Por que você deve organizar seu escritório de contabilidade?

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A rotina se torna cada vez mais difícil com a ascensão do negócio. Uma empresa contábil em crescimento passa a ter muita dificuldade de organização.

E vem a dúvida: esse ciclo vicioso de desorganização vai levar o escritório por água abaixo?

Calma! Sua empresa não está fadada ao fracasso. Manter o escritório contábil organizado será, sim, uma tarefa difícil, mas a chave da questão é levar o foco para o que importa de verdade: seus clientes!

A contabilidade, durante muitos anos, desviou seu foco para as obrigações e burocracias a serem cumpridas. Esse fator foi responsável por levar diversas empresas à falência.

Diante desse cenário, queremos te ajudar a fugir desse caminho obscuro e voltar seu olhar para os seus clientes. Vamos lá?

Contexto atual da contabilidade

Quais são os problemas comuns ao organizar escritório de contabilidade? Para que você os perceba imediatamente, é preciso compreender o contexto atual do mercado contábil, e nada melhor do que um exemplo prático.

Flávio e Marcelo formaram-se juntos no ano de 2012 e decidiram seguir o sonho de todo recém formado: investiram todas as economias em um escritório padrão de contabilidade.

Alugaram uma sala bem localizada em São Paulo, gastaram recursos em decoração e naquelas cadeiras de balanço que ninguém senta, pagaram uma nota e colaram na porta em letras garrafais: F & M Assessoria Contábil.

Em seguida, captaram alguns amigos na força da insistência, conseguiram algumas indicações e o negócio foi tomando forma. Já tinham cerca de 12 clientes, e a máquina estava rodando.

Pagavam um sistema contábil regional, controlavam tudo no papel e davam corda no processo na fé.

O tempo foi passando, e a F & M Assessoria Contábil tinha se tornado um escritório robusto, com 55 clientes, 5 funcionários e uma operação a mil. Flávio e Marcelo davam o máximo para conseguir cobrar menos e captar todos os clientes possíveis.

Em 2014, um acontecimento mudou a vida de Flávio e Marcelo. Dois curitibanos, analisando as possibilidades do mercado contábil, viraram a chave para a concorrência: eles criaram um negócio totalmente online e escalável, que podia cobrar um honorário microscópico.

O advento da contabilidade online fez com que os clientes da F & M se espalhassem. Não tinham como competir, era impossível, a conta não batia. E o que eles iam fazer para conseguir mais clientes?

Eles não tinham histórico de nada ou planejamento. Os sócios só tinham a papelada e queriam diminuir o preço para não perder todos os outros clientes. A casa caiu, não tinha o que fazer. F & M se tornou mais uma empresa da estatística.

E o que essa história de contexto tem a ver com organização?

Organização do escritório contábil na atualidade: problemas comuns

A história de F & M tem tudo a ver com a organização e formatação de um processo contábil. O exemplo acima é uma lição do que não fazer.

As coisas mudaram.

O mercado em Y transformou as estruturas contábeis e escancarou os problemas comuns da organização da contabilidade: falta de planejamento, cliente fora do foco e processos obsoletos.

Flávio e Marcelo tinham um planejamento voltado para a pechincha e a desorganização. Seus processos, apesar do uso do sistema contábil regional, eram pré-históricos. Se o contato com o cliente não é o maior foco, uma hora a casa ia cair.

Mas por quê? Vamos explicar cada ponto.

Um negócio sem planejamento definido é um barco sem rumo em alto mar. Ao começar um empreendimento, os sócios devem fazer uma boa análise de mercado e de sua estruturação interna para definir estratégias que levarão à consecução dos objetivos.

O planejamento é o primeiro passo para organizar escritório de contabilidade. Os departamentos serão divididos em setores?

Se sim, como fazer para não perder a comunicação interna e a logística da informação? Toda a estrutura deve ser constantemente avaliada e mensurada, o que só ocorre se existir um planejamento.

