Contabilidade na nuvem: como adequar seu escritório para essa nova realidade?

Estratégias de marketing digital para você aplicar em seu escritório contábil

Neste kit, você encontrará métodos que te ajudarão a vender seus serviços contábeis. Desde o Marketing Digital (emails e redes sociais) até métodos de proposta!

De acordo com a AWS Amazon, uma das líderes do mercado de computação em nuvem, “é a entrega de recursos de TI sob demanda por meio da Internet com definição de preço de pagamento conforme o uso. Em vez de comprar, ter e manter datacenters e servidores físicos, você pode acessar serviços de tecnologia, como capacidade computacional, armazenamento e bancos de dados, conforme a necessidade”.

Grandes, médias e pequenas empresas, de qualquer setor econômico, e pessoas físicas fazem uso da computação em nuvem. Por isso, pensar em contabilidade na nuvem é estar conectado a uma tendência que já se afirmou no mercado. É uma excelente solução para melhorar sua gestão e seus serviços, veja como!

O que é contabilidade na nuvem?

A contabilidade na nuvem é a organização do escritório contábil em uma solução de computação em nuvem. Ao invés de operar em uma infraestrutura física, com softwares instalados nas máquinas e servidores locais, você utiliza os sistemas em nuvem, que são remotos e alocados em plataformas totalmente online, para organizar os serviços e a gestão da empresa contábil.

É uma evolução digital no setor contábil, porque a nuvem traz segurança, flexibilidade, mobilidade e eficiência. Afinal, ao adotar um software que armazena e gerencia dados em um único ambiente (nuvem), eliminam-se muitas etapas das tarefas rotineiras de um negócio.

Assim, os profissionais concentram seus esforços nas melhores estratégias, deixando de lado muitas operações manuais e burocráticas. Isso traz grandes benefícios para as rotinas do escritório, principalmente se considerarmos a enorme quantidade de dados diários gerados.

Basta ter acesso à internet para acessar a nuvem de qualquer lugar. Não à toa, muitos softwares de gestão estão baseados na nuvem. Com mais eficiência e organização, o contador consegue otimizar toda a sua gestão.

Quais os benefícios de ter a contabilidade na nuvem?

O conceito de contabilidade na nuvem já traz uma série de benefícios que você pode usufruir com a tecnologia. No entanto, para que você entenda exatamente como é vantajosa esse tipo de soluções, listamos 5 grandes benefícios da contabilidade na nuvem: redução de custos, otimização de rotinas e maior produtividade, segurança de dados, e mais tempo para captar e atender clientes.

Redução de custos

Qual o custo para manter sua infraestrutura de TI? Na medida em que um negócio cresce, é preciso ajustar a capacidade dos servidores, realizar manutenções nas redes da empresa, ampliar os investimentos com backup das informações e atualização de software. Em alguns casos, é preciso adquirir e instalar novos softwares.

Tudo isso gera um custo grande para o escritório contábil, certo? Mas com a contabilidade na nuvem você gasta sob demanda. E essa é a primeira grande economia que o cloud computing proporciona.

Além disso, não há mais necessidade de reservar espaços físicos para alocar todos esses equipamentos. Sua infraestrutura física de TI será a mínima possível, pois seus dados serão completamente armazenados no sistema digital em nuvem. Sem precisar de espaço físico para guardar documentos em papel, você pode ter um escritório mais organizado e, talvez, menor. Isso abaixaria também eventuais custos de locação.

Otimização de rotinas e maior produtividade

Já pensou em otimizar os fluxos de trabalho e seus processos internos, e ampliar a mobilidade operacional dos profissionais do escritório contábil? É exatamente isso que a contabilidade na nuvem pode trazer para você.

Em primeiro lugar, a nuvem permite criar ambientes mais integrados. Isso significa centralizar o acesso a arquivos estratégicos e trocar dados de forma ágil. Neste sentido, a contabilidade na nuvem pode promover a integração de suas equipes, o que traz ótimos resultados para o escritório.

Essa otimização de rotinas por meio da integração também contribui positivamente para a relação com o cliente. O contador que consegue engajar seu cliente a adotar a contabilidade digital, envolvendo-o neste processo, otimiza bastante a troca de informações.

