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Processos internos: o que são, como defini-los e como otimizá-los?

03 ago

Os processos internos fazem parte de qualquer negócio bem sucedido. Eles são necessários, e sua existência é o que permite a repetição de algo que deu certo. Já imaginou como seria se você não tivesse um processo para negociar com o seu cliente? E se não existissem etapas a serem cumpridas para que ele encaminhe as informações contábeis ao seu escritório? A ausência de um processo definido para o fluxo de informações dentro da própria empresa, por exemplo, pode criar o caos.

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Na verdade, se não existissem os processos internos de empresas, o fracasso da entrega do produto ou serviço é certo. Quando não há padrão, não há direcionamento acerca do modo de execução das tarefas. E não se trata de padronizar tudo, acabando com a pessoalidade e o diferencial. As melhorias nos processos internos empresariais vão muito além disso.

Por isso, neste texto, apresentaremos a você a importância dos processos internos, seu conceito e benefícios, bem como algumas dicas para defini-los e otimizá-los. Assim, será possível ser, de fato, um contador diferenciado, porque terá tempo para se dedicar a outras tarefas estratégicas. Acompanhe!

O que são processos internos?

O que são processos internos?

Processos internos são um conjunto de atividades realizados para se chegar a um objetivo determinado. As equipes e os equipamentos a serem utilizados executam tarefas para atingir ao objetivo final comum, que pode ser a elaboração de um produto, a prestação de um serviço, uma venda ou outra atividade dentro da empresa.

Esses processos são ações contínuas, procedimentos recorrentes que devem funcionar da melhor maneira possível. Os profissionais seguem uma sequência lógica e pré-definida para atingir ao objetivo proposto. O maior objetivo na definição de processos internos é otimizar a atividade interna, evitando retrabalho e desperdício de tempo e de recursos. Em outras palavras, melhorar, de forma contínua, a produtividade dos processos.

Qual a importância dos processos internos?

Qual a importância dos processos internos?

Em uma organização, inclusive no escritório contábil, definir processos internos é a forma que o gestor tem para garantir que tudo ocorra como esperado. Em outras palavras, é o modo de garantir organização na rotina de trabalho, de maneira que todos os profissionais saibam exatamente como realizar suas funções e quais suas responsabilidades.

A importância dos processos internos é diretamente conectada à gestão eficiente de um negócio. Já pensou se não existir processos para o atendimento ao cliente? Cada interessado em seus serviços contábeis será abordado de uma maneira, sem qualquer padrão. Isso provoca perda de tempo, improdutividade e muitos outros problemas de gestão.

Imagine se um profissional em seu escritório não sabe exatamente como proceder em uma atividade rotineira. Sempre precisará recorrer ao colega para entender como desenvolver seu trabalho. São interrupções desnecessárias que prejudicam o ambiente de trabalho. Em outras palavras, a importância dos processos internos é, primordialmente, evitar erros bobos de gestão.

Evitar erros de gestão

Pontuamos a seguir os principais erros de gestão provocados pela ausência de definição de processos internos:

  • Excesso de reuniões improdutivas: reuniões que poderiam ser resolvidas com um e-mail acontecem por deficiência nos processos internos. Essas reuniões retiram da equipe um tempo precioso de produção. Antes de comprometer o tempo dos profissionais, defina as prioridades e use agenda nos processos internos;
  • Incapacidade de desenvolver talentos internos: as equipes que não têm processos internos definidos não conseguem se desenvolver, nem com capacitação, porque não sabem exatamente suas funções. Em consequência, não conseguem aprimorar suas atividades;
  • Falta de foco: quando não existe definição de processos internos, o gestor se volta para uma visão exclusivamente interna para buscar excelência operacional. No entanto, isso retira o foco principal do negócio, que é o cliente;
  • Ausência de planejamento: sem processos internos definidos, é muito difícil traçar estratégias eficientes para atingir aos objetivos propostos. Por este motivo, é impossível ter um planejamento para que o negócio cresça;
  • Falha em documentar procedimentos: sem processos não há procedimentos ou padrões de execução. Por isso, não é possível documentar os fatores que influenciam nos resultados esperados das atividades dos colaboradores;
  • Evasão de colaboradores: a dificuldade de trabalhar sem processos bem definidos pode levar os profissionais à desmotivação, o que interfere na satisfação e na retenção da equipe;
  • Falha na comunicação: um dos gargalos mais comuns no fluxo de trabalho são os erros de comunicação, que provocam atrasos, retrabalho e despesas desnecessárias.

Quais os benefícios dos processos internos?

Quais os benefícios dos processos internos?

