Como definir processos internos para escritório contábil?

Neste post, apontamos a importância dos processos internos para escritório contábil, bem como os benefícios de sua definição e algumas práticas importantes para defini-los. Confira!

A importância dos processos internos para escritório contábil

Seu escritório possui uma boa gestão dos processos internos? Se sim, você já deve ter notado a grande importância que ela exerce em todo o seu negócio, bem como os impactos positivos nos negócios de seus clientes.

Em primeiro lugar, ter visibilidade dos processos internos permite ao empresário contábil identificar os gargalos no fluxo de trabalho. Um atraso frequente na tarefa X deve ter algum motivo. O percentual baixo de processos concluídos também. Sem essa análise, como ter resultados eficazes e um bom desempenho?

A definição de processos internos para escritório contábil é, assim, fundamental para a produtividade do próprio negócio. Ela é capaz de reduzir erros e atrasos, mitigar os riscos, melhorar o fluxo de trabalho e muito mais. Em outras palavras, favorece o alcance de objetivos estratégicos.

Adiante, mencionaremos os benefícios de definir processos internos.

5 dicas para definir processos internos para escritório contábil

Em outra oportunidade, demonstramos como organizar as rotinas contábeis do escritório. Complementando um pouco mais no assunto de gestão, separamos mais 5 dicas para você definir processos internos para escritório contábil.

Departamentalize!

Departamentalização é um conceito básico de organização que consiste em agrupar atividades diferentes em setores especializados. Dentro do escritório, você pode departamentalizar para organizar, supervisionar e coordenar melhor as tarefas. Assim, consegue definir processos internos para escritório contábil com mais facilidade e otimizar os resultados. Mas como fazer isso?

Bom, se sua empresa contábil for de médio porte, estamos “chovendo no molhado”. Afinal, a departamentalização é intrínseca à estrutura. Em pequenos escritórios, é realizar uma divisão de áreas, de modo que cada profissional se torna responsável por um setor.

Isso contribui bastante para a delegação de tarefas e, consequentemente, para mensurar a produtividade das equipes e acompanhar o desempenho de todos. Mesmo que seu escritório seja pequeno, você pode pensar em 5 áreas principais: Financeira, Arquivo, Fiscal, Recursos Humanos e Contabilidade.

A divisão clara de tarefas é um ponto muito importante da departamentalização. Adiante, você verá que é um indicativo primordial na organização das rotinas contábeis, outro passo na hora de definir processos internos para escritório contábil.

Se cada profissional se responsabiliza por uma área, ele fará a divisão de tarefas relativas a seu campo de atuação. Teoricamente, é o colaborador que tem mais conhecimento daquele setor e, por isso, poderá alcançar maior produtividade na execução.

Mapeie os processos internos

Antes de definir processos internos para escritório contábil, é preciso mapeá-los. Essa etapa que antecede a definição é fundamental para entender o fluxo de trabalho. É nela que são identificadas as entradas, as saídas e as ações tomadas no cotidiano.

A etapa de mapeamento também serve para que o gestor contábil consiga enxergar, de maneira fácil, as atividades essenciais, as atividades que agregam mais valor, e aquelas que geram atrasos e erros nas entregas. E como fazer um bom mapeamento dos processos internos?

O passo fundamental é desenhar o comportamento de cada processo e pensar em sua complexidade. Seja separando-os em cores ou com outros denominações, é preciso considerar os processos:

• com trajetos mais sinuosos, mais suscetíveis a erros e que demandam mais tempo dos colaboradores;
• mais complexos, que demandam mais tempo e atenção dos profissionais;
• que chegam ao mesmo resultado, mas percorrendo caminhos diferentes;
• que decorrem sem complicações e percorrem rotas simples.

No caso de processos mais complexos ou que geram grande valor, é interessante ir além do mapeamento (traz todos os procedimentos somente) e fazer um fluxograma. Ele aborda as operações realizadas no processo e pode ser representado de forma gráfica.

Na prática, é uma representação visual do passo a passo, demonstrando tarefas e identificando responsáveis por cada uma delas.

Organize!

O mapeamento de processos é uma etapa que dá visibilidade sobre tarefas e fluxo de trabalho. O gestor consegue ver, exatamente, o que precisa ser feito e quem será o responsável. Por isso, o próximo passo para definir processos internos para escritório contábil é a organização. É isso que dará eficiência e produtividade.

O primeiro passo é fazer uma sequência lógica do fluxo de trabalho para evitar tempo ocioso e proporcionar eficiência. Em seguida, cada profissional, conforme suas habilidades, será responsável por executar determinadas tarefas em um prazo definido.

