9 estratégias de relacionamento com cliente contábil que você precisa conhecer

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Muitos profissionais até possuem êxito na hora de prospectar clientes para contabilidade. No entanto, apresentam enorme dificuldade para mantê-los. Isso é um sintoma grave de que o relacionamento com cliente contábil não anda nada bem. Pensando nisso, separamos 9 estratégias de relacionamento para você colocar em prática e garantir uma cartela recheada!

Importância do relacionamento com cliente contábil

Você presta serviços contábeis com foco em imposto de renda. Seu concorrente também. Seu serviço é muito bem avaliado no mercado, que te vê como uma autoridade no assunto. O do seu concorrente também. Diante dessas semelhanças, por que determinado consumidor opta por um contador ao invés do outro? Sem sombra de dúvidas, pelo relacionamento.

O relacionamento com cliente contábil é o maior diferencial que um profissional pode ter. Quanto mais humanizado e próximo, melhor. Porque é uma demonstração prática de que você se importa com aquele cliente e com seu negócio. Considerando que o mercado contábil atual é permeado pela tecnologia, que assume muitas funções repetitivas e burocráticas do contador, o relacionamento com cliente contábil assume ainda maior importância.

Ao conhecer toda a realidade do negócio de seu cliente, você poderá atender ajustadamente às necessidades que ele apresenta. Será a solução das dores, o parceiro do empreendimento. É quem o ajudará a enfrentar os desafios do mercado. Consegue enxergar a importância de ter uma relação próxima? É a forma de personalizar seu serviço.

E como ter um bom relacionamento com cliente contábil? Com boas estratégias!

Estratégias de relacionamento com cliente contábil

Conheça seus clientes

Conhecer os clientes é o primeiro passo para um bom relacionamento com cliente contábil. Ao realizar o marketing contábil, você deve se lembrar que criou uma persona (personificação do público-alvo), que é para quem você dirige suas ações publicitárias. Esse perfil ideal de cliente já está ao seu lado neste momento. O que fazer? Conhecer a fundo o empresário que contratou seus serviços. Você deve saber como agir de acordo com o perfil do seu cliente.

Conhecer os perfis de cliente ajuda você a entender como determinado consumidor se comporta. Existe o cliente contábil desorganizado e aquele que não cumpre prazo. Existe aquele conversador, o tradicional que não gosta de tecnologia, e o nervoso. Há também clientes especialistas e iniciantes. Diante dessas características, você ajusta suas ações para atender às demandas e às necessidades daquele negócio.

Isso significa ir além da entrega das obrigações que já faz parte das suas funções de contador. Considerando que você é o profissional responsável por fazê-lo tomar decisões ótimas para o negócio, é necessário se adaptar à realidade do cliente e ao seu perfil antes de repassar informações que embasam as ações. Enquanto alguns preferem reuniões online, outros só querem presenciais. Uns preferem relatórios por e-mail, mas outros fazem questão no impresso.

Pense sempre em atuar de acordo com seus conhecimentos sobre o cliente. É a melhor forma de transmitir valor e de, realmente, resolver seus problemas.

É por isso que a empresária contábil Fernanda Rocha acredita que o relacionamento com cliente contábil é um dos pilares da Contabilidade Consultiva (contabilidade encarada como ciência da riqueza e baseada em relações próximas).

Veja no vídeo:

Além de conhecer o perfil do cliente, você precisa entender profundamente seu negócio e como ele se comporta ao longo do tempo. Entender o contexto em que se situa o cliente e sua empresa é fundamental, mas isso muda ao longo do tempo. Mudanças sazonais, fiscais e econômicas podem ocorrer, e o contador deve se atualizar frequentemente para atender aos anseios do cliente. O principal, neste ponto, é ter um relacionamento de confiança com o empresário para vencer as barreiras de comunicação, sobre as quais falamos logo a seguir.

Se você sabe como elaborar e apresentar uma proposta de serviços contábeis, essa é uma etapa que já ocorreu. No entanto, tenha sempre esse conhecimento em mente, pois ajuda a manter a confiança do cliente no seu trabalho. Afinal, você foi contratado para solucionar demandas, e somente conhecendo quais são elas você conseguirá resolvê-las com propriedade.