E como atingir aos objetivos propostos no planejamento? Com processos internos bem definidos. No caso de F & M, um escritório já robusto, o volume de informações é enorme. Não se pode perder tempo com tarefas burocráticas.

Os profissionais devem se voltar para ações estratégicas, o que só é possível modernizando os processos com tecnologia. Assim, é possível focar no cliente.

E qual o motivo de a peça chave da organização do escritório contábil ser o foco no cliente? Simples. É quem paga as contas.

Os sócios devem trabalhar para compreender as demandas reais do público-alvo, enxergando além do que se mostra. Para tanto, é preciso oferecer atendimento personalizado, gestão consultiva e comunicação mais próxima.

Esses são os três problemas comuns ao organizar escritório de contabilidade. É preciso resolvê-los, porque os prejuízos da desorganização são muito relevantes.

Prejuízos da falta de organização 

Se me perguntarem o porquê de organizar escritório de contabilidade, responderei em bom e alto tom: “Para conseguir dar atenção ao seu cliente”. Só uma empresa contábil que se organiza consegue voltar seus olhos para seu público-alvo.

E quando não consegue? Quais são as consequências?

Comunicação falha

A comunicação interna sempre será um desafio enorme ao organizar escritório de contabilidade. A falha nessa comunicação gera gargalos nos fluxos de trabalho e é um reflexo da desorganização.

Se o seu escritório tem dificuldades para integrar os diversos departamentos e se não há colaboração entre as equipes, pode ter certeza que sua comunicação é ineficaz.

Isso interfere diretamente no progresso de projetos e no desempenho das equipes, que ficam prejudicados.

Processos de trabalho inconsistentes ou incompletos geram muitos prejuízos para o negócio, especialmente o decréscimo na rentabilidade e a insatisfação do cliente. Sem dúvidas, uma mancha enorme na imagem da empresa.

Por que pode ocorrer erros na comunicação? Um fator primordial é uma má gestão dos dados. O volume de informação com que um escritório contábil trabalha é gigante.

Se não existir uma ferramenta para centralizar os dados dos departamentos, permitindo um controle adequado das atividades, a chance de ter retrabalho é enorme.

Afinal, como comprovar o andamento dos serviços prestados se não houver documentação e dados corretos?

E a má gestão de dados nada mais é do que uma vertente da desorganização, que impede que os processos internos sejam executados com precisão.

Gestão do tempo e produtividade prejudicadas

Outros prejuízos da falta de organização que se relaciona com a falha de comunicação são a má gestão do tempo e a improdutividade.

Quando falamos em organizar escritório de contabilidade, ressaltamos a importância de um planejamento.

Ele é o responsável por ter um cotidiano mais organizado, já que traça estratégias específicas para atingir aos objetivos propostos. A partir desse dia a dia de organização da contabilidade, a prestação dos serviços se dá com maior qualidade.

Mas fato é que poucos negócios possuem preocupação em manter o escritório contábil organizado de fato. E um cotidiano sem regras atinge diretamente a gestão do tempo e a produtividade.

Quando a gestão do tempo é ineficiente, aparecem os gargalos no fluxo produtivo. O tempo que um profissional gasta para executar determinada tarefa em um ambiente (físico ou virtual) desorganizado é muito maior.

Onde está aquela informação crucial do cliente?

E ali se passaram 30 minutos. A etapa seguinte desse processo produtivo é prejudicada pelo atraso. E o profissional responsável por dar seguimento a ele pode ficar de mãos abanando.

A consequência da má gestão do tempo é, como se pode ver, a improdutividade. Não há metodologias que aumentem a eficiência dos colaboradores. As rotinas contábeis continuarão sendo prejudicadas pela falta de organização do escritório contábil.

Insatisfação do cliente

Comunicação falha, má gestão do tempo e improdutividade. Some todos esses prejuízos e teremos, sem dúvidas, uma prestação de serviços deficiente. Ou a insatisfação do cliente em diversos âmbitos, desde a primeira reunião até o atendimento in loco.

