04 dicas de como melhorar seus processos internos

Publicado por Kadu em

Eu tendo a pensar que todos amam/odeiam processos!

Felizmente ou infelizmente eles são necessários dentro da sua empresa.

E na grande maioria dos casos, a sua existência é a confirmação de que algo que deu certo seja repetido e o seu sucesso garantido!

Já imaginou como seria se você não tivesse um processo para negociar com o seu cliente? 
Se não tivessem etapas a serem cumpridas para que ele encaminhe as informações?
E se não tivéssemos um processo para o trânsito de informações dentro da própria empresa?

Eu não penso, EU SEI que se não houvessem esses processos estabelecidos, a chance de fracasso dentro dessas entregas é MAIOR!

Justamente porque não há padrão, não há um direcionamento de como essas coisas devem ser feitas.

E nem venha com a desculpa que padrão acaba com a pessoalidade e o diferencial! Não se trata disso!

Querer ser um contador diferenciado e ser, de fato, estão mais perto do dicionário do que na realidade.

Enquanto você não conseguir se desvincular do operacional por estar preocupado demais se as coisas realmente irão acontecer sem você estar presente, você não saíra do lugar.

E muito menos a sua empresa!!

É por isso que eu quero lhe apresentar em 04 passos simples para que você consiga aplicar mudanças nos seus processos internos:

1º) Alinhe os objetivos com o seu time! 

Envolva sua equipe.

É preciso que entendam qual é a finalidade de criar processos dentro do escritório e o objetivo final de cada um deles.

Quando toda a equipe entende seu papel diante dos processos, entende o produto que seu setor gera, ela se engaja. E quando temos uma equipe engajada os resultados esperados são muito mais visíveis.

Se for alterar um processo, adicionar, desde o início desse projeto é importante essa comunicação com os colaboradores.

Com o objetivo não só de informar e possuir o engajamento, mas que faça parte de uma mudança e uma evolução que todos fazem parte.

Esse comportamento assegura o sucesso das mudanças, como motiva o time, pois eles têm a consciência de que há realmente um time do qual eles fazem parte.

2º) Desenhe os processos 

Pode parecer difícil demais ou fácil demais.

Mas a tarefa é: monte um fluxograma com os processos envolvidos.

O seu time precisa entender onde cada setor se encaixa e conhecer as entregas finais de cada área.

A entrega do marketing de uma empresa são os leads qualificados para que a equipe de negociação entre em contato e formalize a venda.

Com a venda feita, irá para o seu time responsável por tratar a operação-chave.

   Pensando dentro do escritório de contabilidade: os analistas.

Desse modo, o “resultado final” de um setor é a matéria-prima de outro.

E a compreensão maior acerca de como isso ocorre torna tudo melhor.

Desde a qualidade da execução, quanto aos aspectos que devem ser aprimorados e como mudanças podem ser implantadas de forma mais eficiente!

É importante que dentro desse fluxograma, diagrama de processos (como preferir chamar) contenham os prazos, as pessoas envolvidas, as ferramentas utilizadas!

TUDO que seja RELEVANTE!

Além disso, ele deve ficar evidente para maior controle, domínio e conhecimento dos colaboradores!

3º) Tenha controle, gerenciamento e ferramentas importantes ao seu lado

O que não pode ser medido, não pode ser mensurado.

Umas das frases que mais ouvimos quando falamos sobre gestão que trata, exatamente, acerca da importância em termos formas de mensurar os nossos esforços.

E por consequência, vermos o nosso resultado!

A importância disso acontecer é que processos que não são controlados, que não possuem indicadores para evidenciar - ou não - a sua eficiência dão margem para o não cumprimento e/ou a criação de um processo informal por cima deste.

Por isso é essencial que tenhamos indicadores para evidenciar o nosso desempenho e que o processo que está rodando também tenha-se um controle.

E para isso, ferramentas onlinesão muito úteis, tanto para controle do gestor, como para o dia a dia dos colaboradores!

Há diversas ferramentas que o seu escritório contábil pode utilizar e falamos um pouco delas nesse artigo

4º) Não é um passo! É uma DICA EXTRA

Depois de entender a importância de acompanhar, controlar, medir o processo implantado e de utilizar ferramentas auxiliares, é fundamental termos em mente que só dará certo se houver: ATRIBUIÇÃO DE RESPONSABILIDADES!  

Ao implantar mudanças, tendemos a focar tudo isso em nós mesmos!

E isso é péssimo.

É ruim porque não damos conta de tudo, pelo menos, não com qualidade!

E o desgaste de mudanças dentro da rotina, no operacional e na própria motivação da equipe é muito grande.

Então, repartir a responsabilidade é uma excelente forma de garantir que isso não aconteça.

Ao atribuir um responsável por implantar uma mudança de processo, ele se torna o responsável e você coordenará as suas ações, acompanhará de perto e o esforço será dividido.

Além de que é um grande ponto para você desenvolver outras e/ou descobrir habilidades das pessoas que estão no seu time.

Lembre-se sempre de ter o controle de:

  • Quem será o responsável;
  • Por que ele fará tais mudanças;
  • Quais as suas ações;
  • Quando fará;
  • Como fará;
  • Haverá um custo para isso;
  • Qual o resultado esperado;

Conclusão

Mudanças são importantes e necessárias para o crescimento e melhoria da sua empresa.

No entanto, alterar requer preparo e precisão. E mudar por mudar, não compensa.

Por isso, alterar um processo só é valido se você consegue medi-lo, gerenciá-lo e ter resultados visíveis gerado por ele.

Deve ser mutável, se adaptar as mudanças da equipe.

O custo para implantar o processo NÃO pode ser maior que o benefício do resultado.

Se implantar um novo processo requer de você um tempo extremamente grande, requer da sua equipe um trabalho imensurável, é melhor ele não existir.

Você deve entender a importância de ter uma equipe alinhada e engajada, afinal, quem executará os processos serão os seus colaboradores.

A equipe deve entender o propósito do seu escritório.

Quando o porquê é forte, o como se torna fácil e o que deve ser feito - seus processos - são lógicos e bem executados.


Kadu

Especialista em Marketing de Conteúdos, SEO e redação. Apaixonado por música, pela Contabilidade e por um mundo melhor. Ativo na luta contra todas as chatices da vida.

>