Obrigações acessórias: quais são elas e quais seus prazos?

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Afinal, com o passar dos anos, diversas regras e determinações mudaram no setor contábil e a necessidade de entregar ainda mais documentos cresceu consideravelmente.

Hoje, além das obrigações tributárias comuns, temos também as obrigações acessórias, ou declarações acessórias.

Obrigações acessórias, ou declarações acessórias, são documentos que contêm informações das empresas e que devem ser gerados e enviados todos os meses, a cada três, ou uma vez ao ano, dependendo do que precisa ser declarado.

O fato é que essas obrigações ainda geram algumas muitas dúvidas entre os profissionais contábeis e é por isso que trabalharemos cada uma delas neste artigo.

Aqui, você vai compreender em detalhes:

• O que são as obrigações acessórias, ou declarações acessórias;
• Quais são as diferenças entre obrigações acessórias e obrigações tributárias;
• Declarações acessórias comuns a todos os regimes tributários;
• Quais são as obrigações acessórias do Simples Nacional;
• Quais são as obrigações acessórias de Lucro Presumido;
• Quais são as obrigações acessórias de Lucro Real;
• Quais são os prazos para entrega das declarações acessórias;
• Quais são os livros fiscais e comerciais;
• O que fazer com todas essas informações.

Quer aprender um pouco mais sobre este assunto? Então continue a leitura!

O que são obrigações acessórias ou declarações acessórias?

As obrigações acessórias, ou declarações acessórias, são documentos de frequência mensal, trimestral ou anual, com dados sobre uma empresa, que precisam ser gerados e enviados aos órgãos fiscalizadores.

As declarações acessórias têm como objetivo mostrar ao governo todas as informações sobre receita efetiva, impostos apurados e também no que diz respeito à parte trabalhista, como folhas de pagamento e encargos gerados.

Ainda dentro das obrigações acessórias, existem também aquelas ligadas às atividades econômicas de algumas empresas, tais como dos setores imobiliários e da saúde.

Outro detalhe bem importante sobre as declarações acessórias é que essas obrigações variam de acordo com o regime tributário de cada empresa, e é por isso que o contador precisa ficar bem atento.

É preciso destacar também que as declarações precisam ser feitas e enviadas ao governo, seja ele municipal, estadual ou federal, de acordo com o grau da obrigação.

Atualmente, é comum que essas obrigações acessórias sejam enviadas pela internet, através de projetos como o eSocial e outras iniciativas similares.

Ao contrário do que muitos pensam, as obrigações acessórias não deveriam estar nas mãos dos contadores. Na verdade, são tarefas que podem (e devem) ser feitas pelo próprio cliente.

No entanto, é comum que as empresas deixem as declarações acessórias sob responsabilidade do escritório de contabilidade que a assiste.

O grande problema dessa prática é a inversão de prioridades. Ou seja, os contadores que antes poderiam estar usufruindo e praticando a Contabilidade Consultiva, acabam resumindo seus afazeres à entrega de documentos para o governo.

Quais são as diferenças entre obrigações acessórias e obrigações tributárias?

As obrigações tributárias são conhecidas por representarem o pagamento do tributo em si. Dentro dessas obrigações estão as taxas, os impostos, as contribuições e outros tipos de pagamento que precisam ser feitos pelas empresas.

Geralmente, é o momento mais doloroso para os clientes, pois é quando o dinheiro sai efetivamente do bolso dele.

Já as obrigações acessórias são responsáveis por documentar os pagamentos que foram realizados por cada tributo.

Isso quer dizer que as declarações acessórias se referem ao momento em que você será capaz de enxergar toda a movimentação de impostos pagos por seu cliente contábil.

Existem obrigações acessórias comuns a todos os regimes tributários?

Sim, algumas obrigações acessórias são comuns a todos os regimes tributários. São elas:

• EFD ICMS/IPI: Escrituração Fiscal Digital;
• Sefip/GFIP: Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social / Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social;
• Caged: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
• ECF: Escrituração Contábil Fiscal;
• Dirf: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• Rais: Relação Anual de Informações Sociais.

E comum ao Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional Facultativo temos:

• ECD: Escrituração Contábil Digital.

Explicaremos cada uma dessas declarações acessórias e as especificidades, conforme o regime tributário, a seguir.

Quais são as obrigações acessórias do Simples Nacional?

Como dito anteriormente, as obrigações acessórias vão variar de acordo com o modelo tributário da empresa.

Para o Simples Nacional, foram definidas as seguintes declarações acessórias:

• Defis;
• DAS;
• Dirf;
• DESTDA.

Defis

A Defis, Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, deve ser entregue todos os anos até o dia 31 de março do ano subsequente.

Essa obrigação acessória serve para comprovar ao Governo Federal que as empresas que estão enquadradas no Simples Nacional recolheram corretamente os tributos do ano-calendário anterior.