Organizar escritório de contabilidade é uma premissa para atender às demandas que o cliente contábil possui hoje. Se isso não ocorrer, você deverá lidar com situações muito difíceis.

Começando pelo fluxo de informação de sua empresa com o cliente. Ele é capaz de compreender o que você está dizendo ou simplesmente não dá a mínima?

Se ele sequer se importa, você deve questionar a sua maneira de abordagem e a linguagem utilizada. Ele acredita que você conhece suas reais necessidades, sabendo os pontos fundamentais da empresa?

Se não acredita, você não está se comunicando de forma eficiente.

Não são apenas as dificuldades provenientes da linguagem técnica ou da má vontade com o trabalho da contabilidade.

O cliente fica insatisfeito quando suas expectativas não são atendidas. E isso envolve toda a prestação de serviços.

O atendimento ineficiente pode ser fruto da logística da informação no escritório. Além de oferecer segurança para os dados transmitidos, os contadores devem gerir o volume de informações de modo a adotar uma posição estratégica em relação ao cliente.

Afinal, ele não quer alguém para apontar tributos e fazer balanços somente. Seu público-alvo precisa de um parceiro do negócio.

Não basta oferecer vários meios de comunicação para prestar um atendimento eficiente. Você deve entendê-lo e conhecê-lo, saber o histórico de pagamentos e o comportamento de consumo, e pedir feedback para traçar ações mais assertivas para oferecer uma solução às demandas dos clientes.

E fica uma dica valiosa: uma atitude que poucos contadores têm e que causa insatisfação do cliente é a ausência de visitas.

Devido à má gestão de tempo, causada pela desorganização, os profissionais não conseguem reservar uma hora em sua agenda para visitar a empresa do cliente e conhecer de perto suas necessidades.

Esse é mais um motivo pelo qual você deve urgentemente organizar escritório de contabilidade.

Benefícios da organização 

Pergunte para si mesmo: Como está minha empresa? Como se dão os processos? Com o que se perde mais tempo? O que me faz ganhar mais tempo? Como posso melhorar os fluxos de trabalho?

Ao responder a essas perguntas, você deve garimpar os erros e educar todos os profissionais do seu escritório para entendê-los e resolvê-los. Parta para a ação se você deseja organizar escritório de contabilidade e usufruir de seus benefícios.

Aumento de rentabilidade 

Manter o escritório contábil organizado é um passo rumo ao aumento de rentabilidade. A organização primordial diz respeito a minimizar e eliminar gargalos no fluxo de trabalho.

Por meio de ajustes nos processos internos, que incluem o uso de tecnologia, os profissionais do escritório passam a ter em mãos mecanismos eficientes para serem produtivos e colaborativos.

Tudo que pode atrapalhar o desempenho máximo dos colaboradores deve ser eliminado para que a produtividade aumente. Uma equipe que trabalha bem e usa seu tempo de forma correta não executa tarefas desnecessárias.

Com isso, consegue investir naquilo que pontuamos inicialmente: foco no cliente. A consequência da satisfação do cliente é uma só: maior rentabilidade.

Ao organizar escritório de contabilidade, em suma, você consegue crescer sem aumentar muito seus custos (escalabilidade). Ao mesmo tempo, melhora a imagem do seu negócio no mercado, o que facilita a prospecção e a fidelização de clientes.

Mas, mais uma vez, reforçamos: essa posição de destaque no mercado, fruto do crescimento do escritório, depende de um negócio bem sucedido de dentro para fora.

Com os processos organizados, a prosperidade financeira vem, possibilitando maiores investimentos no próprio negócio. Esse ciclo é vicioso, pois o investimento possibilita mais crescimento e rentabilidade, que propicia mais recursos para investir.

Redução de estresse 

A organização do escritório contábil mexe positivamente com todos os aspectos do negócio. Quando abordamos o fator pessoal, ou seja, dos profissionais que trabalham no escritório, notamos um benefício evidente ao organizar a atividade: redução do estresse.