Utilize bons canais de comunicação

Outra estratégia importante para garantir um bom relacionamento com cliente contábil é ter canais de comunicação eficiente. Um problema relevante pode aparecer da noite para o dia, levando preocupação ao empresário. Como você é o parceiro de negócios dele, o solucionador dos problemas financeiros, certamente ele entrará em contato. Já pensou se ele não consegue contactar você?

Para evitar essa situação, tenha sempre diversos tipos de comunicação. Telefones, e-mail, redes sociais e chatbots (robôs de conversação) são algumas opções. Dessa forma, caso seu cliente esteja precisando de sua ajuda, ele se sentirá amparado.

Crie uma rotina de contato

A postura de um contador que se coloca como parceiro do negócio nunca é somente reativa. A proatividade é um trunfo nesse segmento profissional, e sobre ela falaremos melhor adiante. Nosso destaque aqui vai para um dos desdobramentos que ela apresenta: criar uma rotina de contato.

Acabamos de explicar que seu cliente, diante de um problema relevante, entrará em contato com você por qualquer meio. Mas, em situações normais, é importante criar uma rotina de contato para que você sempre tenha ciência sobre o andamento do negócio. Manter contato frequente é fundamental para o relacionamento com cliente contábil, pois fortalece o elo de confiança.

Se você não tem tempo para visitar o empresário, arrume. Em semanas mais apertadas, faça uma ligação mais demorada para deixá-lo com a sensação de amparo constante. É a melhor forma de você se preparar para possíveis mudanças criar soluções antecipadas para futuras demandas. Utilize ferramentas de videoconferência ou algo semelhante para essa rotina de contato.

Reuniões mensais, envio semanal de newsletter, contato telefônico a cada 15 dias. A periodicidade será definida por você conforme a demanda de cada cliente e a necessidade de aproximar dele e criar ou fortalecer esse vínculo.

Não use termos técnicos

A comunicação é um dos pilares de qualquer relacionamento. Se você deseja ter um relacionamento com cliente contábil eficiente, pense nisso. O contador não quer receber o rótulo de burocrata ou “darfeiro”. Por isso, não deve utilizar uma linguagem que o empresário não entenda. Pelo contrário, o interlocutor que deseja passar uma mensagem de forma inequívoca sempre deve utilizar uma linguagem próxima ao destinatário.

Se seu cliente quer receber informações diretas e práticas sobre certo relatório contábil, nada de dar explicações detalhadas e técnicas. Ainda que você seja especialista, o cliente quer saber como seu trabalho influencia positivamente no negócio. Em outras palavras, ele quer que você atenda às expectativas.

Uma ótima forma, inclusive, de apresentar demonstrações contábeis de forma interessante ao cliente é por meio de relatórios gerenciais confiáveis que embasam a tomada de decisão do empresário. Os números e cálculos são valiosos, mas devem ser traduzidos para que seu cliente enxergue o impacto no negócio, entendendo a realidade financeira de sua empresa.

Ou seja, evite termos técnicos contábeis e apresente um documento com linguagem acessível e fácil para um bom relacionamento com cliente contábil. Uma boa pedida são os recursos gráficos, com dashboards atraentes, da Nucont.

Seja a solução dos problemas

O relacionamento com cliente contábil se torna mais eficiente quando o contador se coloca como a solução dos problemas. Se você é um contador que aplica a Contabilidade Consultiva, isso já faz parte de sua rotina. A preocupação central do empresário é ter um negócio próspero, dentro das normas, que tenha lucratividade e seja competitivo no mercado. Por meio de suas ações, você pode ajudá-lo a conseguir tudo isso.

Afinal, o aconselhamento na tomada de decisões é uma das maiores demandas dos empresários atuais. Mas poucos são os escritórios que ofertam esse serviço. Em outras palavras, existe demanda, mas a oferta é baixa. Por isso, oferecer-se como a solução dos problemas é uma excelente estratégia de relacionamento com cliente contábil.

Ser a solução dos problemas é assumir o protagonismo. Como você já conhece quais são as necessidades daquele negócio, sabe que deverá pagar os tributos conforme o regime tributário adotado. Sabe que as demonstrações contábeis devem ser entregues periodicamente. Resolver toda a parte burocrática já é um pressuposto do seu trabalho. E a ideia é ir além. É se reposicionar estrategicamente para que o cliente entenda tudo que o contador pode oferecer a ele.