A definição de processos internos traz muitos benefícios para um negócio. Ela está especialmente conectada com a produtividade elevada da equipe, pois evita atividades desnecessárias e retrabalhos. Listamos a seguir alguns benefícios que também retratam a importância dos processos internos de empresas.

Aumento na produtividade

Como pontuamos desde o início do texto, as melhorias nos processos internos trazem um impacto positivo no negócio, especialmente no que diz respeito à produtividade. A definição desses processos faz com que cada profissional atue de maneira ordenada, sabendo exatamente o que deve ser feito e em qual momento. Em outras palavras, essa organização facilita toda a rotina de trabalho da empresa e o monitoramento das atividades.

Isso evita o retrabalho e o desperdício. Como resultado, as equipes têm mais tempo para se dedicar a outras atividades, otimizando sua produção no negócio. 

Integração entre equipes

Um dos aspectos que confere maior produtividade ao seu escritório contábil e que resulta da organização de processos internos de empresas é a integração entre equipes. Se há uma definição de responsabilidade e de etapas no fluxo de trabalho, cada um sabe exatamente o que fazer. 

E todos têm clareza de como funciona o fluxo por completo, o que possibilita o trabalho colaborativo. Ao focar nos processos, o gestor permite que seus profissionais atuem visualizando o todo, não apenas a sua tarefa.

Diminuição de riscos

Um benefício claro da definição de processos internos é a diminuição de riscos. Por definição, esses processos são ações contínuas, que fazem com que os profissionais sigam uma sequência lógica e pré-definida de atividades. Esses padrões criam resultados com menos risco operacional. 

Na contabilidade, se você possui uma sequência de atos para executar na hora de avaliar um lançamento contábil de seu cliente, suas chances de errar diminuem, certo? O mesmo ocorre no sistema de controle de qualidade de uma empresa. Por ser previsível e replicável, oferece maior probabilidade de identificar defeitos.

Mais agilidade na tomada de decisões

Mais agilidade na tomada de decisões

Na hora de tomar decisões sobre seu negócio, o gestor avalia todos os relatórios emitidos relativos a seus diversos procedimentos. Imagine se não houver definição dos processos internos. Como essas informações seriam visualizadas? Seria um grande bagunça!

Por isso, a organização interna dos processos confere mais visibilidade para o gestor na hora de tomar decisões. Algo que facilita bastante é o uso de ferramentas, como abordaremos a seguir.

Melhor experiência do cliente

Definir procedimentos para realizar atividades no escritório contábil é uma forma de garantir a qualidade do serviço de seus profissionais. Processos internos eficientes são sinônimos de tarefas realizadas em conformidade com as normas estabelecidas. São também sinônimos de boa gestão de tempo, o que dá ao profissional mais possibilidades para lidar diretamente com seus clientes e atender às suas necessidades.

Essa otimização geral provoca uma melhoria na qualidade dos serviços prestados aos clientes, aumentando sua satisfação. Como consequência, seu escritório contábil se coloca melhor no mercado e pode conseguir aumentar a prospecção de novos clientes.

Redução de custos

Em tempos de crise econômica, qualquer medida de redução de custos deve ser adotada, certo? Felizmente, as melhorias nos processos internos também trabalham neste sentido, porque evitam gastos desnecessários. E por que isso acontece? A gestão de processos possibilita maior controle das atividades e do tempo que o profissional gasta na realização da tarefa. Isso reduz o tempo ocioso dos colaboradores, já que são mais produtivos.

No mesmo sentido, se uma atividade é executada em menos tempo, os gastos diminuem. Afinal, o tempo do seu profissional é dinheiro.

Como definir processos internos e otimizá-los?

Como definir processos internos e otimizá-los?

Como definir processos internos de empresas? Essa é uma pergunta comum quando o assunto é gestão. Daremos um resumo prático de como isso pode ser feito para, em seguida, pontuar algumas coisas que você precisa ter em mente na hora de gerir seu escritório de contabilidade.

Em suma, para definir processos internos de empresas, você deve:

  1. Identificar os processos;
  2. Mapear os processos, entendendo-os de forma completa (etapas, responsáveis e objetivos).
  3. Modelar os processos (como eles devem acontecer);
  4. Executar os processos no novo formato;
  5. Otimizar os processos (identificar o que não funcionou e aprimorar);
  6. Automatizar os processos (torná-los automáticos).

Veja, a seguir, algumas dicas que dizem respeito a todas essas etapas de definição de processos internos.

Alinhe os objetivos com o seu time

Por definição, processos internos são um conjunto de atividades realizadas para se atingir a um objetivo. Em seu escritório contábil, você não é o único responsável por chegar ao objetivo proposto, certo? Na verdade, você depende diretamente do envolvimento dos demais profissionais.