Retomando os prejuízos que pontuamos, é possível relacionar a resolução desses problemas com o bem-estar dos profissionais.

No tocante à comunicação, gestão de tempo e produtividade, é óbvio dizer que a melhoria na comunicação proporciona maior colaboração aos profissionais.

Com os processos de trabalho mais fluidos e definidos, os contadores têm mais produtividade, conseguem gerir melhor seu tempo e podem se dedicar às tarefas estratégicas. Isso tudo, além de aumentar a motivação no trabalho, dá um respiro no dia a dia.

Mas como fazer isso na prática? Com o planejamento, como pontuamos. Mas se você ainda não conseguiu adentrar nas questões que podem provocar a desorganização no trabalho, comece pelo básico.

Uma boa estratégia é fazer uma limpa, tirar toda aquela papelada que te tira a atenção e que traz o desespero de não saber por onde começar. Iniciar pelo ambiente física é ótimo.

Organize os documentos em pastas, arquive tudo e entenda onde eles interferem nos seus processos. Uma mesa limpa é sinônimo de foco.

Você consegue para de olhar cada tarefa e foca no que precisa ser feito. A ansiedade e o stress por questões a se cumprir são grandes vilões da procrastinação e do fracasso.

Você também pode reduzir o estresse adotando ferramentas de comunicação interna, como intranet (rede interna que permite o acesso de todos os funcionários), quadro de avisos, envio de newsletters, feedback no ambiente de trabalho, e reuniões periódicas.

Quanto aos processos, a grande sacada é a tecnologia, sobre a qual falaremos adiante.

Melhoria do atendimento

Desde o início dos tempos, um negócio de sucesso deve focar no cliente. Ao organizar escritório de contabilidade, o benefício mais relevante para o sócio é melhorar o atendimento.

Isso envolve a prospecção e a fidelização. Porque basta uma abordagem errada na reunião de apresentação da proposta de serviços contábeis para que o potencial cliente opte por outro profissional. Em geral, essas falhas estão associadas à desorganização dos processos internos.

Pense no mercado atual. Todos os escritórios contábeis buscam implementar melhorias no negócio. Isso envolve o uso de tecnologia e boas práticas de gestão. Por que uma pessoa opta pelo contador X ao invés do contador Y? Por causa do atendimento.

Se você pretende ser o escolhido, deve atender a todas às demandas de quem te procura, agregando valor à empresa dele.

Imagine que o empresário ABC procurou seu escritório para ter um negócio sustentável, ser mais competitivo no mercado e alcançar lucro.

Você precisará apresentar-se como a solução dessas demandas. E, para tanto, deverá realizar uma análise profunda da empresa do potencial cliente. Saber as particularidades acerca do porte do negócio, o segmento econômico de atuação, o local e outras variáveis é fundamental.

Isso deve ocorrer com cada potencial cliente. Ou seja, é preciso investir tempo nesse atendimento. Para que os profissionais tenham tempo de prestar esse atendimento diferenciado para ganhar o cliente, devem ter processos internos muito bem definidos e organizados.

Afinal, somente uma equipe produtiva consegue fazer uma boa gestão do tempo e destinar-se a tarefas essenciais, como atender ao cliente.

A partir dessa apresentação diferenciada lá na primeira reunião, suas chances de ter o cliente aumentam. Depois, é preciso investir na política de pós-venda, seja com um sistema de CRM ou não.

A fidelização do cliente só ocorre se você continua dando total foco ao atendimento ágil e diferenciado. Afinal, é isso o que possibilitará o empresário a atingir os objetivos e conseguir melhores resultados.

Uso da tecnologia

A tecnologia é, atualmente, a grande aliada para organizar escritório de contabilidade. A automação pode acontecer de diversas maneiras. Todas elas influenciam positivamente na execução do planejamento, que envolve desburocratizar os processos internos.

