Melhorias na contabilidade: leve seu escritório a outro patamar

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Muitos acabam descrevendo o contador como o mal necessário, o cara que calcula os impostos e dá aquela ajuda na sonegada (ainda que seja o último a ser pago no mês). Uma triste realidade, não é mesmo?!

Com o passar do tempo, a figura do empresário contábil foi se transformando. Aquilo que era desvalorizado passou a ser valorizado, e toda a informatização e tecnologia trouxeram novos modelos de negócio ao jogo. O papel do contador foi inteiramente modificado, e o ambiente completamente competitivo o forçou a se adaptar a essas mudanças.

Mas, uma série de dúvidas sempre pairava na mente de cada contador: Como melhorar meu escritório? Como me destacar? Como ser levado a outro patamar? Com melhorias na contabilidade.

Vamos te mostrar como fazê-las, quais as melhores e piores técnicas para se destacar e transformar sua empresa em um escritório contábil de renome. Vamos lá?

Cenários comuns de escritórios

Para ilustrar as formas de aplicação e transformação contábil, é interessante trabalhar com os dois extremos: um escritório que apresenta problemas em sua gestão e um escritório bem sucedido. A partir deles, entenderemos quais as práticas menos e mais saudáveis na hora de aplicar melhorias na contabilidade.

Exemplo de escritório com problemas

O primeiro exemplo trata de um escritório que começou muito bem, mas acabou se afundando em dívidas.

O ano era 2016, um início bem contemporâneo comparado aos escritórios tradicionais. Dois contadores recém formados decidiram unir suas economias e abrir seu próprio escritório. Investiram pesado em infraestrutura, gastando em torno de R$ 20 mil logo no início. O escritório era perfeito, lindo, altamente equipado, mas faltava uma coisa: clientes.

Os dois sócios apelavam para todas as formas de captação de clientes, desde o boca a boca até um anúncio de revista, que lhes custaram as últimas moedas. E o resultado foi um desastre: captaram 5 clientes com o boca a boca e 0 clientes pela revista.

A verdade doía e era muito cruel.

Os clientes que captavam só traziam dores de cabeça, não sabiam muito bem como contornar as objeções, e as reuniões eram sofridas.

“Lembro-me de uma reunião em que o cliente, com a cara fechada e voz ríspida gritou: ‘Tive problemas com meu antigo contador, sei que terei com você! Vamos só minimizar as dores de cabeça por favor.’ Foi horrível, me senti impotente.”

Em 2017, a inadimplência só crescia e eles estavam indo ladeira a baixo. Eles não sabiam vender, não eram pagos e ainda tinham clientes que não davam o menor valor para os serviços prestados. Já era! As contas não se pagariam sozinhas.

Como pagar o aluguel e arcar com toda a infraestrutura (internet, contas de água, luz, deslocamento, alimentação, lenços de papel para enxugar as lágrimas)?

O escritório ia de mal a pior. Os dois sócios não sabiam o que fazer. Desistir era uma opção? Não havia escapatória.

Só de pensar em uma história assim, os nervos chegam a tremer, certo? A barriga chega a gelar só de imaginar. Mas, calma. Veja a seguir um exemplo de escritório bem sucedido. Vamos entender o que um escritório que cobra honorários maiores do que R$ 3 mil reais faz.

Exemplo de escritório bem sucedido

O escritório bem sucedido também é coordenado por 2 sócios. Só que a realidade é um pouco diferente.

Com cerca de 34 clientes nichados, possui informatização completa, uma sede em uma das melhores regiões de São Paulo, ticket médio de R$ 1.200,00 e um trabalho que vai além das entregas básicas. A empresa contábil tem uma participação ativa no crescimento, na aceleração e na organização de startups de todo o Brasil.

A situação é totalmente oposta a anterior. Os dois contadores aplicam todo o conhecimento técnico para orientar cada tomada de decisão e participar delas. A papelada se tornou digital, e o menor dos problemas é a inadimplência, porque eles são os responsáveis pelo sucesso das empresas.

O uso da tecnologia vai além da automatização de processos, pois eles conseguem aplicar I.A. e softwares para ajuda em análises gerenciais. É um conjunto completo de melhorias na contabilidade.

