Como fazer meu escritório de contabilidade crescer

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Esse sentimento é normal, mas é preciso ter calma e paciência, porque uma empresa contábil é um empreendimento como qualquer outro. Ter um escritório de contabilidade de sucesso dá trabalho.

E a situação de estagnação pode chegar para qualquer um, o que faz você se perguntar: “Como fazer meu escritório de contabilidade crescer”?

Atualmente, não existem mais escritórios tradicionais, onde apenas se completava a papelada do cliente e o entregava. O contador se tornou um braço direito da gestão empresarial. Então esse é o primeiro ponto que você deve ter em mente: seu escritório é muito mais importante para seu cliente do que ele pensa.

Portanto, você precisa planejar e vender seus serviços com toda essa valorização para aumentar os lucros do escritório de contabilidade. Só assim você conseguirá evoluir o seu negócio. “Quero saber como fazer meu escritório de contabilidade crescer”.

Falamos disso neste post, vem com a gente!

Por que é difícil crescer

Um escritório de contabilidade de sucesso não é um sonho. Mas é preciso vencer algumas dificuldades para ter um negócio próspero. Construir uma relação sólida e de confiança com o clientes, superar os concorrentes no mercado, oferecer um serviço de qualidade e diferenciado são apenas algumas delas.

Por isso, se você quer saber como fazer meu escritório de contabilidade crescer, deve ter em mente que isso não acontecerá de repente. É preciso construir, subir degrau por degrau e se posicionar como autoridade.

E o processo de crescimento é doloroso. É como uma criança passando pela fase do “estirão”. Lembra as dores nas pernas? Lembra a dificuldade para dormir naquela época? A situação é bem parecida.

Uma empresa contábil, em sua fase de estirão, será dores próprias do negócio.

Você terá dificuldade para dormir, os problemas chegarão aos milhões, seu cliente reclamará do valor do honorário, mas você precisa se organizar e transformar todas as dificuldades em impulso para fazer mais e ser mais.

Como fazer meu escritório de contabilidade crescer? Ao contrário de uma criança passando pelo estirão, você não pode só sentar e chorar. É preciso agir!

E a partir de agora você saberá quais passos seguir para que esse crescimento aconteça de forma saudável e a importância dessa superação.

Por que é importante crescer

Um negócio relevante é aquele que ocupa uma posição de destaque no mercado. Por isso, além de entender como fazer meu escritório de contabilidade crescer, preciso pensar na importância de ter um negócio de sucesso. E isso é bastante simples.

Crescer é, em muitos casos, sinônimo de prosperidade financeira. Isso não quer dizer sempre que você terá lucros astronômicos. Isso pode até vir a ocorrer no futuro, mas a ideia do crescimento saudável se relaciona à possibilidade de investir do próprio negócio.

É um ciclo vicioso: quanto mais você cresce, mais recursos tem para investir, o que proporciona mais crescimento.

E é exatamente esse investimento constante que proporciona ao contador se tornar uma autoridade. Isso porque os recursos podem se destinar a diversos setores, como capacitação de equipe, tecnologia, marketing e outras ações estratégicas.

Mas como fazer meu escritório de contabilidade crescer? Do início.

Por onde começar

Antes de qualquer coisa, você precisa entender onde está. Qual a sua situação atual? Você já tem clientes? Quantos clientes você tem? Você está sozinho ou tem uma equipe? Qual seu honorário? Sua contabilidade tem nome? Você faz só o básico ou já faz o “algo a mais”? Você usa algum software de automatização?

Só depois de entender e mensurar sua situação atual você pode partir para outras etapas.

Análise dos anos anteriores

O primeiro passo para compreender sua situação atual é analisar os anos anteriores. Os dados de gestão são valiosos para possibilitar um planejamento coerente para o futuro. Você deve mensurar os pontos positivos e negativos, as oportunidades e as ameaças.

Isso é também conhecido como Análise SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats), algo fundamental em um planejamento.

É importante colher essas informações junto com sua equipe, que deve dar sugestões e comentários sobre os anos que se passaram. A partir daí, você consegue ver os pontos falhos que precisam ser corrigidos, as áreas que demandam mais atenção e outras questões fundamentais para ter um escritório de contabilidade de sucesso.