Na hora de criar um cronograma, fixe um tempo extra para cobrir atrasos e empecilhos eventuais. E separe as tarefas por prioridades (urgentes e importantes estão sempre no topo).

Outras práticas interessantes de organização são mais conhecidas. Uma limpeza para descartar documentos desnecessários, como contas pagas há mais de cinco anos e dados de folha de pagamento, é essencial. Organizar os clientes por pastas (digitais ou físicas) e separar tudo aquilo que deve ser arquivado também é importante.

Para facilitar a organização, você pode utilizar um um calendário colaborativo. A ferramenta é importante para acompanhar as rotinas contábeis em andamento, mantendo todas as tarefas no radar do gestor. Dessa forma, ninguém perde prazo.

Comunique-se bem!

Se você fizer uma breve pesquisa com colegas empresários de qualquer setor econômico e perguntar um dos problemas de gestão mais comuns, certamente muitos mencionarão a comunicação. A organização empresarial que não foca em uma boa comunicação perde muita produtividade.

Na hora de definir processos internos para escritório contábil, considere uma boa comunicação interna como um pilar. Não é uma questão de educação entre profissionais, mas de efetividade na colaboração.

Todas as pessoas do escritório devem colaborar entre si para alcançar os resultados propostos no planejamento. Para que isso acontece, o gestor deve oferecer formas de comunicação práticas e eficientes. E-mail corporativo, aplicativos de mensagens instantâneas, videoconferências e plataformas de gestão permitem interação em tempo real, por exemplo.

E quando falamos de comunicação, estamos falando também de troca de informações contábeis. Os profissionais devem trabalhar com os mesmos dados. Um problema ao definir processos internos para escritório contábil é lidar com a dualidade de informação. Isso ocorre muito quando os dados estão em planilhas e listas, que podem ser modificadas por qualquer pessoa, causando inclusive duplicidade.

Um bom software na nuvem pode resolver esse problema e potencializar o fluxo de trabalho das pessoas. Os colaboradores conseguem acessar as mesmas informações de qualquer lugar, sem erro. E com as informações corretas, definir processos se torna uma prática mais assertiva.

Adote a tecnologia

Além do auxílio de um software de gestão na hora de definir processos internos para escritório contábil, os gestores podem pensar em outras soluções. Automatizar as tarefas ajuda bastante quanto o assunto é rotina contábil, pois dá mais controle e possibilidade de monitoramento de desempenho.

Sabemos que muitos gestores de escritórios têm resistência na hora de implementar soluções tecnológicas. Esse é um grande erro na definição e gestão de processos da contabilidade, porque “trava” o fluxo de tarefas. A tecnologia não é inimiga, pelo contrário. Ela vem para conferir organização, maior comunicação e eficiência no escritório.

Se seu escritório ainda está com a mentalidade antiga, é preciso mudar para um novo paradigma mental. Uma tecnologia mais acessível pode alavancar seus resultados, porque evita erros nos processos e maximiza o tempo dos profissionais.

Os benefícios de se definir processos internos para escritório contábil

Integração entre setores

Organização, boa comunicação e departamentalização. Essas 3 variáveis que influenciam na definição dos processos internos no escritório contábil, por si só, trazem o benefício da integração para o negócio. Afinal, todos conhecem as etapas necessárias para atingir determinado resultado, conferindo visibilidade ao fluxo de trabalho.

Graças a isso, todos os profissionais conseguem compreender como certas ações influenciam as demais. Uma atividade pode mexer com o resultado de uma área, e os efeitos se acumulam até chegar ao objetivo.

Se há compreensão sobre o funcionamento da engrenagem, todos sabem que a integração é fundamental para cumprir as metas. Ao invés de atuarem isoladamente, as áreas atuam de maneira sincronizada, uma atuação estratégica e orientada para os mesmos resultados.

Maior produtividade e redução de custos

Seguindo a ideia da departamentalização e da organização, os profissionais conseguem ter maior desempenho. A tecnologia ajuda com a automatização, e o fluxo de trabalho é organizado. Todos compreendem a cadeia de ações, e o resultado final é atingido.

Esse é um cenário de maior produtividade, provocado pela definição dos processos internos. Com a delegação de tarefas, cada profissional sabe onde e quando atuar. Toda a gestão é otimizada a partir da visibilidade e da integração que acabamos de mencionar.

E se os profissionais se tornam mais produtivos, conseguem trabalhar de maneira eficiente, evitar retrabalhos e diminuir o tempo necessário para cumprir metas. Em consequência, melhoram a rentabilidade do negócio e diminuem os custos.

Afinal, um negócio com menos gargalos e desperdícios tem maior potencial de crescimento e desenvolvimento, pois gastam recursos de maneira estratégica.