Altos honorários, clientes que valorizam os serviços e uma aplicabilidade real das informações. É a contabilidade perfeita, não é?! E se te contarmos que as duas histórias são do mesmo escritório e que só existe uma distância de um ano entre as duas?

Exatamente! Essa é a história da Contabme, comandada por Rafael Pediconi e Rafael Henrique, um escritório contábil de São Paulo e que tem cada vez mais sucesso com aplicações da contabilidade.

Mas como eles são capazes de mudar tanto? Eles compreenderam as demandas dos clientes e do mercado, e adequaram seu escritório com melhorias na contabilidade. E, claro, com contabilidade consultiva.

Demandas do cliente

O primeiro passo que os sócios perceberam é que os clientes possuem demandas reais. E é preciso enxergá-las além do que se mostram. Porque seu cliente não sabe o que ele precisa. Ele pode saber o que quer e deseja pagar menos pelos seus serviços. E isso não ajuda nenhum dos dois.

Muitas vezes uma transação, uma mudança na régua de cobranças, a adequação de prazos médios, e a saída de um beco escuro é muito melhor do que pagar menos para o contador.

E é isso que você precisa mostrar para o seu cliente. Não basta só dizer.

E quais são as demandas do cliente? Atendimento personalizado, gestão consultiva e comunicação próxima.

Atendimento personalizado

Quando você procura por um profissional de saúde, está prezando pelo seu bem-estar. Ao procurar um advogado, deseja resolver alguma questão jurídica pessoal ou relativa a um possível negócio.

Nas duas situações, o atendimento desses profissionais deve se ajustar exatamente às suas necessidades, certo? Não basta que eles façam uma abordagem genérica, porque ela provavelmente não resolverá suas questões.

O mesmo acontece com o cliente que procura o contador. Sua demanda é ter um atendimento personalizado, que o satisfaça e resolva seus problemas.

Se ele precisa de alguém para ajudá-lo a compreender os relatórios de contabilidade para aprimorar a gestão e as margens de sua empresa, não adianta você oferecer outro serviço que não o interessa naquele momento.

No início do ano, precisa estimar o orçamento e os valores de tributos que serão cobrados? Ótimo. Faça isso.

Um contador que realiza um atendimento personalizado, que é uma das melhorias na contabilidade, como falaremos adiante, demonstra valor a seu cliente. Isso vale muito mais do que ser apenas um profissional sorridente que bajula o público-alvo.

Nosso foco, ao atendê-lo de maneira específica, é ser um parceiro do negócio e oferecer uma gestão consultiva, não se esqueça.

Gestão consultiva

De acordo com pesquisa da Wasp Barcode Technologies, realizada com pequenas empresas, os entrevistados tiveram a oportunidade de listar algumas coisas que os incomodam em relação a seus contadores. Falhas em oferecer conselhos e educar o empresário são algumas delas. A reatividade ao invés da pró-atividade, assim como a falta de orientação, foram outras reclamações.

E o que isso quer dizer? Que há uma demanda por um contador que ofereça uma gestão consultiva. Os clientes atuais não desejam profissionais que apenas processem seus números.

Afinal, contadores possuem uma visão privilegiada (e técnica) sobre a vida financeira de um negócio, podendo exercer funções que realmente façam a diferença em uma empresa.

Atuar oferecendo Contabilidade Consultiva é uma forma de fortalecer sua proposta de valor, inclusive. É uma das melhorias na contabilidade que podem levar seu escritório a outro patamar.

Comunicação mais próxima

O atendimento personalizado ao cliente se traduz em uma gestão consultiva. E qual o cerne de tudo isso? A comunicação próxima. Essa é uma demanda evidente dos clientes em relação às melhorias na contabilidade, porque nem todos os profissionais se dão conta da importância dessa proximidade.

Quer entender melhor esse ponto? Coloque-se no lugar do empresário. Retome os exemplos que demos sobre ir a um profissional de saúde ou procurar um advogado. Para que eles compreendam suas “dores”, devem prezar por uma comunicação transparente, objetiva, que não deixe margem para dúvidas.

Os profissionais devem ler as entrelinhas de seus problemas, porque, em muitos casos, as questões são mais profundas do que aparentam.