Em seguida, você pode pensar em metas.

Metas

Ninguém nunca chegou a lugar nenhum sem almejar aquele lugar. Então, é preciso saber onde quer chegar, para depois elaborar o modo de chegar.

É imprescindível ter um foco. Se você quer aprender como fazer meu escritório de contabilidade crescer, precisa saber onde quer chegar.

Após atingir a meta, estabelecer novos objetivos para continuar seguindo. Por isso, metrifique e perceba se está se guiando pelas estradas corretas, e, se necessário, mude sua rota e remaneje seu trajeto!

Os processos de planejamento e de estruturação são os mais importantes do crescimento. Uma empresa contábil que “deixa a vida te levar” não chega a lugar nenhum. O empreender e ter uma nova ideia pode ser divertido, mas não é um samba que se leva pelo compasso. É preciso uma estratégia!

Em outras palavras, um planejamento. É por meio dele que o contador tem uma visão clara das metas, as mudanças necessárias e as estratégias que devem ser traçadas para concluir tudo.

Planejamento

Essa etapa é muito importante no crescimento do seu escritório. É o momento de elaborar toda sua estratégia. Se você ainda não fez o planejamento, pare tudo o que está fazendo e reserve um tempo para sonhar.

Faça planos, vagueie por suas vontades, imagine seu escritório daqui 10 anos, coloque os pés no chão e comece a planejar para chegar lá.

Na verdade, você já começou a fazer isso. A análise dos anos anteriores (com o uso da Análise SWOT) e a fixação de metas são ações que já fazem parte do planejamento.

O que é preciso fazer agora é o plano de ação, que será seu guia do sucesso. Isso envolve pensar em diferenciais para vencer a concorrência, a viabilidade da proposta da empresa no mercado, a necessidade de investimento, entre outros pontos.

Em muitos casos, pode ser interessante fazer um plano anual, de forma a segmentar o planejamento, assim como as metas e os objetivos a serem atingidos, de forma mais precisa.

É uma forma de facilitar a encontrar os gargalos dos processos e os pontos críticos da gestão, bem como de lidar com eles.

É proibido excluir qualquer um desses fatores em seu planejamento:

• Os processos: quais são e como segui-los;
• A tecnologia: as ferramentas utilizadas para otimizar sua gestão;
• A equipe: quem são os profissionais;
• A entrega: o que você entregará para os seus clientes e como entregará;
• A precificação: quanto cobrará pelos seus serviços;
• Comercial: como venderá seus serviços;
• Marketing: estratégias de publicidade;
• A relação com o cliente: definição de público-alvo, atendimento ao cliente;
• A segmentação de mercado: define se o escritório será generalista ou escolherá uma segmentação.

Processos

Como fazer meu escritório de contabilidade crescer? Conhecendo a fundo todos os processos, porque eles indicam toda a trajetória dos seus serviços até chegarem ao cliente. Você deverá também saber se eles têm um fim específico. Um empreendedor perdido é um empreendedor falido, não se esqueça disso.

Por isso, estipule bem seus processos. Conheça cada etapa e saiba em qual delas seu cliente se encontra. Criar um método de trabalho é fundamental.

E como seria isso?

Ter um calendário de rotinas, estabelecer um modo de operação para realizar as tarefas comuns e organizar os prazos das diferentes demandas conforme suas prioridades. Isso evita, por exemplo, que você se esqueça de algo que acarrete multa a seu cliente, o que seria um tiro no pé.

Não se esqueça de ter um escritório também fisicamente em ordem. Compartimentos específicos para sistematizar documentos, conforme a natureza de cada um deles, com o uso de etiquetas, contribui para o bem-estar no ambiente mas interfere positivamente nos processos mais simples do escritório, arquivar documentos dos clientes.

Tecnologia

A tecnologia é fundamental para se organizar nesses processos. O Trello, por exemplo, é uma ótima ferramenta para organizar as atividades de sua equipe e o dia a dia do escritório. O Skype e o Slack são ótimas ferramentas para agilizar a comunicação.

Existem várias soluções de envio e recebimento de documentos online.

