Contabilidade para MEI: quais são as possíveis atuações do contador para esse segmento?

Certo. Esse é um público que deve estar na mira do seu escritório de contabilidade. Afinal, sua ajuda ao pequeno empreendedor pode trazer muita prosperidade. E, se ele cresce, seus serviços contábeis serão ainda mais necessários. Mostramos, a seguir, as possíveis atuações do contador para os microempreendedores individuais. Acompanhe como a Contabilidade para MEI pode ajudar seu escritório!

Responsabilidades contábeis para MEI

O MEI – Microempreendedor Individual – foi criado em 2008 no Brasil para fomentar a formalização de trabalhadores informais. Com a proposta de carga tributária reduzida, o governo pretendia diminuir a informalidade, o que ocasionaria maior arrecadação de tributos. E, como mostramos anteriormente, os dados provam que a tentativa deu certo.

Atualmente, o MEI está enquadrado no Simples Nacional e pode arrecadar até R$ 81 mil por ano. Sua contribuição mensal varia de R$ 53,25 (comércio e indústria) a R$ 58,25 (comércio e serviços). Ao realizar o pagamento do imposto pelo DAS, o microempreendedor garante muitos benefícios previdenciários.

Mas e quando falamos de Contabilidade para MEI? De acordo com o Portal do Empreendedor, o MEI não é obrigado a contratar um contador, manter contabilidade formal ou ter livro caixa.

Suas responsabilidades contábeis são simples. Mensalmente, o microempreendedor deverá registrar o total das suas receitas. Ele pode adotar o Relatório Mensal das Receitas Brutas, no modelo disponível no Portal do Empreendedor, mas poderá realizar seu próprio controle da forma que preferir.

Além do registro mensal, existe a Declaração Anual, uma das principais obrigações do MEI. Essa declaração deve ser entregue anualmente até 31/05, salvo exceções. O documento comprova os rendimentos obtidos pelo MEI por meio de serviços ou venda de produtos. Mesmo que o microempreendedor não tiver obtido rendimentos, deverá realizar a declaração com os valores zerados.

E quanto à emissão de nota fiscal? É obrigatório ou não?

Emissão de nota fiscal e Contabilidade para MEI

Falar de Contabilidade para MEI é incluir o tema nota fiscal. Certo? Em alguma medida, sim. O MEI não precisa emitir nota fiscal para consumidor pessoa física. A obrigação surge quando o destinatário da mercadoria ou serviço for outra empresa e ela não emite nota fiscal de entrada. Se o destinatário emitir nota fiscal de entrada, o MEI não tem obrigatoriedade.

O microempreendedor não precisa emitir Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, salvo se desejar e por opção, conforme § 1º do artigo 106 da Resolução CGSN nº 140, de 2018. No entanto, em caso de operações interestaduais, ele deverá obrigatoriamente emitir documento fiscal.

O ponto de atenção neste caso é atentar-se para as normas específicas de cada cidade. O MEI deverá entrar em contato com a prefeitura para validar as informações e começar a emitir suas notas fiscais. Em geral, são processos simples e ágeis.

A atuação do contador junto ao MEI

Ainda que o MEI prescinda de contabilidade formal, existem formas do profissional exercer a Contabilidade para MEI. Declaração de faturamento, entrega da declaração anual, verificação do DAS, alteração de CNAEs, e emissão de nota fiscal são alguns exemplos. Mas há ações que são mais complexas e que merecem maior atenção. Elas retratam a atuação mais estratégica do contador, que é o cerne da Contabilidade Consultiva.

Quando isso acontece, o empreendedor vê mais valor no suporte contábil. Certamente, quando ele aumentar seu faturamento e crescer, entenderá que os profissionais de contabilidade exercem um papel fundamental no desenvolvimento de seu negócio.

Além disso, há microempreendedores que já enxergam o apoio do contador como estratégico. Mesmo se forem realizar apenas tarefas mais burocráticas. Isso se aplica especialmente àqueles que têm o faturamento atrelado às horas trabalhadas. Afinal, é melhor se dedicar à atividade fim e ganhar com ela do que perder tempo somente com as tarefas contábeis burocráticas.

Veja a seguir como atuar na Contabilidade para MEI e auxiliar esse empreendedor a alavancar o negócio.

Auxiliar na contratação de funcionários

De acordo com a legislação que regula o MEI, é possível que ele contrate um único funcionário. O profissional contratado deverá receber um salário mínimo ou piso da categoria, se houver. Apesar de essa contratação seguir as mesmas regras aplicáveis a outras empresas, o empreendedor possui muitas dúvidas neste momento.

Salário, terço de férias, INSS, FGTS. Há muitos direitos e encargos previstos na CLT relativos às relações trabalhistas. Ainda que exista somente um funcionário, os valores representam um custo para o microempreendedor. E esse custo deve ser projetado para que o empresário entenda a viabilidade. Afinal, o funcionário deverá ser pago corretamente, conforme legislação vigente.

