os serviços contábeis mais comuns que um escritório contábil presta às empresas. Por si só, deixam o contador sobrecarregado. No entanto, a Contabilidade é uma ciência que atua em muitas frentes, e o profissional ainda executa outras atividades.

Escrituração contábil e emissão de documentos ao Fisco ocupam bastante tempo, como pontuamos. Mas ainda há abertura e fechamento de empresa, processamento de folha de pagamento, admissões e demissões de funcionários.

Esses serviços cotidianos, além de deixarem o contador sobrecarregado, apresentam outro “problema”: são menos rentáveis a longo prazo e não são vistos como algo de valor pelo empresário.

Então, além de ocupar bastante o tempo, o contador é visto como um mero burocrata. Afinal, são atividades que não geram lucro para a empresa. Se não traz retorno, o empresário não vê vantagem. É o “mal necessário”, que desvaloriza a Contabilidade.

Contador sobrecarregado: soluções

As inúmeras atribuições contábeis deixam o contador sobrecarregado. O empresário espera que o profissional atenda às suas expectativas em todos os campos. Mas é humanamente impossível dar conta de tudo isso que listamos.

Então, o que fazer para aliviar o trabalho de um contador sobrecarregado? O primeiro passo é “olhar para dentro” e melhorar sua própria rotina.

Melhorias na rotina e organização das tarefas

Antes de atribuir responsabilidade a terceiros, é importante olhar para você. Essa frase serve basicamente para qualquer situação, inclusive para tentar evitar ser um contador sobrecarregado. Você já parou para pensar por que é um contador sobrecarregado?

Se você executa milhares de tarefas sozinho, não deveria. Se você quer prestar um serviço excelente para o cliente, mas só realiza as obrigações acessórias, há algo incoerente nisso. Portanto, o primeiro passo é avaliar como é sua rotina e melhorá-la.

Para tanto, vamos fazer o básico: planejar. Sua jornada de trabalho deve começar com clareza. Isso significa definir as prioridades do dia para ter produtividade. Os processos internos do escritório devem estar mapeados para que você saiba todas as tarefas da semana. É esse planejamento que otimiza seu dia a dia.

Existem dicas fáceis e rápidas para você melhorar sua produtividade, como:

• Identificar seu momento mais produtivo para entender o momento de delegar atividades e realizar as tarefas mais difíceis e importantes;
• Organizar seu ambiente de trabalho, física e digitalmente, para aumentar a produtividade de toda a equipe;
• Separar os momentos de baixa produtividade para as atividades mais operacionais e burocráticas;
• Manter o foco na atividade para finalizá-la de forma eficiente, atendo-se ao planejamento;
• Utilizar ferramentas que podem facilitar os processos internos do escritório contábil;
• Separar momentos para atender os clientes e visitá-los sempre que possível;
• Delegar tarefas para não ser um contador sobrecarregado;
• Definir metas e objetivos para ter um norte de ação.

Outro passo importante da educação interna é a contabilidade digital e a tecnologia. Com elas, você poderá se tornar um contador menos sobrecarregado.

Contabilidade digital

A contabilidade digital era uma tendência da Contabilidade há alguns anos, mas se tornou realidade com o SPED, da Receita Federal. O sistema fez com que a contabilidade desse um salto rumo ao digital, o que evita o contador sobrecarregado com algumas tarefas.

O mundo digital traz mais agilidade e eficiência na execução das tarefas, sendo um facilitador na hora de realizar a escrituração contábil. Isso porque a contabilidade digital reúne computação em nuvem e inteligência artificial para possibilitar aos profissionais que acessem as informações dos clientes no ambiente online e em tempo real.

Na prática, os contadores utilizam softwares e ferramentas que automatizam tarefas repetitivas relacionadas às obrigações acessórias. E se ele consegue acompanhar de perto as rotinas contábeis, pode também prestar um serviço de maior valor. A contabilidade digital é, também, uma boa forma de organizar os processos internos de seu escritório contábil.