É preciso considerar que, na atualidade, diversos processos contábeis são realizados nos servidores do poder público. E essa mudança também deve ser implementada no escritório.

Mas por que desburocratizar processos? Primordialmente, para economizar tempo, algo tão escasso na rotina dos contadores.

Você não precisa gastar minutos para realizar uma correção na escrituração ou transmitir informações. A tecnologia assume essas tarefas repetitivas, e você fica com mais tempo para o foco do negócio: seu cliente.

Se você quer começar a automatizar os processos de seu escritório e fugir das dores de cabeça, investir em um software de gestão contábil é um ótimo primeiro passo. Tornar os envios automáticos vai ser uma mão na roda na hora de conseguir sair do operacional.

Software de gestão contábil

Quais são as tarefas que mais causam dor de cabeça ao gestor e aos profissionais do escritório de contabilidade? Listamos algumas:

• Emitir relatórios bem fundamentados para analisar a produtividade da equipe, identificar pontos de melhoria e tomar melhores decisões;
• Monitorar tarefas conforme a responsabilidade de cada profissional e seu papel nas diversas etapas do fluxo de trabalho;
• Avaliar o desempenho dos colaboradores em tempo real nas atividades exercidas, mediante o uso de indicadores;
• Melhorar e agilizar a comunicação interna entre as equipes, de modo que haja colaboração e produtividade;
• Padronizar processos para evitar erros com o trabalho manual e para fazer entregas mais ágeis aos clientes.

Existe uma tecnologia que trabalha em cima de cada uma dessas atividades: o software de gestão contábil. Diante do enorme número de informações que deve ser controlado pelo gestor, é preciso adotar ferramentas que tragam economia de tempo e minimização de erros.

O software é essencial para organizar escritório de contabilidade.

Você já sabe que existem atividades repetitivas que, em muitos locais, são exercidas pelos profissionais. Envio e recebimento de planilhas e documentos, preenchimento de balanços e outras são alguns exemplos. Felizmente, os sistemas de gestão podem assumir essas tarefas.

Com isso, os profissionais podem se destinar a atender melhor ao cliente, executando atividades estratégicas para ele, ou melhorando seus processos internos com tomada de decisões bem fundamentadas.

Ferramentas adicionais

Além do software de gestão contábil, para organizar escritório de contabilidade, você deve adotar outras ferramentas e soluções que ajudam na produtividade e na organização do seu negócio.

Nós entendemos que, no início de um empreendimento, pode ser mais difícil investir em tecnologia para tornar a atividade mais eficiente. Mas, acredite, existem ótimas ferramentas gratuitas que você pode utilizar. Veja a seguir algumas:

• Trello: semelhante a um quadro de atividades, é um aplicativo de gerenciamento de projeto utilizado para criar e gerenciar grupos de trabalho individuais ou coletivos.
• Evernote: ferramenta de organização que permite a criação de notas e lembretes, compartilhamento online de conteúdo, digitalização de cartões, emparelhamento de contas, uso em modo de apresentação. Parece um bloco de rascunhos multimídia.
• Slack: aplicativo baseado em nuvem que possui um conjunto de ferramentas de software de colaboração em equipe. Ele permite a criação de canais, onde a equipe compartilha ideia e toma decisões, permitindo também chamadas em vídeo e atribuição de tarefas.
• Google Drive: ferramenta de computação na nuvem que processa e armazena dados em ambiente virtual com segurança e organização. O OneDrive (Microsoft), o Dropbox e o AWS (Amazon) são ferramentas semelhantes.
• Skype: aplicativo de videoconferência.
• WhatsApp ou Telegram: os conhecidos aplicativos de mensagem permitem fazer ligações online de forma gratuita. Para quem precisa organizar escritório de contabilidade sem gastar com telefonia, é uma boa opção.

Uma ferramenta que pode ser muito útil para organizar escritório de contabilidade são os chatbots. Os robôs de conversação são baseados em inteligência artificial e simulam um atendente.