Para abordar outros processos do escritório, como relacionamento com cliente e marketing, você pode utilizar algum software de CRM (Gestão do Relacionamento com o Consumidor), sites que programam postagem em redes sociais ou plataformas de envio de SMS, bancos de imagens gratuitos para ilustrar seus conteúdos e outros.

Além, é claro, das ferramentas de gestão contábil, que estão abundantes no mercado.

Esses softwares contábeis, inclusive, oferecem muitos benefícios para seu negócio. Por isso, se você deseja saber como fazer meu escritório de contabilidade crescer, não pode deixar de utilizar um de sua preferência. Opte por aqueles mais práticos e modernos, que possuem bom mecanismo de segurança da informação.

Com uma ferramenta assim, você pode reduzir o tempo gasto nas tarefas, ficar por dentro das atualizações legislativas, ter uma equipe mais produtiva, garantir a segurança na gestão de dados, e prestar um serviço de maior qualidade aos clientes.

Tudo isso é um grande passo para ter um escritório de contabilidade de sucesso, porque a modernização tem sido um fator diferencial no mercado.

Não há como fazer meu escritório de contabilidade crescer sem abraçar as possibilidades que o online te dá. E não pense que é preciso gastar muitos recursos para obter as ferramentas.

Boa parte delas são gratuitas e são uma “mão na roda” na hora organizar seus processos. Se quiser conhecer mais ferramentas, temos um artigo completo em nosso blog.

Equipe

Ter uma equipe capacitada e engajada é fundamental para fazer o escritório de contabilidade crescer. Não importa se você começou como um contador sozinho, devido ao orçamento restrito.

À medida em que o negócio se desenvolve, fica inviável acumular todas as tarefas, como atender aos clientes virtual ou pessoalmente, e responder às demandas contábeis.

É preciso ter profissionais que cuidarão da gestão administrativa e financeira, bem como da relação com cliente e das atividades contábeis.

Você pode optar por terceirizar algumas atividades e por ter profissionais próprios em outras. O ponto central aqui é fazer uma montagem de equipe criteriosa, de forma que todos compreendam os valores e a missão do escritório.

Se você já tem profissionais, é importante mantê-los sempre atualizados e capacitados para lidar com as demandas do mercado. Isso envolve o manuseio da tecnologia, a habilidade de ser um contador parceiro do negócio do cliente (contabilidade consultiva), a consciência sobre as novas normas e tudo que contribui para uma equipe qualificada.

Tenha em mente que é sua equipe que contribui para a satisfação dos clientes.

Não negligencie este ponto.

Entrega de valor

Como fazer meu escritório de contabilidade crescer se não sei se estou entregando algo de valor aos clientes? Impossível. É de suma importância esse conhecimento.

Para tanto, pense nas seguintes perguntas: qual seu tipo de serviço? Você faz só o básico ou você traz um acompanhamento diferenciado?

Sua entrega dirá muito sobre seu escritório e ela estará totalmente ligada ao seu comercial. Você vende aquilo que pode oferecer. E, nesse mercado em Y no qual nos encontramos, é essencial esclarecer qual seu lado. Como assim qual lado?

Com o advento das contabilidades online, o contador acabou no meio de um leilão de preços. Em cada esquina, existe um escritório cobrando menos que outro.

Você precisa escolher um lado: ou cai no octógono contra 45 lutadores que brigam pelo menor preço ou desvia seu negócio para outro caminho, como a Contabilidade Consultiva.

Nossa ideia é sempre se projetar no diferencial, para proporcionar uma entrega de valor inestimável para o cliente. E a Contabilidade Consultiva faz toda a diferença nisso. Falaremos dela adiante, mas já tenha em mente que seu cliente prefere pagar por uma parceria de sucesso ao invés de pagar por um serviço “mais do mesmo”.

Falando em pagamento, outro ponto fundamental para você que quer entender como fazer meu escritório de contabilidade crescer é a precificação.

Precificação

Como acabamos de dizer, o mercado de contabilidade está passando por uma fase bem obscura.

As empresas contábeis vêm entrando em uma guerra absurda por preços. E a guerra por preços se torna mais absurda quando eles não sustentam as operações.