Por isso, uma dica primordial ao definir processos é envolver equipe. Ela é a primeira a saber qual a finalidade de criar processos dentro do escritório e o objetivo final de cada um deles. Quando toda a equipe entende seu papel diante dos processos e o produto que seu setor gera, ela se engaja. E uma equipe engajada produz resultados esperados, que se tornam muito mais visíveis.

Caso decida por alterar um processo ou adicionar detalhes a ele, o primeiro passo é realizar essa comunicação aos colaboradores. Não só com o objetivo de informá-los sobre a mudança e conquistar seu engajamento, mas trazê-los para perto de forma que façam parte da mudança e da evolução proposta.

Esse comportamento assegura o sucesso das mudanças e motiva o time, pois eles têm a consciência de que há realmente um time do qual eles fazem parte.

E vale destacar um ponto que permeia toda a definição do processo: o custo para implantá-lo não pode ser maior que o benefício do resultado. Se implantar um novo processo requer de você um tempo extremamente grande, requer da sua equipe um trabalho imensurável, é melhor ele não existir. Você deve entender a importância de ter uma equipe alinhada e engajada, afinal, quem executará os processos serão os seus colaboradores. A equipe deve entender o propósito do seu escritório. Quando o porquê é forte, o como se torna fácil e o que deve ser feito – seus processos – são lógicos e bem executados.

Mapeie e desenhe os processos

Mapeie e desenhe os processos 

Mapear é a primeira atitude que deve ser tomada se você deseja implementar melhorias nos processos internos. Afinal, antes de definir qualquer processo, é necessário mapear todos eles. O que seu escritório faz? Onde cada processos se inicia e se encerra? Todas as atividades devem ser listadas para que sejam compreendidas. Não consegue mapear tudo? Foque nas mais importantes. Com esses dados, você perceberá os recursos e as mudanças necessárias para cada etapa.

Uma forma mais fácil de mapear os processos é desenhando. Isso pode ser fácil para alguns e difícil para outros. Mas a tarefa é montar um fluxograma com os processos envolvidos.

O seu time precisa entender onde cada setor se encaixa e conhecer as entregas finais de cada área. A entrega do marketing de uma empresa são os leads qualificados para que a equipe de negociação entre em contato e formalize a venda. Com a venda feita, irá para o seu time responsável por tratar a operação-chave. No caso do escritório de contabilidade, é o time de analistas. Ou seja, o resultado final de um setor é a matéria-prima de outro.

E a compreensão maior sobre o modo como todas as etapas ocorrem torna tudo mais fácil. Qualidade da execução, aspectos que devem ser aprimorados e possíveis mudanças que podem ser implantadas ficam mais visíveis.

Uma dica: é importante que dentro desse fluxograma ou diagrama de processos contenham os prazos, as pessoas envolvidas, e as ferramentas utilizadas. Tudo que for relevante deve constar nesse mapa, que deve ficar evidente para maior controle, domínio e conhecimento dos colaboradores.

Faça um bom controle e gerenciamento dos processos

Investigar, monitorar e gerenciar processos internos é o ponto chave em uma gestão. Afinal, o que não pode ser medido não pode ser mensurado. Umas das frases que mais ouvimos quando falamos sobre gestão trata, exatamente, acerca da importância em termos formas de mensurar os nossos esforços. 

A investigação diz respeito a acompanhar cada etapa que compõe o processo. Ela está sendo executada de maneira correta? A resposta é o retrato da importância do controle, que se liga diretamente aos indicadores. Os indicadores evidenciarão – ou não – a eficiência e o desempenho dos processos. Sem controle, há margem para o não cumprimento e/ou a criação de um processo informal por cima daquele que foi definido. 

Quando o gestor identifica erros ou pontos de melhoria, começa a pensar em soluções e alternativas para suprir essa lacuna. É o pensamento estratégico. Por este motivo, o monitoramento (comparação de como era antes e como está após a melhoria) é necessário. Ele comprova se os resultados alcançados foram positivos.

E esse gerenciamento completo dos processos internos de empresas, que envolvem todas as suas áreas, pode ser facilitado com o uso de ferramentas inovadoras.

Adote ferramentas inovadoras

Adote ferramentas inovadoras

Muitas ferramentas online são muito úteis para controle do gestor e para a rotina dos colaboradores. Há diversas ferramentas que o seu escritório contábil pode utilizar e falamos um pouco delas nesse artigo.