São o primeiro contato do potencial cliente com o negócio. Sua maior vantagem é atender imediatamente às dúvidas mais básicas. Por meio deles, os profissionais ampliam suas possibilidades de conferir agilidade ao atendimento ao cliente inicial.

Assim que a questão se aprofunda e suas ações se tornam limitadas, a ferramenta encaminha o usuário para o responsável.

Depois de automatizar, informatizar e organizar escritório de contabilidade com a tecnologia, você não pode cruzar os braços e esperar que seus clientes valorizem isso. Eles não vão. Eles não querem saber o quanto você gasta com programas para tornar os processos internos mais rápidos.

Eles só desejam saber o quanto você pode ajudar a empresa lucrar. Então, mostre-os como você pode atuar neste sentido. Foque nos clientes. Esse passo é o crucial.

Como pontuamos ao longo de todo o texto, você deve organizar escritório de contabilidade para se destacar no mercado contábil atual e focar nos seus clientes.

Isso não significa mandar uma caneta plotada ou uma caneca com o símbolo da sua contabilidade no final do ano. É preciso cuidar do seu cliente do início ao infinito se possível. É preciso se preocupar, mostrar que se preocupa e agir para solucionar cada problema.

A contabilidade é a ciência do sucesso financeiro, mas o sucesso só se concretiza se ela é feita da forma correta. E quando feita do jeito certo podemos chamá-la de Contabilidade Consultiva.

Contabilidade consultiva 

Contabilidade Consultiva é o modelo de negócios no qual o contador atua de forma mais próxima dos empresários, com o foco no relacionamento com o cliente, utilizando-se da Ciência da Contabilidade para diagnosticar e cuidar da saúde das pequenas empresas, levando-as à riqueza e à prosperidade.

É deixar de ouvir seu cliente implorando por redução de honorários e ouvir ele dizer obrigado. O contador não pode só produzir informações e enviá-las ao cliente. É como dizia nosso mestre Antônio Lopes de Sá:

​”Muita gente não sabe efetivamente o que é Contabilidade, porque entende que Contabilidade é apenas escrituração. É apenas um balanço que se demonstra, um lucro que se apresenta, esquecendo-se de que isso é apenas informação. E de nada adianta informar, se nós não soubermos o que fazer com a informação”.

Nós precisamos escancarar a informação, destrinchar a informação e entregar um plano de ação baseado naquela informação. Esse é o verdadeiro papel da Contabilidade. E indo mais a fundo, existem formas de organizar mais ainda a Contabilidade e a apresentação da informação. É o que a Nucont faz.

Nucont

O Balancete é o extrato, o suco de toda informação e de todo DNA das empresas. Ele conta histórias, ele expressa fatos e ele diagnostica doenças. Mas essas histórias não são compreensíveis para a maioria dos seres humanos. E é por isso que surgiu um “google tradutor” para a contabilidade. A ponte que faltava para conectar o “contabilês” ao “empresariês”.

Essa é a forma de brilhar os olhos do empresário. As informações mais relevantes para a gestão empresarial estão escancaradas na frente dele. E você, o contador, está ao lado para dar suporte e criar um plano para superar e otimizar cada ponto.

Essa é a verdadeira contabilidade!

Quer saber os verdadeiros benefícios da Nucont? Temos um webinar cheio de dicas sobre a ferramenta:

O mercado mudou e organizar escritório de contabilidade se tornou sinônimo de “limpar cada canto da casa para receber visitas e torná-las constantes”. Seus clientes precisam estar colados a você, e seus processos precisam estar alinhados a cada necessidade dos empresários.

Organiza-se, prepare-se, informatize-se, Consultive-se e Nucontilize-se. Só assim você terá clientes fiéis, um escritório que faz a diferença e sucesso. Quero saber se você está pronto para focar no cliente. Mas se está tendo dificuldades para prospectá-los, preparamos um e-book com dicas infalíveis sobre marketing contábil! Baixe agora!