A contabilidade na nuvem permite que ele faça os lançamentos financeiros na plataforma, e eles aparecem no sistema do contador de forma automática. Não é preciso mais enviar por e-mail, digitalizar documentos ou mandar impressos por malote. A troca de informações é feita em tempo real, e isso reduz bastante as chances de algo sair errado. Além disso, o profissional terá mais tempo para analisar esses dados e auxiliar na tomada de decisões.

Diretamente ligado à otimização de rotinas, a contabilidade na nuvem também traz maior produtividade e redução da margem de erro. Afinal, ao lidar com um software online nas tarefas diárias, como controle de documentos financeiros e lançamentos contábeis, há grande redução no trabalho operacional. É este trabalho burocrático e repetitivo que demanda bastante tempo dos profissionais e que será eliminado do dia a dia.

Com isso, o retrabalho é eliminado, e os erros são reduzidos. Vale lembrar que, na contabilidade, muitos erros são cometidos ao se registrar as informações de forma manual. Com a contabilidade na nuvem, tudo é digital e automatizado.

Por fim, a centralização das informações em uma única plataforma também contribui para a produtividade. Os profissionais, sempre que precisarem de uma informação, poderão buscá-la rapidamente. Neste sentido, muitas soluções de nuvem contribuem para que o gestor evite a existência de arquivos semelhantes, com diferentes versões.

Segurança de dados

Uma das grandes preocupações de quem adota soluções em nuvem é a segurança dos dados. Na contabilidade, é fundamental manter os dados dos clientes em segurança, porque muitos dizem respeito ao core business e a estratégias do negócio. Perder ou ter os dados comprometidos pode ser um desastre.

Felizmente, a contabilidade na nuvem possui uma segurança muito eficiente, pois os dados armazenados no servidor são protegidos por criptografia. Somente quem tem acesso permitido consegue acessar os documentos.

A segurança na nuvem também é um modelo que minimiza os riscos de perda, extravio, furtos, danos de má conservação, incêndios e outros desastres. Afinal, não existe um local físico que pode ser atingido por esses eventos. No mesmo sentido, os arquivos mantidos em máquinas podem ser corrompidos ou hackeados. Com a nuvem, isso é um pouco mais difícil de acontecer.

Por fim, vale também mencionar que a contabilidade na nuvem permite a realização de backups automáticos. É possível configurar a frequência para que nenhum dado fique de fora dos backups. Dessa forma, o profissional pode recuperar qualquer arquivo em caso de necessidade.

Mais tempo para captar e atender clientes

Com a otimização da rotina e a maior produtividade, os profissionais de contabilidade poderão dedicar seu tempo para captação e atendimento ao cliente. Um escritório digital é mais eficiente e dá a eles a possibilidade de atuar de forma estratégica e consultiva.

Com isso, o contador se aproxima do empresário para analisar as informações, auxiliando na tomada de decisões e identificando oportunidades de negócio. Um bom trabalho, que entrega valor, é bem visto e repassado adiante. As indicações do seus clientes trarão bons frutos, sem dúvidas.

Como migrar o escritório contábil para a nuvem?

Diante de tantos benefícios da contabilidade na nuvem, você não vê a hora de implementá-la em seu escritório contábil, certo? No entanto, como qualquer tecnologia, você deve realizar um planejamento antes de começar. Sem ele, é um tiro no escuro.

A seguir, listamos os 5 passos para se planejar para a adoção da contabilidade na nuvem.

1. Mude o mindset do seu escritório contábil

O primeiro passo de qualquer mudança relevante em um negócio é realizar uma mudança cultural, de mindset. Todos estão acostumados com um tipo de infraestrutura de TI, que orienta para uma rotina de trabalho específica. Antes de alterá-la, é preciso ter o comprometimento de que todos os profissionais entendem a necessidade da mudança.

Para tanto, o gestor deve construir uma cultura digital e preparar a equipe para os novos métodos de trabalho. É preciso digitalizar a contabilidade e inovar, sem dúvidas. E eles devem estar dispostos e preparados para isso.