Por isso, o auxílio na contratação de funcionários é uma grande oportunidade de atuação da Contabilidade para MEI. Ele precisará recolher a guia do FGTS, seguir as normas trabalhistas da CLT e administrar a folha de pagamento. Esse pode ser um grande desafio para um empreendedor iniciante.

Neste caso, o contador será responsável inicialmente por educar o MEI sobre os direitos trabalhistas do funcionário. Em seguida, apontar os custos que a empresa terá e o melhor regime de trabalho para o caso.

Educar sobre as melhores práticas contábeis

Uma das funções importantes da Contabilidade para MEI é a educação. Lembra que mencionamos que o objetivo da criação do MEI era tirar trabalhadores da informalidade? Isso significa que boa parte deles estão em sua primeira experiência como um empreendedor. É comum que não conheçam os processos financeiros e contábeis em relação a um negócio. Mas eles são fundamentais para o crescimento.

Por isso, o contador será um consultor para o empreendedor. E isso significa apontar as melhores práticas financeiras e contábeis, como:

• Otimização tributária, uma vez que, mesmo que os impostos estejam unificados pelo DAS, há risco de pagar maior percentual de imposto de renda (boa parte do lucro obtido se direciona para pessoa física);
• Educação sobre as possibilidades de futuro, como a migração para o Simples Nacional, caso o faturamento ultrapasse o limite legal;
• Separação entre a conta bancária pessoal e a conta bancária da pessoa jurídica como forma de ter controle financeiro;
• Apresentação de um planejamento financeiro personalizado para o empreendedor, em caso de contratação de funcionário;
• Educação sobre a importância do pagamento mensal da DAS e da emissão do relatório anual.

Além disso, o contador pode prestar auxílio na gestão de nota fiscal, porque essa é uma boa prática contábil para o negócio. Há pontos que o MEI não costuma ter conhecimento ou expertise para executar. E é neles que surge a oportunidade de Contabilidade para MEI.

Diante da obrigação de registrar o total de suas receitas mensalmente em formulário simplificado, o MEI deve fazer a gestão correta de suas notas fiscais de compras e vendas. Além disso, deverá mantê-las arquivadas pelo prazo de 5 anos, contados da data de sua emissão.

Auxiliar na obtenção de crédito

Uma importante atuação do contador é o auxílio na obtenção de crédito. A Contabilidade para MEI, em seu papel educativo, deve orientar o empreendedor com o melhor processo para conseguir crédito. Inicialmente, ele deve entender que a liberação de crédito depende de critérios de análise de cada instituição.

Após isso, escolher a instituição financeira é o primeiro passo. Além de apresentar as melhores condições de crédito, ela deve ser regularizada pelo Banco Central do Brasil. Se o MEI já contraiu e quitou um empréstimo na mesma instituição, o processo se torna mais fácil e com maior linha de crédito, uma vez que há o indicativo de bom pagador. Nessa escolha, o contador deve orientar o MEI a procurar os bancos públicos, pois podem oferecer melhores taxas de juros e prazos mais flexíveis.

Em seguida, o empreendedor deverá separar a documentação exigida para liberar a linha de crédito. Em geral, são documentos pessoais, Certificado MEI, CNPJ e comprovante de renda. Este último ponto específico poderia ser um problema, mas com a Contabilidade para MEI ele não é uma questão.

A comprovação de renda verifica se o MEI tem condições de efetuar o pagamento do empréstimo. Para tanto, o contador utilizará contratos de prestação de serviço, extrato bancário, Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos (Decore) e Declaração do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física (DIRPF).

Por fim, o empreendedor deverá apresentar os motivos para solicitação de crédito. A instituição financeira deve saber como o dinheiro será utilizado, e isso influencia no limite de crédito a ser liberado. Neste ponto, a Contabilidade para MEI poderá ajudar o empreendedor a elaborar um plano de investimento. No plano, constarão os motivos e os potenciais retornos, os prazos, a alocação do investimento e o valor necessário para cada investimento.

Sem dúvidas, com a Contabilidade para MEI, é mais provável que o empreendedor consiga obter seu crédito.

Alertar para os erros mais comuns cometidos pelo MEI e potenciais problemas

A Contabilidade para MEI deve funcionar de forma estratégica. Para que o contador seja um verdadeiro parceiro de negócios, deve se atentar às práticas exercidas pelo empreendedor. Além de pontuar as melhores medidas para o negócio, o profissional deve alertá-lo sobre os erros mais comuns que podem ocasionar problemas diversos.

Quanto à Declaração Anual, existem três erros comuns. O primeiro é perder o prazo final (fim de maio) para enviar o documento, o que pode ocasionar problemas com a Receita e demais órgãos públicos.