Para crescer, além de estabelecer um valor que faça sentido à sua entrega e que seu cliente está disposto a pagar, você precisa permitir que a máquina continue funcionando e te trazendo bons frutos.

Então, é preciso agir como dizemos no artigo “A Importância de uma Boa Precificação”:

• Estudar a concorrência: saber quanto cada escritório cobra pelos serviços prestados e quais serviços são prestados por eles;
• Estudar seu cliente: entender o quanto ele está disposto a pagar por seus serviços e o quanto ele espera dos seus serviços;
• Agregar valor: seu preço precisa estar alinhado à sua entrega, ou seja, você precisa tornar seu produto atraente, útil e indispensável para seu cliente. E, como dito, a Contabilidade Consultiva é uma forma de trazer esse valor;
• Estipular um preço sustentável: não adianta só visar ao mercado e a seus clientes. Você precisa estipular seus preços para que mantenham sua operação lucrativa.

Aplicando essa metodologia de precificação, seu cliente não pensará duas vezes para pagar seus honorários, e a inadimplência (uma das maiores causadoras de falência dos escritórios) não vai te pegar.

Com uma precificação correta, é preciso pensar na venda. Ela envolve o comercial, o marketing e suas estratégias, a relação com o consumidor e a segmentação de mercado.

Comercial 

Depois de sonhar, traçar metas, planejar, estipular processos e precificar, é preciso vender para ter um escritório de contabilidade de sucesso.

O processo comercial está totalmente conectado a todos os outros fatores, pois não existe venda sem processos, sem planejamento, sem valor agregado e sem preço determinado. Ele começa lá atrás, no momento da construção da ideia de seu negócio.

O que você quer ser é aquilo que será vendido.

Como fazer meu escritório de contabilidade crescer? Certamente, não é chegar no cliente, bater na porta dele e dizer “Oi, sou fulano contador! Tenho um escritório muito legal, vamos fechar?”. Isso não é eficiente, especialmente em um mercado onde ainda existe quem mantenha profissionais em seus negócios apenas por amizade.

É preciso, inclusive, desconstruir essa crença. Amigo te ajuda, amigo te faz crescer, amigo se preocupa. O contador daquele potencial cliente é de fato um amigo? E o mesmo se aplica a você.

Um cliente não te abandona, nem continua com você porque você é amigo dele. Ele fecha um contrato, porque acredita em seus serviços. Por isso, venda e entregue os serviços de qualidade!

O processo comercial precisa ser trabalhado todos os dias. Ele está unido à sua estratégia de marketing contábil, que por sua vez também está unida a todos aqueles pontos anteriores.

E se você acha que o marketing é só investir no digital, com uma página do Instagram ou um perfil no Facebook, ou um site com gifs divertidos e animados, você está equivocado. Veja por quê!

Marketing e estratégia de divulgação

O marketing e o processo comercial são a junção de todos os seus processos em prol da qualidade, pois unifica todo seu serviço e sua entrega para que ela possa ser vendida. Sendo assim, para um bom comercial, é preciso investir em seu produto, em sua empresa e na forma com a qual você se comunica com um potencial cliente.

Sua maior necessidade neste ponto é mostrar que seus serviços são indispensáveis para aquele empresário ter sucesso em seu negócio. Em outras palavras, precisa criar autoridade para que ele o veja como um contador business partner.

E isso é feito com o marketing e com suas estratégias de divulgação, capazes de posicionar bem sua imagem no mercado. Por isso, não há como fazer meu escritório de contabilidade crescer sem ele.

Não pense que o marketing é um gasto. Ele é, na verdade, um grande investimento. E atualmente, existem campanhas de publicidade que cabem no bolso de escritórios de qualquer porte. Principalmente porque o mais utilizado é o marketing digital.