O contador, ao se relacionar com seu cliente, deve fazer o mesmo. Como pontuamos no início, muitos empresários sequer sabem quais são suas reais necessidades. Mas, com experiência e atenção, um bom contador consegue vê-las. A comunicação próxima é fundamental.

Demandas de mercado

Além das demandas dos clientes, existem demandas do o mercado contábil, que passou por muitas mudanças. As questões valorizadas há tempo atrás não valem nada hoje. E você precisa acompanhar esse movimento.

Estamos claramente em um bifurcação mercatal. Vemos a contabilidade online, com sua alta automatização e seus preços baixos, e a Contabilidade Consultiva, com a participação ativa na tomada de decisões.

Nosso viés é bem claro. Queremos a valorização do serviço contábil e melhorias na contabilidade, por isso dizemos que o caminho a se seguir é o de se tornar um braço direito de cada empresário. E para isso, você precisa adequar seu escritório.

Para isso, deve compreender as principais demandas do mercado: tecnologia, automação de processos e ação ativa e consultiva.

Tecnologia

A Receita Federal e os órgãos públicos se informatizaram nos últimos anos. O envio de dados, os registros e a manutenção de arquivos passou a ser digital. A contabilidade se transformou.

Por isso, a tecnologia se tornou uma demanda urgente no mercado, porque os escritórios precisam estar prontos para cumprir suas obrigações conforme as transformações.

E essa tendência do uso de arquivos digitais se intensificará nos próximos anos. Gestão Eletrônica de Documentos, computação em nuvem, softwares de gestão integrados com o ERP do cliente são o mínimo necessário para prestar um bom trabalho. E o melhor exemplo de que a tecnologia é uma realidade é o serviço de contabilidade digital já prestado por startups.

Automação de processos

A transformação digital aplicada ao setor contábil traz um desdobramento, uma das melhorias na contabilidade mais necessárias para ter sucesso no escritório: automação de processos. Inúmeras tarefas burocráticas continuam sendo executadas por profissionais que deveriam se voltar para ações estratégicas.

Por isso, há uma grande necessidade de se automatizar os processos internos de um escritório de contabilidade. Simplificar tarefas complexas e relegar à tecnologia as tarefas repetitivas é fundamental.

O contador não pode perder tempo salvando relatórios na pasta, para depois enviá-los ao cliente por e-mail. Nem ficar por conta de avisar ao colega que terminou sua tarefa para que ele inicie a execução de sua parte. Tudo isso é perda de tempo. E tempo é dinheiro.

A automação de processos é o que permite ao contador se voltar para uma ação ativa e consultiva.

Ação ativa e consultiva

Se você quer fazer melhorias na contabilidade, deve ter em mente uma demanda do mercado: a ação ativa e consultiva por parte do profissional. Atualmente, a tecnologia já consegue realizar as tarefas que o contador realizava anteriormente. Sabe aquela impressão que o empresário tinha sobre você ser o “darfeiro” do negócio? Ela precisa ser modificada. Até porque o “darfeiro” são as ferramentas tecnológicas que você deve agregar ao seu escritório.

Essa impressão só muda quando você demonstra que possui uma ação ativa e consultiva. Ou seja, que agrega valor ao negócio do seu cliente. Ele quer conselhos para fazer a melhor gestão contábil e financeira. Ele precisa tomar decisões baseadas em dados precisos e bem interpretados.

Essa é sua função: realizar uma contabilidade consultiva.

Adequando seu escritório

Agora que você compreendeu as reais necessidades dos clientes e do mercado, deve se preparar para implementar melhorias na contabilidade e adequar seu escritório. Listamos algumas ações fundamentais:

• Educação da equipe;
• Otimização de processos;
• Automatização e uso de tecnologia;
• Comunicação interna;
• Atendimento diferenciado;
• Viés consultivo;
• Proatividade;
• Feedback.

Invista na educação da equipe

Uma das melhorias na contabilidade que deve ser adotada sem pestanejar é a educação e capacitação da equipe de profissionais. Especialmente porque não basta ter conhecimento técnico e atualizado para atuar de forma ativa e consultiva.

É necessário agregar habilidades e competências para que todos possam atender às demandas internas, do cliente e do mercado.

Você possui líderes no seu escritório que são capazes de conduzir os processos internos com segurança? Ótimo.