O segundo erro é falhar na digitação da declaração. O MEI que deixa para enviar sua declaração de última hora corre grandes riscos de não conseguir revisar os dados com calma. Em consequência, acaba errando em um dos 2 campos a serem preenchidos (valor bruto de faturamento e eventual funcionário contratado). Uma vírgula pode mudar tudo.

Por fim, omitir rendimentos ou elaborar uma declaração imprecisa é um problema comum. Como o MEI não é obrigado a emitir nota fiscal, a verificação do faturamento anual pode ser ainda mais complicada se não houver controle. As chances de omitir rendimentos aumenta. Por isso, é importante orientar o empreendedor a ter um controle rígido de seus rendimentos, com ou sem emissão de nota fiscal. Isso evita imprecisão ou omissão na hora de enviar a declaração, diminuindo as chances de a Receita Federal encontrar dados incompatíveis ao cruzar informações.

Além dos erros quanto à Declaração Anual, há outro problema comum que merece destaque: o crescimento de patrimônio incompatível. Há empreendedores que tentam ocultar algum bem (como pessoa física) ou o rendimento (como pessoa jurídica). Mas a Receita Federal cruza as informações pessoais (declaração de imposto de renda) e jurídicas para verificar se algo não condiz com os valores recebidos anualmente.

Diante de uma crescimento muito acima da média, sem justificativa plausível, o sinal de alerta do governo acende.

Auxiliar na migração para Simples Nacional

Outra atuação importante da Contabilidade para MEI é a migração para Simples Nacional. O processo mantém o mesmo CNPJ, e a migração ocorrerá para ME (Microempresa) ou EPP (Empresa de Pequeno Porte).

A transição de categoria ocorre de maneira automática (desenquadramento obrigatório) quando o empreendedor:

• muda sua natureza jurídica, tornando-se Empresário Individual ou EIRELI, ou passa a contar com um sócio;
• cresce e ultrapassa o teto de R$ 81 mil anual (ou proporcional ao tempo de abertura);
• compra mais de 80% do que o faturamento (exceto no ano de abertura);
• contrata mais de um funcionário ou paga salário acima do limite;
• abre uma filial ou participa de outra empresa;
• inclui atividade econômica vedada para MEI.

No desenquadramento obrigatório relacionado a excesso de receita bruta acima de 20% faz com que a empresa seja enquadrada como Simples Nacional desde janeiro do ano do excesso ou do mês de início da atividade. Neste caso, é preciso pagar os impostos e cumprir as demais obrigações de forma retroativa a esta data.

Quando o desenquadramento por obrigação não se relacionar a excesso de receita bruta, ele deverá ser comunicado na ocorrência do fato. O empreendedor selecionará o motivo correspondente e começará a recolher os tributos e a cumprir as obrigações de optante pelo Simples Nacional a partir do mês seguinte ao que ocorreu o motivo.

No desenquadramento por opção, é importante orientar o empreendedor sobre as melhores práticas nesse contexto. Se existe um planejamento para expandir a empresa, é ideal que o desenquadramento ocorra em janeiro do próximo ano, por exemplo.

Após efetivar o desenquadramento por opção até o último dia de janeiro, a empresa passa a ser considerada Optante pelo Simples Nacional desde 1º janeiro do ano da solicitação. Se fizer em outro mês, a consideração só será válida a partir de 1º de janeiro do ano seguinte.

Por fim, a Contabilidade para MEI se encerra, mas o contador deve alertar que a contabilidade passará a ser obrigatória para ME ou EPP. E essa é uma grande oportunidade de permanecer junto ao atual cliente. O desenquadramento, seja por opção obrigação, demanda a assinatura de um contador na documentação fiscal e contábil. Ele será responsável por cumprir as demais obrigações da empresa.

Dar baixa no MEI

Imagine que o MEI teve uma proposta de emprego irrecusável e desista de seu negócio. Ele precisará realizar a baixa no Portal do Empreendedor. Apesar de ser um processo simples, a Contabilidade para MEI pode atuar em alguns casos para cumprir duas obrigações acessórias:

• Realizar a Declaração (DASN) de Situação Especial: quem realiza o pedido de baixa até 30/04 deverá entregar a Declaração de Situação Especial até 30/06. Se a baixa for realizada em outra data, a entrega deverá ocorrer até o último dia útil do mês subsequente.
• Pagar as guias (DAS) em atraso e guia a relativa ao mês de baixa: o pagamento das guias é fundamental para que a dívida não seja cobrada pela Receita Federal.

O MEI que possui Bloco de Notas Fiscais também deverá cancelar o documento na Prefeitura e/ou na Secretaria de Estado de Fazenda.

A Contabilidade para MEI traz muitas opções de atuação do contador. Muitas delas não são meramente burocráticas, pelo contrário. Há práticas estratégicas que ajudam o empreendedor na compliance, na obtenção de crédito e na adoção de boas medidas de gestão.Em tempos difíceis, isso se torna ainda mais valioso. Veja o papel do contador consultivo na crise!