2. Entenda as necessidades do seu escritório contábil

Quais são as necessidades do seu escritório contábil ao utilizar a contabilidade na nuvem? Você deve analisar sua infraestrutura de TI e seus fluxos e modelo de trabalho. Pensando nisso, pergunte-se qual o espaço de memória e armazenamento necessários para lidar com sua carga de trabalho.

Em seguida, entenda as aplicações necessárias para fazer um bom gerenciamento de dados e quais as ferramentas de colaboração e gestão podem ajudar sua equipe. A partir dessas perguntas, você já consegue definir as funções que seu sistema em nuvem deve ter.

3. Pesquise as soluções mais adequadas e disponíveis no mercado

Existem muitas soluções em nuvem no mercado. Como você acabou de realizar um diagnóstico da sua empresa contábil, é preciso encontrar aquela mais adequada ao seu negócio.

Uma excelente pedida são sempre os sistemas comercializados no modelo Software as a Service (SaaS) ou software como serviço. Isso porque é semelhante à assinatura de um plano de serviços conforme suas demandas. Na prática, o preço se ajusta à demanda. Se a demanda subir, ele aumenta. Se a demanda descer, ele cai junto.

4. Faça a migração com o auxílio do fornecedor

O quarto passo para implementar a contabilidade na nuvem é fazer a migração dos dados da sua empresa para o ambiente online. Isso significa inclusive os dados dos clientes, motivo pelo qual é preciso ter bastante cuidado com essa etapa.

A prioridade aqui é a segurança. Seu fornecedor deve eliminar qualquer risco na hora da transição, motivo pelo qual é interessante contar com parceiros já sólidos no mercado (não necessariamente “famosos”).

A integração contábil vem em seguida na lista de prioridades. Em curto prazo, você quer as informações todas organizadas na nuvem e que seu cliente possa anexar documentos digitais aos lançamentos no sistema, certo? Opte por um fornecedor com bons recursos de integração com os principais sistemas contábeis do mercado.

Ah, não se esqueça de verificar se o fornecedor oferece capacitação aos seus profissionais. Certamente, é preciso um tempo para se acostumar com a contabilidade na nuvem, mas sem dúvidas é necessário saber como manejá-la. Se ninguém nunca trabalhou na contabilidade digital, isso pode ser um pouco mais complexo, mas não impossível!

5. Realize testes com a solução

Por fim, a última etapa para implementar a contabilidade na nuvem é realizar testes com a solução. A ferramenta deve funcionar nos fluxos de trabalho do seu escritório contábil, bem como seus profissionais devem conseguir se adaptar bem a ela. Ela está trazendo bons impactos para sua rotina? Há algum profissional que está tendo mais dificuldades ou é algo geral?

Em alguns meses, você já deve conseguir analisar se a solução escolhida é a mais adequada para seu escritório. Caso entenda ser necessário, faça novamente um diagnóstico para encontrar uma solução justa. Uma vez experimentada a contabilidade na nuvem, você jamais desejará migrar para o modelo de trabalho anterior.

A contabilidade na nuvem é uma forma de trazer mais inovação para seu escritório contábil. A tecnologia integra uma nova visão de negócios necessária para o mundo atual, que está na era 4.0 (e cada vez mais transformada pelas soluções tecnológicas).

Os benefícios que os sistemas em nuvem trazem para a contabilidade são inúmeros. Otimização de rotina, redução de custos, segurança de dados e tempo para os clientes são apenas os principais. Juntos, são capazes de dar a seu escritório mais poder de fogo no mercado. E quanto mais competitivo melhores são as chances de crescimento.

Se você ainda não pensa na contabilidade em nuvem, tome cuidado! Muitos contadores já adotam softwares como serviço para oferecer serviços contábeis de forma mais assertiva e estratégica. Isso significa ter grande influência na tomada de decisões dos clientes, pois eles enxergam mais valor no seu trabalho.

Além das inovações tecnológicas, existem outras boas formas de demonstrar valor. A Contabilidade Consultiva é a aplicação da ciência da riqueza em prol da saúde financeira dos empresários. Ainda não se tornou um contador consultor?

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