Possui profissionais capacitados que podem se dedicar às tarefas estratégicas, como visitar o cliente in loco para atuar de forma consultiva? Perfeito. Esse é o caminho.

Dessa forma, vocês conseguirão levar o escritório para um outro patamar, porque ele possui um pessoal organizado e capacitado para executar a divisão das atividades conforme o fluxograma de trabalho definido.

E não se esqueça de, periodicamente, promover a atualização dos profissionais quanto aos assuntos técnicos e tecnológicos.

Reveja e otimize processos

A demanda do mercado pela automação de processos e pela inserção da tecnologia no escritório se relaciona com a otimização da gestão.

Algumas melhorias na contabilidade dizem respeito à organização do seu negócio, não à de seu cliente. E para se organizar, rever e melhorar os processos é um grande passo.

Em qualquer negócio contábil, você fez um planejamento e traçou ações para executá-lo. No dia a dia, existem inúmeras etapas e tarefas que compõem um fluxo de trabalho. Já notou algum gargalo ou dificuldade em certo momento? Se sim, isso ocorreu porque você monitorou os processos.

Ou seja, mapeou as atividades.

A partir desse mapeamento, é possível encontrar novos métodos de trabalho para ajustar suas atividades. Isso será fundamental para uma entrega final de qualidade ao cliente.

Use métricas para medir e comparar o desempenho geral dos setores que compõem seu escritório.

O retorno do investimento do setor de marketing valeu a pena? Excelente!

É esse monitoramento que dará visibilidade a você sobre seus pontos fracos e fortes, permitindo uma melhoria contínua, que acaba virando uma cultura em seu escritório. Isso evitará o acúmulo de falhas e aumentará a produtividade interna.

Invista em comunicação interna

Um dos pontos que mais atrapalha a otimização dos processos internos é a comunicação dentro de seu escritório. Saiba que se sua equipe não possuir um bom fluxo de informações, nada funcionará corretamente. Isso envolve todos os profissionais.

Você, dono do negócio, deve ter pessoas em quem pode confiar e compartilhar a responsabilidade na realização das atividades em relação à sua empresa e aos clientes.

Pessoas responsáveis pelos processos garantirão a atuação de seu escritório com tranquilidade. E isso depende diretamente da comunicação com a equipe.

Cada profissional deve estar ciente de suas tarefas, sem qualquer dúvida, para que os objetivos possam ser atingidos. Sabemos que a integração entre times é um grande desafio em qualquer negócio, especialmente se você possui um escritório com filiais.

O problema é que a falta de integração e os ruídos de comunicação prejudicam os resultados.

Por isso, frisamos novamente: defina os líderes de cada unidade, setor ou área. Eles devem representar seu negócio e os interesses de seu escritório, mas devem atuar com liderança para melhorar os processos internos e concretizar as metas.

E saiba que a melhoria na comunicação interna, além de trazer maior integração para o escritório, é decisiva para o progresso de projetos e o desempenho das equipes.

Quem tem bons líderes tem processos consistentes e completos. O resultado final é um só: prestar um serviço que agrega valor ao cliente por sua excelência!

Considere a automatização e a tecnologia

A organização de seu negócio, ao rever e otimizar processos, e a comunicação podem ser potencializadas com a automatização e a tecnologia. É uma das melhorias na contabilidade que estão em alta nos últimos anos.

Existem diversas maneiras de automatizar o escritório e utilizar a tecnologia, mas se você não sabe por onde começar, demos 3 dicas:

• Troque as mesas cheias de papéis por formas digitais de armazenamento de arquivos, como a computação em nuvem,  que facilitam o compartilhamento e busca do documentos;
• Adote um software de gestão contábil: o sistema confere visibilidade sobre cada ponto de seu negócio, melhora a tomada de decisões, facilita uma prestação de serviço de qualidade ao cliente final, aumenta a produtividade de toda a sua equipe e realiza tarefas burocráticas (processo de busca e escrituração dos dados, por exemplo);
• Tenha equipamentos modernos, que apresentem requisitos suficientes para você utilizar as soluções de gestão sem problemas.

Invista em atendimento diferenciado

O que diferencia dois negócios que implementaram melhorias na contabilidade, que estão atentos ao mercado e atuam de forma tecnológica? O atendimento ao cliente.