A Defis também apresentará as despesas que a empresa teve no ano analisado, sua distribuição societária, a quantidade de colaboradores naquele período, dentre outros detalhes.

DAS

O DAS, Documento de Arrecadação do Simples Nacional, é uma guia de recolhimento que unifica todos os impostos que devem ser pagos por uma empresa optante pelo Simples Nacional.

Nesse documento estão incluídos os seguintes tributos:

• IRPJ: Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica
• IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados
• CSLL: Contribuição Social sobre o Lucro Líquido
• Cofins: Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social
• PIS: Programa de Integração Social
• CPP: Contribuição Patronal Previdenciária
• ICMS: Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação
• ISS: Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza

Dirf

A Dirf, Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, deve ser enviada todos os anos pelas empresas que fazem a retenção de imposto, IRRF, e que optaram pelas contribuições retidas dos seus fornecedores.

DESTDA

A DESTDA, Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação, é uma obrigação mensal voltada para micro e pequenas empresas.

Ela é responsável pelo recolhimento do ICMS das diferenças de alíquotas entre estados e substituição tributária.

Outras declarações acessórias do Simples Nacional

Assim como destacamos antes, o Simples Nacional possui obrigações acessórias em comum com os outros regimes tributários.

Desse modo, além as que acabamos de citar, também precisam ser entregues as seguintes declarações acessórias:

• ECD (facultativa);
• EFD ICMS/IPI;
• Sefip/GFIP;
• ECF;
• Dirf;
• Rais
• Caged

Aprenda mais sobre o Simples Nacional assistindo a este vídeo da Fernanda Rocha, fundadora do Movimento Contabilidade Sem Chatice e da Nucont

Quais são as obrigações acessórias do Lucro Presumido?

As obrigações acessórias do regime tributário Lucro Presumido são um pouco diferentes das que acabamos de explicar referentes ao Simples Nacional. Por outro lado, se assemelham bastante às declarações do Lucro Real.

Assim, as declarações acessórias do Lucro Presumido são:

• DES;
• DCTF;
• EFD Contribuições;
• SPED Fiscal;
• GIA Estadual;
• GIA — Substituição Tributária;
• LFE;
• Siscoserv.

DES

A DES, Declaração Eletrônica de Serviços, é uma declaração de cunho municipal, voltada para empresas prestadoras de serviços, que auxilia na declaração ao fisco sobre os serviços prestados durante o mês.

Essa obrigação acessória, no entanto, só é exigida para algumas prefeituras. Assim, para saber se precisa gerar a DES do seu cliente, é preciso entrar em contato com a prefeitura onde a empresa dele está registrada.

DCTF

A DCTF, Declaração de Débitos Tributários Federais, é de competência da União, e trabalha informações referentes a impostos federais tais como CSLL, IPI, IRPJ e IRRF.

EFD Contribuições

São contribuições que fazem parte do Sistema Público de Escrituração Digital, SPED, e consistem em uma obrigação fiscal.

O envio do EFD Contribuições envolve a:

• contribuição para o PIS/Pasep;
• contribuição da Cofins;
• escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a receita bruta.

SPED Fiscal

O SPED Fiscal é um sistema que surgiu como uma iniciativa do governo para simplificar processos de arquivamento, envio e validação das obrigações fiscais. Com o SPED, você encaminha para o governo federal as apurações do ICMS e do IPI.

Em alguns estados não é necessário entregar a GIA, somente o SPED.

GIA Estadual

A GIA Estadual é a Guia de Informações e Apuração de ICMS. Essa declaração acessória é responsável por apurar individualmente os contribuintes a respeito do ICMS e voltada apenas para contribuintes que possuem Inscrição Estadual.

GIA – Substituição Tributária

A GIA de Substituição Tributária, também conhecida como Guia de Informações e Apuração de ICMS-ST, é utilizada para informar ao governo estadual as apurações individuais dos contribuintes quanto ao ICMS-ST.

Essa obrigação acessória é necessária para contribuintes que vendem produtos sujeitos aos regimes de ST.

LFE

O LFE, Livro Fiscal Eletrônico, é necessário apenas para empresas de Brasília.

Ele é utilizado para informar à Receita Federal quais são os contribuintes que constam ICMS e/ou ISS no Distrito Federal.

Siscoserv

O Siscoserv, Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio, é necessário para controlar dados de serviços de exportações e importações.

Outras declarações acessórias do Lucro Presumido

Além dessas particularidades, as empresas de regime tributário Lucro Presumido precisam providenciar a entrega de outras declarações acessórias. São elas:

• ECF;
• Dirf;
• Rais;
• Caged;
• ECD;
• EFD ICMS/IPI;
• Sefip/GFIP.

Quais são as obrigações acessórias do Lucro Real?