O contador precisa ser um parceiro do negócio, utilizando as informações valiosas contidas nos números, mas transformando esses dados em ações reais que resolvem os problemas. Em muitos casos, será preciso educar o empresário mudar o mindset predominante no Brasil, que acredita que toda empresa deve sonegar para se manter no mercado e que contador só existe para cobrar impostos.

Você, como parceiro de negócios, terá essa múltipla função de educar o empresário, ir além do cumprimento das obrigações burocráticas e se mostrar protagonista da solução, ensinando-o sobre certo problema. Mas deixe isso para depois. Resolva a questão, deixe-o tranquilo, depois oriente para que os erros não se repitam. Isso é relevante para um bom relacionamento com cliente contábil.

Imagine que você identificou alguns problemas graves. Mistura de despesas pessoais com empresariais, acúmulo desnecessários de passivo trabalhista, processo incorreto de emissão de notas fiscais, possível recolhimento a maior de tributos ou outras situações que prejudicam o negócio.

Ao invés de dar uma lição de moral e ensinar o empresário a evitar tudo isso, coloque a mão na massa. Proponha a implantação de um sistema financeiro integrado com a contabilidade, que garante controle e organização das informações financeiras, agilidade na comunicação e simplicidade na análise das informações. Faça reuniões periódicas para analisar resultados. Elabore gráficos e indicadores que evidenciam pontos de melhoria e controle na gestão da empresa. Seja, de fato, um apoio gerencial na tomada de decisões.

Assim, você conseguirá atender às expectativas de seu cliente, e apresentar resultados eficientes, como mensurar resultados financeiros, proporcionar uma gestão mais eficiente e resultados melhores (mais economia, mais lucratividade e mais geração de caixa).

Além disso, tenha em mente que você deve demonstrar valor ao empresário para que ele o veja como solução dos problemas. Uma pesquisa do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) concluiu que uma parte significativa dos empresários consideravam o contador somente como um cumpridor de obrigações contábeis. Essa impressão distorcida deve ser corrigida com o relacionamento com cliente contábil, especificamente na demonstração de valor.

Fique atento aos prazos 

Em sua proposta de serviços contábeis, constam todas a informações que o cliente precisa para avaliar sua contratação. Você delimita a forma como eles serão oferecidos, o que inclui prazos e regras para a entrega dos documentos, por exemplo. Obedecer a esses prazos é uma forma de prezar pelo relacionamento com cliente contábil em dois aspectos.

No primeiro, você se compromete a cumprir as obrigações acessórias no prazo correto, enviando ao cliente os documentos necessários para que ele também cumpra suas demandas. No segundo, o cliente envia a você a documentação dentro do prazo que você precisa para realizar seu trabalho. O fato de isso estar no contrato já evita situações constrangedoras caso uma das partes descumpra o combinado, o que é ótimo para a relação.

Mas esse aspecto é bastante burocrático. O mais importante para o relacionamento com cliente contábil em relação aos prazos é a educação sobre sua atividade.

Esclareça questões jurídicas e mantenha os clientes alinhados

Dentro dessa ideia de educar o empresário, uma importante estratégia de relacionamento com cliente contábil é esclarecer questões jurídicas. Os profissionais de contabilidade devem informar e educar seus clientes com relação à legislação e às obrigações acessórias e tributárias que cada negócio apresenta.

Alerte-os sobre os vencimentos de prazo para entrega de documentos, uma vez que o não cumprimento pode ocasionar multas com valores que comprometem seriamente o orçamento empresarial. Dê orientações que chamem a atenção do empresário para os riscos de não cumprir a lei e dê dicas sobre como proceder diante das situações.

Faça simulações que demonstrem o tamanho do prejuízo, contribuindo para que seus clientes tenham um comportamento mais responsável, facilitando seu trabalho e a parceria entre vocês. Isso faz com que você mantenha o empresário alinhado com suas propostas para o negócio.

E uma última dica: fique atento ao perfil do empresário se você preza pelo bom relacionamento com cliente contábil. Um cliente desorganizado pode precisar de mais ações educativas para que os prazos sejam cumpridos. Adote também uma margem de segurança para a entrega de documentação para evitar atrasos.

