O trabalho remoto é uma realidade para vários profissionais, e o mercado de contabilidade está incluso! Atualmente, com o coronavírus e a necessidade do isolamento social, diversas empresas estão abraçando o home office como uma alternativa para não pararem e conseguirem manter os profissionais seguros e produtivos.
No entanto, o trabalho remoto para contadores, por mais que seja uma realidade, não é muito comum: a profissão muitas vezes vista como burocrática e “quadrada” está começando a adaptar suas rotinas para o trabalho em casa, e precisamos falar sobre isso.
Trabalho remoto para contadores é possível?
O trabalho remoto para contadores é possível, mas exige alguns cuidados, que irão influenciar diretamente na qualidade e na produtividade do que está sendo feito.
Falaremos sobre cada um desses cuidados mais adiante, mas já adiantamos questões como:
- organização das tarefas;
- uso da tecnologia;
- definição de horários de trabalho e espaços específicos para trabalhar;
- comunicação clara e próxima do consumidor;
- profissionalismo para lidar com as distrações e “tentações” de um trabalho em casa.
Benefícios do trabalho remoto para contadores
O trabalho remoto para contadores pode trazer diversos benefícios, se feito corretamente. A SAP realizou um estudo com empresas para avaliar qual é o impacto do home office no desempenho das tarefas e na qualidade do serviço prestado.
- 71% das empresas afirmaram que o gerenciamento baseado em resultados é mais relevante que a presença física;
- 54% relataram que a produtividade aumentou;
- 85% disseram que o engajamento e satisfação da equipe aumentou;
- 80% dos participantes declarou que o trabalho remoto auxilia na otimização de processos internos;
- 80% acredita que o trabalho remoto pode garantir a fidelização e atração de funcionários dentro das empresas.
Esses números apresentam pontos positivos do trabalho remoto para contadores, e que podem ser relevantes para que as empresas abracem esse modelo de trabalho com mais facilidade.
Dentre os benefícios mais marcantes, encontramos:
- otimização de tempo;
- melhora na produtividade;
- fidelização de funcionários valiosos para o escritório;
- maior produtividade gera resultados mais assertivos;
- redução dos custos com aluguel e manutenção do escritório;
- redução do tempo gasto em conduções para chegar até o escritório;
- otimização de processos internos;
- uso cada vez mais constante da tecnologia para entregar resultados.
Como criar uma rotina de trabalho remoto para contadores?
O segredo de um trabalho remoto de sucesso é saber organizar a sua rotina, conversar com os clientes e lidar com possíveis distrações no dia a dia.
Criar uma rotina produtiva e eficiente é a peça chave para conseguir levar toda a performance e potencial do escritório para dentro de casa, e é sobre isso que vamos falar agora.
1. Organize as tarefas
O primeiro passo é organizar as suas tarefas. Anote tudo o que precisa ser feito para cada cliente, evitando que algumas coisas sejam esquecidas.
Você pode organizá-las, por exemplo, por dias, ou por clientes. O importante é levantar todas as tarefas que precisam ser realizadas ao longo da semana para não esquecer de nenhum detalhe.
É primordial que tudo continue sendo entregue com agilidade e qualidade, e para isso a organização é fundamental.
2. Use ferramentas online
Uma das vantagens do mundo digital é a quantidade de ferramentas online disponíveis para organizar a rotina, mensurar o tempo de cada tarefa e, principalmente, garantir que tudo seja entregue dentro do prazo e com qualidade igual ou superior ao trabalho oferecido no escritório.
Nessas ferramentas online, você encontra opções para:
- organizar tarefas, como o Trello;
- gerenciar o tempo gasto com cada cliente, como Runrun.it;
- realizar reuniões com os clientes, como Google HangOuts, Duo ou Loop;
- aplicar a contabilidade consultiva, ajudando a desenvolver o relacionamento, crescimento e a consultoria com os clientes, como Nucont.
3. Crie uma rotina
Criar uma rotina é o que ajudará a virar a chave e fazer com que a produtividade seja constante mesmo dentro de casa.
Para isso, é importante pensar no que pode facilitar sua concentração: tomar um café com calma antes de começar a trabalhar, fazer pequenos alongamentos ao longo do dia para manter o corpo relaxado e em movimento, estabelecer horários para refeições e pausas, etc.
Usar ferramentas de organização de tarefas pode ajudar a criar essa rotina: é possível definir, por exemplo, o tempo e o horário em que cada tarefa será realizada, facilitando a organização e a criação da rotina em um trabalho remoto.
