7 cuidados fundamentais na emissão de nf-e

O fato de ser algo comum não afasta a possibilidade dos erros, diante da variedade de detalhes. Por isso, o profissional deve verificar e corrigir tudo antes da emissão. Separamos alguns cuidados fundamentais na emissão de nf-e que devem ser observados pelos contadores, confira!

1. Conhecer os possíveis erros na emissão de nf-e

O primeiro cuidado que o contador deve adotar na hora da emissão de nf-e é conhecer os possíveis erros. O preenchimento errado da nota fiscal eletrônica impede a validação e a emissão da nota. Por isso, antes de começar o processo, o profissional deve verificar se o cadastro dos produtos e dos clientes da empresa estão atualizados e completos. Assim, na hora da emissão de nf-e, poderá realizar o processo de forma correta e automática.

Um campo que traz muita dúvida e pode ocasionar erro é o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). O código de 8 dígitos traz informações diferentes sobre o produto e é utilizado pela Receita Federal para identificar:

• Tratamento tributário aplicável a cada item;
• Grupo ao qual a mercadoria pertence;
• Grau de finalização da mercadoria;
• Matéria-prima da mercadoria.

Por isso, quem utiliza o código errado ou deixa de preenchê-lo causa problemas em toda a cadeia de tributação da nota fiscal.

Além do NCM, outros problemas ocorrem por falhas nos cadastros e desconhecimento do emitente.

2. Preencher corretamente a nota fiscal eletrônica

A prevenção de alguns problemas contábeis pode estar na comunicação de algo óbvio. Nós sabemos que bons contadores sabem, sem pestanejar, a forma correta de preenchimento e emissão de nf-e. No entanto, endossaremos a necessidade de essa atividade se dar de forma correta para que o processo seja finalizado. Por isso, na hora de emitir a nota fiscal, verifique os principais campos e como se deve preenchê-los. Veja a seguir:

• Descrição dos produtos de forma simples e detalhada;
• CFOP: o contador deve verificar se a descrição está de acordo com a Classificação Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), que é o número que identifica a transação da nf-e.
• NCM: é preciso consultar a tabela da Nomenclatura Comum do Mercosul e ver o que se encaixa em cada tipo de produto comercializado.
• Unidade: forma de medir o produto (metro, quilos etc.).
• Quantidade: quantidade de unidades de medidas (dois metros, 4 kg etc.).
• CST: a utilização do Código de Substituição Tributária é utilizado mesmo quando o produto não é tributado com Substituição Tributária (ST) de ICMS.
• Dados de Transporte: traz as informações obrigatórias sobre o frete da mercadoria, como nome e endereço da transportadora, CNPJ, Inscrição Estadual, placa do veículo com licenciamento, quantidades a serem transportadas, espécie dos volumes (caixas e outros recipientes), e peso da carga.
• Tributos: a emissão de nota fiscal engloba tributos como ICMS e ST, mas também cálculo e preenchimento de IPI, Pis e Cofins em alguns casos. O cálculo e o preenchimento devem ser feitos conforme o regime tributário, os produtos e a natureza de suas operações.
• Informações adicionais: campo destinado ao preenchimento de dados para os quais não há campo específico, como é o caso de concessão de créditos fiscais na nota para o destinatário.

3. Revisar informações para emissão e recepção de nf-e

O número de notas fiscais eletrônicas recebidas e enviadas pode ser enorme mesmo em um negócio de pequeno porte. Principalmente se a empresa se enquadrar no comércio de produtos. Em muitos casos, esse alto volume faz com que o contador negligencie a revisão das informações que constam na nf-e. Mas isso não deveria acontecer.

É preciso verificar cuidadosamente todos os dados na hora da emissão de nf-e, bem como no momento de recebê-la. Após a autorização eletrônica da Secretaria da Fazenda (SEFAZ), o profissional não consegue alterá-la, já que isso invalidaria o conteúdo do arquivo XML. No mesmo sentido, quando se recebe uma nota com erro, o destinatário passa a responder de forma solidária ao emitente da nota.

O mesmo ocorre quando o comprador recebe uma nota com erro de tributação. Ele não conseguirá compensar o imposto de entrada na saída do produto. Ou seja, um mero erro acarreta consequências para diversas pessoas envolvidas na transação. É fundamental evitar isso.