Uso de tecnologia

Seguindo a linha da contabilidade digital, o contador sobrecarregado pode fazer uso de diversas ferramentas tecnológicas para aliviar seu trabalho. Em geral, a tecnologia se liga à simplificação dos processos de trabalho e otimização da rotina. Na Contabilidade, elas ajudam no dia a dia da gestão financeira, na integração de informações dos escritórios contábeis com os clientes, e muito mais.

Além dos softwares de contabilidade digital, que elevam a performance do trabalho, garantindo precisão, segurança, mobilidade e rapidez, existem outras inovações do setor muito interessantes. Elas vão além da automação de processos e fluxos internos, o que reduz custos e alivia o contador sobrecarregado.

Existem inovações que geram valor ao empresário, como os dashboards e os relatórios interativos. E elas são fundamentais para cumprir o que mencionamos na educação do cliente contábil. Basicamente, servem para traduzir a linguagem contábil para que o empresário a compreenda.

Ao invés de apresentar números e balanços contábeis que o cliente não entende, você apresenta informações gerenciais de modo amigável. O empresário saberá exatamente as possibilidades financeiras de seu negócio, de modo a tomar decisões de modo fundamentado.

É com a tecnologia que você deixa de ser um contador sobrecarregado, e é também com ela que você agrega valor, com potencial de aumento de preços.

Agora que o âmbito interno está todo organizado e otimizado, vale a pena ampliar o olhar para fora. Educar o cliente contábil sobre o verdadeiro papel do contador é importante para evitar ser um contador sobrecarregado.

Educação do cliente contábil sobre o papel do contador

Educar o cliente contábil é fundamental para evitar que o contador fique sobrecarregado na rotina.

Na cabeça da maioria dos empresários, Contabilidade é sinônimo de burocracia. Cumprir obrigações acessórias e as demais atividades que listamos é o comum. Para isso, obviamente, o profissional deve estar atualizado quanto às legislações trabalhista, contábil, fiscal, reguladora, comercial e outros ramos. E só, na visão do cliente. Se ele é tecnicamente bom, basta.

No entanto, esse pensamento fica apenas no campo da teoria, porque o empresário, na verdade, deseja bem mais do que um executor de burocracias. Ele não deseja ver o contador sobrecarregado apenas como um “mal necessário”, mas como um parceiro de negócios. Ele só não sabe disso (ainda).

É aqui que entra a educação do cliente contábil. O contador precisa demonstrar aos clientes que seu trabalho é, na verdade, muito mais valioso do que a burocracia sugere. Não é somente manter a empresa na conformidade legal, mas trabalhar em prol da sua riqueza. Por isso, os profissionais devem encontrar formas de demonstrar valor ao empresário.

Lembra que mencionamos a contabilidade de gestão, que deixa o contador sobrecarregado, mas que o coloca como parceiro de negócios? Ela é uma boa forma de mostrar, na prática, o real sentido da contabilidade.

Certamente, você precisará criar uma relação de confiança para que o empresário acredite no seu trabalho. Se ele confiar em você, conseguirá realmente escutar tudo que você diz a respeito do negócio. Com um atendimento pessoal e personalizado, é possível criar uma boa relação, entendendo as ambições e necessidades do empresário, antecipando demandas e demonstrando real valor.

Se você ainda não entendeu como educar o cliente contábil pode deixar o contador mais tranquilo, a ideia é simples.

É fato que ela não atua diretamente nas funções exercidas, mas dá um choque de realidade no empresário sobre o valor – e consequentemente o preço – do serviço contábil. Se há mais valor, o preço se justifica. E com uma boa precificação, o profissional consegue ter mais pessoas atuando consigo no atendimento às empresas. É isso que evita um contador sobrecarregado.

Um contador sobrecarregado tende a ser um profissional pouco produtivo. Por isso, adote ações que aliviam sua rotina de trabalho para que você realmente trabalhe em prol da riqueza de seus clientes.

Aproveite para conhecer nosso curso sobre o Contador Gestor e organize seus processos.