Muitos escritórios contábeis não prosperam, porque não atuam focados no público-alvo. E quando falamos em foco no cliente, queremos dizer atender a todas às suas demandas, agregando valor ao negócio dele.

Um empresário possui uma preocupação central, que é fazer sua empresa ter prosperidade, se manter competitivo no mercado e dar lucros. Mas cada empreendimento possui suas particularidades, que mudam de acordo com o porte, o segmento econômico de atuação, o local e muitas outras variáveis.

Por isso, se você não tem em mente o atendimento diferenciado como uma das melhorias na contabilidade mais relevantes, não conseguirá êxito em seu escritório. Porque o cliente espera que seu contador saiba cada detalhe do negócio.

Ele não quer saber se a nota fiscal já chegou ou se um tributo já foi pago. Ele quer saber qual a melhor decisão a ser tomada sobre um assunto diante dos dados que você o apresentou.

E ele só terá confiança em seu conselho se você se fizer presente. Quando a troca de informações é transparente e realizada em linguagem acessível, seu cliente compreenderá sua atuação como decisiva e estratégica, além de diferenciada, ajustada a seus anseios. E é isso que faz a diferença.

Você pode atender à demanda específica de seus clientes, só precisa estar preparado para atuar de forma consultiva.

Como consequência, você terá um cliente que atinge seus objetivos, que consegue ter os melhores resultados e que valoriza o trabalho de seu escritório.

Se algo mudar no meio do caminho, será sua responsabilidade reexaminar o contexto e repetir todo esse processo de aproximação e de atendimento diferenciado.

Faça pesquisas de satisfação com os clientes

Para saber se os seus serviços estão sendo prestados com excelência (se eles agregam valor), você precisa ouvir seus clientes.

Por isso, não hesite em realizar pesquisas de satisfação com eles para compreender, de fato, o que você precisa melhorar para que ele tenha você na mais alta estima.

É a partir dessa pesquisa que você poderá, inclusive, mapear novamente seus processos para encontrar possíveis falhas que ocasionam as críticas do destinatário do serviço.

É, sem dúvida, uma das melhorias na contabilidade que devem ser implementadas em seu escritório.

Se você não faz ideia de como realizar essa pesquisa, colocamos aqui dois passos rápidos e fáceis, baseando no Net Promoter Score (NPS):

1. Escolha uma ferramenta de pesquisa (Survey Monkey ou Google Forms) para realizá-la;
2. Faça perguntas certeiras, sendo uma geral (“O quanto você recomendaria nosso escritório de contabilidade para um amigo?”) e outras mais específicas (“O que você acha que podemos fazer para melhorar nosso atendimento a sua empresa?” e “Como podemos melhorar nossos serviços?”).

A resposta à pergunta geral deve ser uma pontuação de 0 a 10. Com os resultados, você poderá ver quais são seus clientes Promotores, Neutros e Detratores:

• Detratores: notas entre 0 e 6. Criticam abertamente seu serviço;
• Neutros: notas 7 e 8. Contam com seu serviço somente se for necessário, são indiferentes ao escritório;
• Promotores: notas 9 e 10. Acreditam que seu escritório realmente agrega valor. São clientes que fazem elogios em público e dão sugestões de melhoria.

As respostas das perguntas específicas são abertas, e por meio delas você pode identificar as fraquezas de seu escritório no atendimento ao cliente, bem como saber as expectativas dele.

Seja proativo e não reativo

Como você e os profissionais de seu escritório atuam? Você esperam o cliente solicitar um serviço ou propõem soluções antes de o problema ocorrer? Você envia guias para o empresário sem se preocupar em verificar demais pendências ou elabora um relatório em linguagem acessível que demonstra que a saúde financeira do negócio pode estar em risco por causa de algumas condutas da empresa?

O primeiro tipo de contador está em extinção, felizmente. Esse é o contador reativo, que só trabalha quando é provocado.

Uma das melhorias da contabilidade valorizadas é a mudança no comportamento desse profissional, que deve ser proativo.

Você precisa de tempo para analisar a fundo o negócio e apresentar propostas de valor ao cliente. Para isso, você pode utilizar ferramentas de relação com o cliente que permitem a ele abrir solicitações online, agilizando o trabalho de todos e a satisfação dele.