4. Conhecer – e evitar – as multas

Qualquer bom contador sabe que existe uma multa para o caso de deixar de cumprir uma obrigação ou de cometer um erro no processo de emissão de nf-e. Apenas para lembrar, a empresa que identifica o erro de não pagamento de tributo e faz uma denúncia espontânea no posto fiscal ao qual pertence deverá pagar uma multa de 20% do valor da NF-e. Esse valor é corrigido mensalmente pela taxa Selic.

E se ela não fizer a denúncia, e a Receita Federal perceber o erro? A multa varia de 75% a 150% do valor da nota fiscal eletrônica. É uma situação bem mais grave, sem dúvidas. E essa fiscalização e autuação pode ocorrer em 5 anos. Ou seja, a multa pode ser acrescida de cerca de mais 50%, também corrigida pela taxa atual da Selic.

5. Cuidar do XML e do DANFE

Na hora da emissão de nf-e, outro cuidado que o contador deve ter é com o XML e com o DANFE. Para que você não se esqueça, mais uma vez falamos do óbvio: o XML é o documento com validade jurídica e fiscal que deve ser armazenado por 5 anos. O DANFE apenas acompanha o transporte das mercadorias e não tem a mesma validade da nota fiscal, ainda que contenha as mesmas informações.

Se você já nem se lembra mais do conceito desses dois documentos, trazemos aqui:

• XML: arquivo virtual da nota fiscal eletrônica. É o padrão de registro da nf-e que deve ser seguido por todos os emitentes.
• DANFE: Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica. É uma representação gráfica e simplificada da nota que acompanha o transporte da mercadoria. Não tem valor fiscal, nem precisa ser arquivado. No entanto, traz a chave de acesso da nota, que pode ser usada para acessar o XML.

O contador deve cuidar da emissão de nf-e para gerar o XML e o DANFE corretos. Como falamos anteriormente, existem multas quando se emite o documento com erros. Um caminhão que transporta a mercadoria sem DANFE também pode receber multas.

6. Verificar o certificado digital

A emissão de documentos fiscais, contábeis, corporativos e jurídicos demanda segurança, validade e autenticidade. O certificado digital surgiu exatamente com esta finalidade: ser uma assinatura eletrônica da empresa com validade jurídica. Com ele, o empresário consegue assinar documentos digitais, enviar declarações à Receita e fazer a emissão de nf-e de forma segura.

Por isso, o contador deve verificar se o certificado digital está válido. Ele será solicitado no momento de assinatura da nota (o documento é vinculado à empresa, autenticando sua propriedade e a responsabilidade de emissão e preenchimento) e na transmissão (o emissor se conecta à Sefaz, que processa os dados e autoriza/rejeita o documento).

Em outras palavras, só com uma assinatura digital válida, o emissor da nota fiscal confirma a autenticidade do documento e comprova que foi sua empresa que o emitiu. Para adquirir ou renovar seu certificado digital, procure uma Autoridade Certificadora, instituição confiável e credenciada aos órgãos autorizados pela Receita Federal e pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

7. Dar orientações aos clientes

Além dos cuidados que o contador deve adotar na emissão de nf-e, ele deve orientar seus clientes sobre a importância dessa prática, bem como outros pontos relevantes sobre o documento fiscal. E isso começa pelo registro no órgão governamental.

Realizar o cadastro na SEFAZ do Estado

Antes de mais nada, o cliente deve conseguir uma liberação junto à Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ) para a emissão de nf-e. Isso é necessário para que os documentos fiscais sejam reconhecidos e aprovados. Após o registro, o empresário pode emitir as notas no site do órgão. É uma praticidade proporcionada pela plataforma governamental, mas que muitos gestores preferem ter um sistema próprio de emissão.

O auxílio do contador neste momento pode ser importante, porque existem empresas que não têm necessidade de emissão de nf-e. Outras não sofrem tributação direta dos impostos sob cada transação efetuada. Porém, mesmo diante dessas situações, o contador deve orientar seu cliente sobre a importância da geração desse documento.

Explicar a diferença entre NF-e, NFC-e e NFS-e

A nota fiscal eletrônica (nf-e) é o documento fiscal que deve ser emitido em determinadas situações. Ele facilita o armazenamento e o registro de todas as operações tributárias. Ligada à atividade cotidiana das empresas, como é o caso de compra, venda ou troca de mercadorias, deve ser emitida em boa parte dos casos.

No entanto, existem casos em que a emissão de nf-e não é obrigatória. É o que definiu o Protocolo ICMS 10/07. Os Microempreendedores Individuais (MEIs) não são obrigados a emitir nf-e. No entanto, em regra, empresas estabelecidas em outras formas são obrigadas a emitir o documento em caso de transformação de produtos (indústrias e fábricas) e venda para pessoas físicas ou jurídicas.