Quer alguns exemplos de como elas podem resolver seu dia a dia? Você pode trocar as centenas de papéis empilhados em gavetas e prateleiras pela digitalização e pelo armazenamento em nuvem. Ao invés de separar as informações em espaços físicos, poderá centralizar todas as informações em um só lugar. Isso facilita na hora de realizar pesquisas ou buscar dados para repassar ao cliente que ligou no escritório. 

Ferramentas inovadoras, em uma era digital como a atual, servem para otimizar o trabalho dos profissionais. Elas devem ser inseridas em seus processos internos devido ao seu potencial de substituir a força de trabalho humana em tarefas burocráticas e repetitivas. Lembra que falamos das soluções de contabilidade digital, que fazem o papel de “darfeiro”? Pois então. Deixe para a tecnologia o que for repetitivo e invista em tarefas estratégicas para seu negócio, como visitar o cliente e se tornar um parceiro do negócio.

Aliás, a tecnologia é uma grande aliada da Contabilidade Consultiva, a verdadeira contabilidade.

Delegue responsabilidades

Depois de entender a importância de acompanhar, controlar e medir o processo implantado, bem como de utilizar ferramentas auxiliares, é fundamental termos em mente que tudo isso só dará certo se houver atribuição de responsabilidades.

Na hora de implantar mudanças, há uma tendência de focar tudo em nós mesmos. E isso é péssimo. Primeiramente, é impossível dar conta de tudo em um escritório de contabilidade e manter a qualidade dos serviços prestados. Em segundo lugar, o desgaste de mudanças dentro da rotina, no operacional e na própria motivação da equipe é muito grande. Por isso, repartir a responsabilidade é uma excelente forma de garantir que isso não aconteça.

Ao atribuir um responsável por implantar uma mudança de processo, ele se torna o responsável. O gestor ficará apenas coordenando suas ações e acompanhando de perto sua execução. Ou seja, o esforço será dividido. Delegar responsabilidades é também  uma ótima maneira para você desenvolver e/ou descobrir outras habilidades das pessoas que estão no seu time.

Lembre-se sempre de ter o controle de:

  • Quem será o responsável;
  • Por que ele fará tais mudanças;
  • Quais as suas ações;
  • Quando fará;
  • Como fará;
  • Haverá um custo para isso;
  • Qual o resultado esperado.

Aperfeiçoe os processos

Aperfeiçoe os processos

Os processos internos implementados em uma empresa devem ser constantemente monitorados, como demonstramos. Eventualmente, o gestor descobre que há um gargalo em uma etapa do fluxo de trabalho que deve ser resolvido. Ou que, mesmo controlando um processo X, descobre falhas no processo Y. Diante desses cenários, aparece a necessidade de reformulação para se obter bons resultados. É quando aparece a melhoria nos processos internos.

A melhoria é o resultado do refinamento desses processos e sua otimização. Os resultados obtidos foram comparados aos objetivos e metas definidos para determinado processo. Se estiverem aquém do desejado, o processo passa por uma etapa de melhoria. Quer alguns exemplos de aperfeiçoamento dos processos internos? Veja:

  1. Melhoria de desempenho: busca da melhor forma de realizar o processo, considerando sua eficiência e eficácia.
  2. Custeio de atividades: aprimoramento do processo com o objetivo de redução de custos.
  3. Relacionamento com o cliente: redefinição de um processo interno de relacionamento com o cliente para que ele esteja sempre alinhado com a estratégia corporativa, que é o foco total no cliente.

Estar em constante aperfeiçoamento é característica da empresa que tem a cultura de otimização em seu DNA. Ela consegue usufruir dos benefícios que citamos a respeitos do processos internos, como redução de custos de funcionamento, produtividade maior e integração das equipes.

Quais são os próximos passos?

Quais são os próximos passos?

Com os processos bem definidos e aperfeiçoados constantemente, seu escritório contábil será capaz também de solidificar sua imagem no mercado, porque entregará um serviço de qualidade em menos tempo.

E lembre que a cada mudança você implanta uma nova solução, que também será constantemente monitorada. Se ela não resolve o problema anterior, reavalie o processo novamente. O sucesso é alcançado, nestes casos, por tentativas e erros. 

Mudanças são importantes e necessárias para o crescimento e melhoria da sua empresa. No entanto, elas demandam preparo e precisão. Mudar por mudar não compensa. Por isso, alterar um processo só é válido se você consegue medi-lo, gerenciá-lo e ter resultados visíveis gerado por ele. 

Quando isso ocorre, todos têm mais tempo para se dedicar ao que realmente importa na contabilidade: a saúde do negócio do seu cliente. Otimizar os processos internos dá a você a chance de atuar como verdadeiro contador, aplicando a Contabilidade Consultiva.

A propósito, você sabe o que é Contabilidade Consultiva? Veja no blog!

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