4. Mantenha o contato com os clientes
Apesar do trabalho ser remoto, é importante manter o contato com os clientes e trabalhar com um atendimento consultivo e adequado. Converse com seus consumidores e explique a eles que, apesar do momento exigir um trabalho remoto, você ainda está disponível para reuniões online e que todas as rotinas seguem normalmente, conforme o combinado.
Caso seja necessário realizar alguma reunião online com esses clientes, não se esqueça de se atentar para o visual: apesar do home office, é importante estar apresentável mesmo que online.
5. Crie listas de prioridades
Além de organizar as tarefas, é importante também trabalhar com as prioridades. Avalie a situação de cada cliente, principalmente considerando o cenário atual, e veja quais precisam de medidas prioritárias.
Estabeleça as prioridades e sempre comece o dia de trabalho com elas, garantindo que tudo seja feito com tranquilidade e antecedência.
Alguns clientes podem ter uma certa resistência ao trabalho remoto pelo medo de atrasos, por exemplo. Por isso, é importante que você foque em quebrar essa imagem e permita que seus consumidores vejam que o home office pode ser produtivo e uma boa alternativa para os contadores.
A ferramenta da Nucont e NANDA, ajuda nessa tarefa: estabelecer rotinas de contabilidade consultiva com os clientes, aumentar a fidelização dessas pessoas através de uma atuação estratégica e diferenciada.
6. Estabeleça horários de trabalho
Ter horários de trabalho bem estabelecidos pode ajudar a tornar o home office mais produtivo e garantir a qualidade de vida dos contadores.
Um dos erros mais comuns dos profissionais que estão começando a trabalhar com home office é não estabelecer os horários de início e término do expediente, além da pausa para almoço e lanche. Isso acaba fazendo com que o profissional trabalhe por muito mais horas, reduz a qualidade de vida e pode prejudicar o rendimento a longo prazo.
Por isso, o ideal é você estipular os horários: começando na hora certa e colocando um alarme para a hora das pausas e do término do expediente.
7. Mantenha sua equipe alinhada
Se você tem uma equipe no escritório de contabilidade, é importante manter todos alinhados. Uma conversa franca sobre a necessidade do home office nesse momento e as responsabilidades de todos deve acontecer para garantir que todos os profissionais estejam na mesma página.
Além disso, uma prestação de contas semanais sobre tudo o que foi entregue e quais são as pendências de cada cliente pode ser uma forma de garantir que a produtividade continue e os funcionários permaneçam comprometidos com o que precisa ser feito.
8. Crie um portfólio
O trabalho home office não é diferente do trabalho em escritório, apesar das circunstâncias serem distintas. Por isso, é interessante criar um portfólio com os clientes que estão sendo atendidos e todos os progressos que estão tendo durante esse período.
No momento, enfrentamos uma crise que pode prejudicar diversas empresas, principalmente as de pequeno e médio porte. Por isso, como contador, é interessante você ter registrado tudo o que foi feito e quais são os resultados das ações tomadas nesse momento tão delicado de mercado.
9. Estabeleça um local correto para trabalhar
Um detalhe que faz toda a diferença para garantir a produtividade no trabalho remoto para contadores é ter um local designado para o trabalho. Esse local precisa ser organizado, propício para concentração e ser capaz de virar a chave do “estou em casa” para o “estou trabalhando”.
Designe um espaço confortável para trabalho: certifique-se de que a cadeira usada não causará dor nas costas e garantirá uma boa postura para que o trabalho seja feito sem problemas.
10. Divulgue seu escritório
É importante que você divulgue o seu escritório e deixe claro que, apesar de estar funcionando remotamente, os contadores ainda estão trabalhando normalmente para atender seus clientes e garantir que todas as demandas sejam atendidas.
Muitas empresas podem precisar de um suporte diferenciado nesse momento, e até estarem em busca de um novo contador.
Por isso, é importante que você divulgue o seu escritório e tenha a certeza de que o mercado saiba que você está funcionando a todo vapor, mesmo durante essa crise.
O trabalho remoto para contadores é possível, mas exige muita organização e planejamento para que tudo consiga funcionar normalmente durante esse período.
Felizmente, a tecnologia pode ser uma grande aliada nesse momento, permitindo que os profissionais sejam capazes de organizar suas rotinas, estabelecer prioridades, gerenciar com tranquilidade e segurança todas as demandas dos clientes e, principalmente, oferecer um atendimento de qualidade.
O segredo para que o trabalho remoto não prejudique os clientes é justamente ser capaz de mostrar a cada um deles que a qualidade do trabalho e a eficiência da contabilidade seguem inabalados, independente de onde o trabalho está sendo executado.Que tal conhecer mais sobre a solução da NuCont para contadores? Conheça a plataforma e entenda como a NANDA pode te ajudar com insights para salvar empresas nesse contexto.