Mas o que seria NFC-e e NFS-e?

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) reúne em um único documento as informações de cupom fiscal e nota fiscal do consumidor. O foco é a transação com o cliente final, seja as operações de venda in loco ou em entregas a domicílio. A NFC-e oferece vantagens ao empresário, como acesso em qualquer dispositivo móvel, redução de custos e organização das notas geradas.

Já a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é direcionada aos que prestam serviço. Nela, incide o Imposto Sobre Serviço de qualquer natureza (ISS). É o que regula a interação tributária entre o prestador de serviço e a prefeitura. Da mesma forma que na emissão de nf-e, a NFS-e deve ser arquivada em XML por um período de cinco anos.

É fundamental informar ao cliente essas diferenças para que ele compreenda o papel de cada documento fiscal.

Verificar qual tipo de nota fiscal eletrônica deve ser emitida

Em seguida, o contador deve educar seu cliente em uma questão um pouco mais aprofundada sobre a emissão de nf-e: tipo de nota que deve ser emitida. Existe um tipo de nota obrigatória para cada área de atuação. A atividade da empresa é definida em sua CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas).

A comercialização de produtos, por exemplo, demanda emissão de nf-e com ICMS. No caso de produtos industrializados, o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) deve ser indicado. Se a empresa for de prestação de serviços, a nota devida é a NFS-e.

Adotar ferramentas integradas ao escritório

Se a inovação já faz parte de seu escritório de contabilidade, é seu dever levá-la adiante e orientar seus clientes a adotar soluções inteligentes. Os recursos digitais otimizam muitas tarefas de rotina, como controle de estoque, cadastro de produtos e clientes, dentre outras atividades. E essa otimização dentro da empresa facilita bastante a emissão de nf-e, que depende de dados atualizados e corretos.

A adoção de ferramentas tecnológicas minimizam as chances de erros durante a elaboração e a emissão das notas. Um sistema de gerenciamento específicos para a atividade, conforme falaremos adiante, pode ser de grande ajuda. Mas existem softwares empresariais que podem se integrar com os sistemas do escritório de contabilidade, facilitando ainda mais o trabalho dos contadores e dos empresários quanto às obrigações fiscais.

Essa medida favorece a produtividade, maximizando os resultados e evitando erros. Considere uma conversa com seu cliente sobre isso.

Software emissor de nota fiscal

Se você nota uma grande dificuldade do seu cliente em interagir com as plataformas governamentais de emissão de nf-e, pode sugerir a ele a adoção de sistemas especializados nesse serviço. É importante, porque muitos emissores gratuitos de nota foram descontinuados. Esses sistemas vêm, então, para auxiliar o cliente a administrar seus documentos fiscais.

Ainda que os contadores assumam essas obrigações de emissão de nf-e, o cliente deve saber essa tarefa básica em relação ao documento fiscal. Um bom software de nota fiscal possui funcionalidades interessantes, tais como:

• Preenchimento automático dos campos da nf-e: o software consegue automatizar a inserção de informações pertinentes, como empresa emissora. O cadastro de clientes possibilita a inserção automática desses dados, sem erros de digitação.
• Fácil acesso às notas emitidas: o software organiza e armazena todas as notas fiscais emitidas, facilitando o trabalho do gestor que precisa encontrá-las ou referenciá-las em outras notas.

Armazenar as notas

Por fim, a última orientação que o contador deve repassar ao seu cliente é a necessidade de armazenar as notas. Com o software específico, isso se torna mais fácil. Mas, mesmo sem a utilização dessa tecnologia, deixe claro que o XML deve ser armazenado pela empresa pelo prazo máximo de 5 anos a partir da sua emissão. A fiscalização pode solicitar sua apresentação, já que o XML substitui as notas fiscais impressas.

A emissão de nf-e é uma rotina contábil realizada por qualquer contador. Mas, por ser cheia de detalhes e regras, merece um cuidado a mais. As multas podem ser desastrosas para as empresas que você atende. Diante da possibilidade de prejuízo financeiro, o contador também deve atuar como um parceiro de negócio, explicando a seus clientes o principal sobre a emissão de nf-e e como ela pode influenciar na organização do empreendimento.Uma das formas de educar os empresários é manter um blog informativo, ou até mesmo um fluxo de emails com assuntos de relevância do seu público-alvo. Essa é, inclusive, uma estratégia essencial no marketing contábil e no relacionamento com o cliente. Conheça outras!