Algumas obrigações acessórias citadas anteriormente para o Lucro Presumido também se aplicam para as empresas optantes do Lucro Real:

• DES
• GIA
• DCTF
• EFD Contribuições

Além dessas, esse regime tributário conta com mais algumas declarações acessórias que precisam ser acompanhadas, que são:

• Sintegra;
• EFD ICMS/IPI;
• Sefip/GFIP;
• Caged;
• ECD;
• ECF;
• Dirf;
• Rais;
• DIRPF.

Sintegra

O Sintegra, Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços, é uma obrigação acessória direcionada aos contribuintes que estão sujeitos ao recolhimento de ICMS, e que utilizam o PED, Processamento Eletrônico de Dados para emitir documentos fiscais.

Os usuários de ECF, Equipamento Emissor de Cupom Fiscal, também precisam gerar com essa declaração acessória.

É interessante destacar que o Sintegra está caindo em desuso após a implantação da EFD ICMS/IPI. Por isso, é necessário que você verifique se no estado que está a empresa do seu cliente esse envio permanece ou não obrigatório.

EFD ICMS/IPI

O EFD ICMS/IPI, Escrituração Contábil Digital, também compõe o SPED, e veio para substituir a escrituração de alguns livros de papel, sendo eles o:

• Registro de Entradas;
• Registro de Saídas;
• Registro de Inventário;
• Registro de Apuração do IPI;
• Registro de Apuração do ICMS;
• Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP) e o de Controle de Produção e Estoque.

O envio dessa declaração acessória permite que o contribuinte dispense o Sintegra, exceto nos casos em que a empresa trabalha com um regime especial.

Para saber se isso se aplica ou não ao seu cliente, é preciso confirmar as condições do estado onde o negócio dele está inscrito.

Sefip/GFIP

O Sefip/GFIP, Sistema Empresa de Reconhecimento do FGTS e Informações à Previdência Social, é uma obrigação acessória que consiste em uma declaração com informações trabalhistas relativas ao FGTS e à Previdência Social.

Essa declaração acessória é obrigatória para todas as empresas, inclusive aquelas que não têm funcionários registrados.

Caged

O Caged, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, é responsável por informar as demissões e admissões dos funcionários registrados pelo regime CLT.

Essa declaração acessória também é utilizada pelo Programa de Seguro-Desemprego e costuma ser consultada para que seja possível conferir os vínculos trabalhistas.

ECD

A ECD, Escrituração Contábil Digital, também é uma obrigação federal do SPED.

O objetivo da ECD é substituir as escriturações que aconteciam via papel para os seguintes livros:

• Livro Diário e seus auxiliares;
• Livro de Balancetes Diários, balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos transcritos;
• Livro Razão e seus auxiliares.

ECF

A ECF, Escrituração Contábil Fiscal, é responsável por substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).

O papel dessa escrituração é informar as operações que influenciam na composição da base de cálculo e do valor devido do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica, IRPJ, e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, CSLL.

Dirf

A Dirf, Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, é uma declaração responsável por informar junto à Secretaria da Receita Federal do Brasil a respeito das retenções de impostos efetuadas nos pagamentos e recebimentos realizados pela empresa.

Essa obrigação é devida por todas as pessoas jurídicas e é preciso informar o valor do Imposto de Renda e/ou da contribuição na fonte, rendimentos pagos ou creditados para beneficiários, residentes ou domiciliados no exterior o pagamento de crédito, entrega, emprego ou remessa, mesmo que não haja retenção de imposto.

Rais

A Rais, Relação Anual de Informações Sociais, é responsável por garantir que o governo tenha controle sobre as atividades trabalhistas do país, identificando o trabalhador que tem direito ao abono salarial PIS/Pasep.

DIRPF

A DIRPF, Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física, é aplicada aos sócios de empresas que fazem parte desse sistema.

Os sócios do negócio que se enquadram nessa declaração acessória precisam fazer essa declaração para garantir que estão em dia com as obrigações fiscais.

Quais são os prazos para entrega das obrigações acessórias?

As declarações acessórias precisam ser entregues em diferentes momentos do ano.

Para lhe ajudar na organização, separamos em entregas mensais e anuais.

Declarações acessórias mensais

• DES, Declaração Eletrônica de Serviços
• GIA, Guia de Informação e Apuração do ICMS:
  • I – finais 0 e 1 – até dia 16;
  • II – finais 2, 3 e 4 – até o dia 17;
  • III – finais 5, 6 e 7 – até dia 18;
  • IV – finais 8 e 9 – até dia 19.

• Sintegra, Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços:
  • até o dia 15 do mês subsequente ao período da apuração.

• EFD ICMS/IPI, Escrituração Contábil Digital:
  • até o dia 25 do mês subsequente ao período da apuração.