Uma divulgação planejada é fundamental para atrair clientes. Ela depende:

• Estabelecer uma persona: a persona é o retrato fiel do seu público-alvo. Isso envolve dados demográficos, de comportamento, interesse, necessidades, expectativas. Delimitar uma persona permite que o investimento em marketing tenha o melhor retorno possível;
• Delimitar as ações que trazem os melhores resultados: atualmente, ainda se utiliza o marketing offline (anúncios em jornais e revistas empresariais, panfletos etc.), mas o marketing digital é o mais eficiente (e barato!);
• Produzir conteúdos de qualidade: redes sociais, sites e blogs são meios de comunicação perfeitos para demonstrar autoridade por meio de conteúdos relevantes à sua persona. Dentro das normas de contabilidade sobre marketing de escritórios contábeis, você pode desenvolver textos, vídeos, podcasts e infográficos sobre temas que interessam à persona.

Essas formas de comunicação utilizadas no marketing contábil online ajudam a construir a imagem de um escritório de contabilidade de sucesso, pois agregam valor ao seu público. A internet sempre será uma ótima forma de se mostrar como autoridade em seu mercado de atuação.

Quer alguns exemplos? Envie e-mails, se autorizado, com dicas sobre cortar gastos no negócio, importância de ter a contabilidade consultiva, o papel do contador nas operações de fusão e aquisição, dentre outros temas.

Mas as estratégias de divulgação não são nada se não houver investimento em relacionamento com o cliente, pois é o que possibilita desenvolver ações de fidelização.

Relacionamento com clientes

Após conquistar clientes com as estratégias de marketing, você deve ter uma boa política de relacionamento com eles. Afinal, sem uma base sólida não há como fazer meu escritório de contabilidade crescer.

Pense inicialmente que seu negócio já possui clientes com determinados perfis devido à delimitação das personas. Então você já tem ideia das expectativas e necessidades de seus clientes. Trabalhe para atendê-las!

Isso não se resume a cativá-los, comemorando datas especiais ou concedendo descontos. A verdade é que qualquer interação com o cliente importa, mas o que deve estar em destaque é a prestação de um serviço de qualidade. É fazer-se presente no dia a dia da empresa, para que seja possível saber, de fato, em que você pode ser essencial. É ter transparências nos processos que o envolve.

Por meio de um software contábil integrado ao ERP do cliente, por exemplo, você pode mantê-lo informado sobre como seu trabalho junto a ele acontece. Visitas presenciais são fundamentais. Ter uma ferramenta de relacionamento também.

Tudo isso ajuda seu negócio a demonstrar valor para o cliente.

Segmentação de mercado

Por fim, mas não menos importante, se você quer saber como fazer meu escritório de contabilidade crescer, deve compreender a segmentação de mercado.

Um bom contador já passou por todos os pontos que explicamos anteriormente. Mas ainda fica a dúvida de como prestar o melhor serviço.

Em muitos casos, isso se relaciona diretamente com a segmentação, que nada mais é do que determinar uma área de atuação e focar seus serviços para esse tipo de cliente. Um passo interessante para isso é fazer benchmarking, que é analisar outras empresas do setor (marketing, ferramenta, processos, clientes, precificação etc.) para compreender como você pode atuar e o que pode ser melhorado.

Existem diversas maneiras para segmentar seu negócio no mercado. Você pode, por exemplo, se limitar a atender empresas da área de saúde ou da área de tecnologia.

A ideia é encontrar um nicho da contabilidade que você gosta e encontrar o diferencial para atender melhor ao cliente. Veja especificamente os principais tipos de segmentação:

1. Segmentação geográfica: especializar seu atendimento a clientes de determinada área (cidade, estado ou região), conhecendo especificamente o comportamento e as peculiaridades do mercado desse local, bem como obrigações contábeis e fiscais exigidas no território). Você pode atuar em uma área que não é seu local de instalação, inclusive.
2. Segmentação por porte de empresa: considera a atuação em função do porte do cliente, com base no faturamento e/ou número de notas fiscais emitidas mensalmente. Cada empresa de um porte possui necessidades específicas, e você atenderá exclusivamente a elas. Por exemplo, atender às pequenas empresas é saber que o valor que elas estão dispostas a pagar é menor, assim como a complexidade do serviço que você oferecerá. Para esse tipo de segmentação, é preciso saber se ela é compatível com o objetivo do seu negócio. Avalie fatores, como enfoque de atendimento (padronizado ou personalizado), itens valorizados pelo segmento (perfil consultivo ou não), periodicidade de entrega de relatórios, dentre outros.
3. Segmentação por setor de atuação: oferecer serviços especializados, independentemente da região ou do porte da empresa. O foco é o ramo de atuação, o que demanda compreensão a fundo sobre o negócio do cliente, atualização constante e construção de autoridade, possibilitando o atendimento de excelência.
4. Segmentação por estágio da empresa: o foco está na etapa da empresa no mercado, que envolve abertura e início da operação ou especialização da atuação para situações e serviços específicos. Há, por exemplo, escritórios especializados em imposto de renda.