Seja proativo e tenha foco nas necessidades dos clientes

Você já ouviu falar na Técnica P.A.S.T.O.R.? Essa técnica de vendas é focada no problema do cliente. Se você a utilizou na hora da prospecção, sabe como ela é importante para que você seja proativo. Afinal, por ser focada no cliente, você teve uma reunião de briefing, que antecedeu a apresentação da proposta, destinada a conhecer os possíveis problemas daquela empresa. Não à toa, é ponto fundamental no relacionamento com cliente contábil.

Nesse encontro, um contador consegue vislumbrar pontos interessantes sobre o negócio. Em muitos casos, nem o empresário sabe que possui determinada demanda. Ao compreender a história da empresa e as motivações do empresário, você conhece o cenário de forma completa e visualiza as entrelinhas.

Nem sempre, o problema que o cliente diz ter é exatamente o problema que ele tem. Investigar e destrinchar os problemas, entender cada processo e ponto da operação fará com que você possa adotar ações preventivas, que evitam o aparecimento de problemas desnecessários.

A proatividade é, por isso, uma forma incrível de demonstrar e entregar valor. Uma mera mudança no regime tributário pode ocasionar uma economia relevante de recursos. As informações contábeis podem ter muita relevância para que você adote ações assertivas e exerça sua proatividade.

Surpreenda seu cliente com a solução para uma necessidade que ele sequer sabe que existe. Esteja atento às mudanças na legislação tributária e nas condições econômicas dos clientes. Ajuste o que for necessário e trabalhe como um verdadeiro cientista da riqueza, sempre apresentando suas investigações ao cliente para que ele participe do processo e veja sua proatividade em ação!

Ajude-o a analisar o contexto

Analisar periodicamente o contexto da empresa é uma excelente estratégia de relacionamento com cliente contábil. Ele quer saber porque seu negócio apresentou um faturamento diferente neste mês ou como aquela nova lei pode impactar em suas atividades. É sua função estabelecer esse diálogo para que ele sinta seguro em relação à saúde financeira do próprio negócio.

Pensar no contexto é somente a primeira etapa da metodologia da Contabilidade Consultiva. Ela é seguida pela análise das informações contábeis, pelo diagnóstico da situação e pela prescrição da solução do problema. Mas para que o cliente adote sua sugestão de “remédio” para aquele problema, é preciso criar confiança aos poucos, o que se inicia na análise de contexto.

A troca permanente de dados podem enriquecer a atividade de seu cliente. Isso inclui avaliações de especialistas sobre um assunto, pesquisas sobre o comportamento do mercado nos últimos anos, e informações sobre a concorrência. Existe um contexto grande no qual os empreendimentos estão inseridos, e ele deve ser considerado constante e necessariamente na hora de planejar ações.

E o contador é muito importante nessa etapa, porque é quem tem acesso a informações importantes. No entanto, como ressaltamos anteriormente, repasse esses dados de forma contextualizada em linguagem acessível. Assim, ele poderá tomar uma decisão fundamentada nas informações que você transmite, aproveitando oportunidades para se destacar da concorrência.

Uma maneira interessante de ajudar o empresário a analisar o contexto é com as páginas do Nucont, que demonstram como serviço levará a análise de dados para decisão. Os dados brutos da contabilidade são transformados em informações que guiarão o plano de ação, o que possibilita o aumento do lucro empresarial.

Sem dúvidas, será algo importante para seu relacionamento com cliente contábil.

Qualquer relação profissional deve ser permeada por ações que a nutrem, fortalecendo o vínculo entre os envolvidos. O relacionamento com cliente contábil é algo importante para que essa parceria dê frutos positivos para todas as partes. O cliente fica satisfeito com seus serviços, se fideliza e você garante sustentabilidade para seu escritório. Mas alimentar essa relação nem sempre é fácil.

Por isso, utilize as estratégias de relacionamento com cliente contábil que pontuamos. Conhecer os clientes, utilizar bons canais de comunicação e linguagem acessível, solucionar problemas reais e antecipar potenciais situações, orientar e educar o empresário são ações que você pode adotar neste sentido.Sem dúvidas, é uma forma de colocar em prática a Contabilidade Consultiva. Se você ainda não sabe o que é isso, temos um ótimo post sobre o assunto. Confira!