Una tudo aquilo que falamos sobre automação e tecnologia à sua equipe capacitada que vocês terão tempo para atender ao cliente de forma personalizada e proativa.

Tenha um viés mais consultivo

Personalização e proatividade são características do contador que tem um viés mais consultivo. Uma das melhorias da contabilidade é superar o perfil demodèe do contador antigo, que se limitava a lidar com números.

O famoso “darfeiro”.

Atualmente, a atuação ativa e estratégica é a única valorizada no mercado, porque a tecnologia pode se ocupar da atuação burocrática. E é isso que chamamos de Contabilidade Consultiva.

Contabilidade consultiva

Após implementar todas essas melhorias na contabilidade, você estará apto a atender melhor a seus clientes e, de fato, ter uma atuação participativa nas empresas. Seguiu todos os passos e processos? Realizou o básico e o balancete impresso? Agora você está pronto para agir e aplicar a Contabilidade Consultiva.

“Muita gente não sabe efetivamente o que é Contabilidade, porque entende que Contabilidade é apenas escrituração.

É apenas um balanço que se demonstra, um lucro que se apresenta, esquecendo-se de que isso é apenas informação. E de nada adianta informar, se nós não soubermos o que fazer com a informação”. – Antônio Lopes de Sá – Contador, escritor e professor de Contabilidade.

Com esse dizer de Lopes de Sá entendemos bem o papel do contador e da Contabilidade Consultiva. Contabilidade Consultiva não é sobre você ter meia dúzia de clientes com a escrituração contábil em dia.

Ela é o modelo de negócios no qual o contador atua de forma mais próxima dos empresários, com o foco no relacionamento com o cliente, utilizando-se da Ciência da Contabilidade para diagnosticar e cuidar da saúde das pequenas empresas, levando-as à riqueza e à prosperidade.

É agir depois do balancete pronto e tomar aquelas informações como ponto de partida para seu trabalho com a empresa de seu cliente. É salvar vidas utilizando técnicas financeiras e de organização.

Você precisa ir além daquela papelada. Porque essa informação não está no balancete. Quer dizer, ela está. Mas está escondida. E você precisa encontrar e saber analisar os indicadores dedo-duros que vão denunciar o estado de saúde daquele negócio.

É preciso deixar de falar o contabilês e falar a língua do empresário! Ele não entenderá um balancete de verificação e outros documentos contábeis.

Ele sequer tem interesse real nisso, motivo pelo qual os considera meras folhas de rascunhos. Mas você precisa destruir essa crença e ganhar ainda mais o olhar desse cliente. Abaixo, exemplificamos como a Nucont pode fazer isso por você.

Exemplo da Nucont

A seguir, temos uma tela na Nucont sobre o resumo da vida financeira de um cliente. Agora, se pergunte: seu cliente vai entender e se interessar por um balancete preto e branco ou por isso?

As cores, o design, a disposição dos indicadores, tudo isso foi pensado com o único objetivo de falar a linguagem do empresário, para que ele tenha no mínimo o interesse em continuar a conversa com você e te ouvir de verdade.

A Nucont possui a ferramenta que lhe faltava para gerar um diagnóstico limpo, simples e entendível para que a conversa com o empresário seja objetiva e fluida, ambos falando a mesma língua, com o mesmo objetivo: levar a empresa a prosperidade!

Além de proporcionar um treinamento de ponta para capacitar você toda equipe para aplicação desse modelo de negócio tão aclamado.

As melhorias na contabilidade podem levar seu escritório a outro patamar. Tudo que você precisa fazer é implementá-las, exatamente como mostramos nesse texto.

Por isso, abuse e use de tecnologias de automatização de seus processos internos, estude toda sua carteira de clientes para compreender suas demandas e as potenciais aplicações de seus serviços extras.

A preparação é fundamental, então deixe sua equipe pronta!

Um contador bem sucedido precisa estar em dia com todas as atualizações financeiras e movimentações de seu escritório e da empresa de seu cliente.

E assim como você, suas entregas e processos precisam estar muito bem alinhados. Não perca nada! Anote, envie para a nuvem e tenha acesso fácil a cada informação. Ter todos os processos na mão é fundamental. Pensando neste fato, que tal se capacitar na organização do seu escritório? Conheça o curso O CONTADOR GESTOR: Organizando seus processos de uma vez por todas!