Para definir o segmento de atuação, você deve refletir como fazer meu escritório de contabilidade crescer. Faça uma avaliação profunda sobre o estágio do seu negócio.

Você já está em crescimento ou ele está projetado para os próximos anos ainda? Existem diferenciais que seu escritório pode oferecer e que podem ser valorizados? Existem poucos concorrentes ou escritórios menos preparados do que você naquela área?

A resposta positiva para a maioria das perguntas é um norte positivo sobre uma boa segmentação. Não se esqueça, porém, dos objetivos. Qualquer que seja a segmentação, deve estar alinhada à sua empresa.

Contabilidade Consultiva

A Contabilidade Consultiva é um modo estratégico de atuação do contador. Se você quer saber como fazer meu escritório de contabilidade crescer, essa é uma das formas mais eficientes. Isso porque ela se baseia em imprimir no cliente uma sensação de que o contador é muito mais do que um profissional que apenas registra dados contábeis.

Ela é uma forma de atuação do contador que se propõe a ser um parceiro do negócio.

Esse modelo de atuação depende de uma aproximação profunda do profissional com os empresários, sendo focada no relacionamento com o cliente. É isso que permite ao contador diagnosticar e cuidar das empresas, de modo a interferir positivamente em seu desenvolvimento.

Afinal, uma decisão empresarial não depende somente de questões técnicas, mas de questões sociais, culturais e governamentais.

A Contabilidade Consultiva faz diferença. Seu cliente torna-se um parceiro, ele entende quais ações e qual o reflexo de cada uma na empresa dele.

O maior empecilho é o tempo, e todas as obrigações acessórias a serem cumpridas. E é totalmente possível aplicar esse tipo de metodologia para o sucesso e continuar com os processos “obrigatórios”.

A Nucont, por exemplo, te ajuda a se guiar por esse caminho glorioso da Contabilidade Consultiva. Ela possui expertise, aliada a tecnologia e pessoas para que seu serviço seja de fato valorizado. Você pode atuar de forma mais inteligente, desenhando operações que geram economia fiscal, atuando na gestão empresarial e delineando estratégias.

A contabilidade consultiva proporciona o resgate do contador, como falamos neste vídeo: 

Se você ainda não implementou esse modelo de negócios, certamente não entendeu como fazer meu escritório de contabilidade crescer.

Os próximos passos

Seu escritório só crescerá se você fundir cada um desses fatores para desenvolver qualidade. Não adianta investir uma fortuna em marketing digital ou na compra de listas de contatos. Só existe sucesso no mercado contábil se houver a preocupação com cada mínimo detalhe que influencia na sua entrega de valor a seu cliente.

Quer saber como fazer meu escritório de contabilidade crescer? Analise os anos anteriores, metrifique, planeje, delimite processos, tenha uma boa equipe, entregue valor, precifique e venda.

Escritórios por todo o Brasil obtiveram sucesso seguindo passos como esse. E saiba, errar também faz parte do processo. Empresários contábeis com histórias de se admirar (como os Rafaeis da Contabme) passaram por poucas e boas no mundo contábil. Desistir não é uma alternativa, mudar sim! Então, comece agora a remanejar seus erros e construir seus sucessos! Vamos juntos? Que tal conhecer a Contabilidade Consultiva o quanto antes para entender como você pode prestar um serviço estratégico, aumentar os lucros do escritório de contabilidade e se tornar essencial para seu cliente? Veja aqui o material mais completo sobre a aplicação da Contabilidade Consultiva através do estudo dos 6 pilares que a sustentam, e comece com o pé direito!