Melhor estruturação do negócio

Outro grande benefício de se definir processos internos para escritório contábil é conseguir estruturar melhor seu negócio. O desenvolvimento sustentável de um empreendimento depende disso.

Um bom fluxo de trabalho, com processos bem definidos, é fundamental. Ele deve ser organizado para acompanhar o crescimento da empresa e ser estratégico. Quando isso acontece, o escritório consegue crescer de maneira robusta, pois apresenta uma atuação segura e consolidada. E é exatamente isso que dá condições para a expansão, mesmo em cenários de dificuldade.

Maior valor para o cliente

Falar de Contabilidade atualmente é pensar em maneiras de agregar valor ao cliente. Devido à má fama dos contadores perante muitos empresários, que os consideram meros burocratas, é preciso pensar em práticas que façam os clientes perceber que o serviço contábil é muito valioso.

Além de serviços consultivos, como a aplicação da Contabilidade Consultiva, é possível agregar valor ao se definir processos internos para escritório contábil.

Isso porque, ao eliminar gargalos, conferir produtividade e reduzir custos, o gestor contábil consegue investir mais em sua equipe. Na prática, melhora a qualidade das saídas e aprimora o resultado final. Dessa forma, o cliente percebe maior valor no serviço contratado, o que aumenta seu nível de satisfação.

E como já apontamos em outros momentos, um cliente satisfeito não é só um cliente passível de fidelização, mas também um cliente promotor. Em resumo, quanto maior o valor ofertado, maior a possibilidade de crescimento do escritório.

Maior competitividade

Todos os benefícios mencionados até o momento podem ser resumidos somente em um: maior competitividade do escritório contábil. Se seu negócio define processos internos, consegue maior integração, produtividade e estrutura para se desenvolver. Ao mesmo tempo, reduz os custos e oferece maior valor ao cliente. Tudo isso leva à expansão do negócio e do poder de fogo no mercado.

Quando se aproveita melhor todos os recursos que tem, a lucratividade aumenta. Isso possibilita ao gestor fazer melhores investimentos, posicionando o escritório de maneira estratégica. Uma gestão profissional é, assim, fundamental para crescer, e ela depende diretamente da definição dos processos.

Os desafios para definir processos internos

Qualquer gestor deseja usufruir dos benefícios que a definição de processos internos para escritório contábil proporciona. Como vimos, existem práticas simples que podem ser adotadas ao se definir processos de forma correta. Elas contribuem para atingir os objetivos propostos.

No entanto, há muitos desafios a serem superados nessa definição. Listamos a seguir 4 deles:

• Pensar nos processos que serão mapeados: ainda que todos os processos do escritório devam ser localizados e avaliados, é preciso dividir a operação em partes. No entanto, muitos gestores têm dificuldades para fazer esse recorte. Afinal, o que deve vir primeiro? De preferência, aqueles que apresentam mais gargalos ou que são interligados a muitos outros.
• Conhecer os envolvidos e se comunicar de forma eficiente: os processos internos do escritório contábil podem envolver profissionais e outros stakeholders. Sem identificar todos, é impossível definir os agentes e os beneficiados dos processos, bem como seus impactos no fluxo de trabalho. Da mesma forma, se torna impossível se comunicar de maneira eficiente.
• Elaborar métricas: em qualquer atividade, é preciso medir para gerenciar. Na hora de definir processos, o gestor deve elaborar as métricas que servirão de parâmetro para avaliar a eficácia dos resultados. Sem indicadores de desempenho, os processos continuarão sendo definidos com base em “achismos”.
• Determinar objetivos principais: além de saber por onde começar o mapeamento, o gestor deve definir a expectativa em cima de cada processo avaliado. Cada processo deve ter um propósito claro. Se não tiver, será um desperdício de recursos, e há muitos processos obsoletos em um escritório.

Definir os processos internos para escritório contábil é uma tarefa difícil, e há muitos desafios a serem superados. Dada sua importância, vale o esforço do gestor nessa tarefa, que pode levar o escritório a outro patamar.

Por fim, deixamos aqui uma dica final. Monitore os processos sempre. Os erros e os gargalos aparecerão, essa é uma certeza. Mas o monitoramento torna a correção e a otimização mais fácil. Veja breves dicas para otimizar seus processos:

• Adotar ferramentas essenciais para contadores, como colaboração em nuvem, gestão de tarefas;
• Adotar metodologias de produtividade, como Kanban;
• Utilizar um sistema de gestão eficiente;
• Identificar e eliminar gargalos;
• Automatizar processos.

Confira agora como fazer a gestão dos processos contábeis!