• DCTF, Declaração de Débitos Tributários Federais:
  • até o 15º dia útil do 2º mês subsequente ao mês de ocorrência dos fatos geradores.

• EFD Contribuições:
  • até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao de referência da escrituração

• Sefip/GFIP, Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social:
  • até o dia 7 de cada mês, prazo que também serve ao pagamento da GFIP – Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social.

• GPS, Guia da Previdência Social:
  • até o dia 20 de cada mês.

• Caged, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados:
  • até o dia 07 do mês subsequente ao mês de referência das informações.

Declarações acessórias anuais

• ECD, Escrituração Contábil Digital:
  • até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.

• ECF, Escrituração Contábil Fiscal:
  • até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira.

• Dirf, Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte:
  • até o último dia útil de fevereiro de cada ano. Comprovantes de rendimentos gerados pela DIRF devem ser entregues aos beneficiários também até o último dia útil de fevereiro de cada ano para realização da Declaração de Imposto de Renda.

• Rais, Relação Anual de Informações Sociais:
  • até o início do mês de março de cada ano.

• DIRPF, Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física:
  • até o último dia útil do mês de abril.

Quais são os livros fiscais e comerciais?

A legislação determina que as empresas optantes do regime tributário Lucro Real adotem alguns livros comerciais e fiscais para registros e controles de operações e prestações.

No entanto, vale lembrar que os livros fiscais estão sendo substituídos pela SPED. Isso significa que, à medida que as empresas se modernizam e adotam essa nova prática, esses livros vão ficando obsoletos e desnecessários.

As empresas que ainda não utilizam a ECD e a ECF devem se atentar à necessidade dos livros mercantis, que são:

• Livro Diário;
• Livro Razão;
• Livro de Registro de Duplicatas;
• Livro Caixa;
• Livro Registro de Inventário;
• Livro Registro de Entradas;
• Livro para Registro Permanente de Estoque;
• Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur);
• Livro de Movimentação de Combustíveis.

Livro Diário

O Livro Diário constitui no registro básico da escrituração contábil da empresa, no qual são lançados os atos e/ou operações de atividade, ou o que modifica ou pode modificar a situação patrimonial daquela pessoa jurídica.

Livro Razão

O Livro Razão precisa ser mantido em ordem e seguindo as normas contábeis. Ele é utilizado para resumir e totalizar, por meio de conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Livro Diário citado anteriormente.

No Livro Razão a escrituração precisa ser individual e seguir a ordem cronológica das operações.

Livro de Registro de Duplicatas

O Livro de Registro de Duplicatas é obrigatório para as empresas que realizam vendas a prazo com emissão das duplicatas.

Livro Caixa

O Livro Caixa ajuda a demonstrar a movimentação financeira e bancária de uma empresa.

Esse livro, no entanto, pode ser dispensado caso o negócio já trabalhe com um Livro Razão e um Livro Diário escriturados de acordo com as práticas indicadas.

Livro Registro de Inventário

O Livro Registro de Inventário deve ter informações sobre mercadorias, produtos manufaturados, matérias-primas, produtos em processo de fabricação e bens em almoxarifado existentes na data de balanço patrimonial ao fim de cada apuração.

Livro Registro de Entradas

O Livro Registro de Entradas é responsável por identificar os fornecedores e as compras de bens destinados à indústria ou ao comércio.

Livro para Registro Permanente de Estoque

O Livro para Registro Permanente de Estoque está destinado às pessoas jurídicas que, no dia a dia, exercem atividades relacionadas à compra e venda, incorporação e construção de imóveis, além do loteamento ou desmembramento de terrenos para vendas.

Para pessoas jurídicas que não exercem essas atividades, o controle permanente de estoques não é obrigatório.

Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur)

O Livro de Apuração do Lucro Real, chamado de Lalur, é onde a apuração do Lucro real, do Imposto de Renda Pessoa Jurídica e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido devem ser registrados.

Livro de Movimentação de Combustíveis

O Livro de Movimentação de Combustíveis precisa ser escriturado diariamente por postos revendedores de combustíveis, para manter o controle das transações.

Quais devem ser os seus próximos passos?

Com tantos detalhes a serem analisados é comum que os contadores se sintam confusos na hora de cumprir com todas as declarações acessórias. Ainda que, conforme dissemos anteriormente, as obrigações acessórias não sejam responsabilidade dos contadores, mas, sim, dos empresários.

Existe a opção de se trabalhar com a automação dos processos, o que ajuda a tornar a rotina do setor contábil muito mais eficiente, prática e ágil.

A tecnologia começou a transformar o mercado contábil e precisa ser considerada no dia a dia a fim de melhorar os processos internos desses escritórios.

O grande desafio da classe contadora neste momento é entregar todas essas atividades e , ao mesmo tempo, praticar a Contabilidade Consultiva.

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