Gestão Escritório Contábil: Seja um agente do sucesso

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Um escritório de contabilidade tradicional tem, por via de regra, quatro departamentos operacionais:

  • Departamento Pessoal (ou Trabalhista)
  • Departamento Fiscal (ou Tributário)
  • Departamento Contábil
  • Departamento de Legalização

Os escritórios mais modernos estão implementando, também outros departamentos:

  • Departamento Comercial
  • Departamento de Consultoria
  • Departamento de BPO Financeiro
  • Outros Departamentos

Como já tratei no artigo dase Tendências do Mercado Contábil - a teoria em Y, o contador do futuro deverá se reposicionar estrategicamente. Não cabe mais ao contador a função de "darfeiro", aquele que cuida da burocracia ou que faz bons planejamentos tributários.

O contador, para prosperar, deve se posicionar como um agente que leva sucesso às empresas e que entende que a contabilidade é a ciência da riqueza e da prosperidade e assim, deve ser utilizada como ferramenta para tomada de decisão. Nós, aqui da Nucont, chamamos esse conceito de contabilidade consultiva e a Fernanda Rocha escreveu o mais completo e sincero artigo que você poderá ler na internet sobre isso.

Existe uma comunidade de contadores que pensam dessa forma. Eles se reúnem no Movimento Contabilidade Sem Chatice (#CSC).

Faça parte clicando aqui! 

Vamos ao que interessa!

A Gestão do escritório contábil:


Todo sistema (empresas, departamentos) funciona conforme a figura abaixo.

Recebemos os inputs (insumos, fornecedores), estes são processados (técnicas, ferramentas) e geramos os outputs (entregas), que, por sua vez, dãoa um feedback para que o sistema melhore como um todo.

Imagine que sua empresa tem como entrega (output) sucos de laranja.

Logo:

  • O input, naturalmente, seria a fruta (laranja).
  • O processamento: cortar as laranjas, e espremer na máquina.
  • O feedback é sobre a quantidade e qualidade de suco esperada pelo cliente: "Tá gostoso?"

Bem, esse é o funcionamento básico de um sistema.

Caso haja algum problema no sistema, precisamos identificar a origem desse problema.

Primeiramente, o item mais importante de todo sistema é sua entrega, seu resultado. Ou seja, os sucos de laranja.

Se o feedback é negativo, ou seja, o suco está amargo (qualidade), ou então não tem suco suficiente (quantidade), devemos entender se o problema está com:

1- O fornecedor de laranjas que está entregando:

a) Laranjas ruins (podres ou secas)

b) Quantidade insuficiente de laranjas (para atender a quantidade esperada de sucos.

2- O processo de transformação de frutas em suco:

a) Seria um problema no equipamento?

          i) A faca para cortar está cega?

         ii)O espremedor está funcionando bem?

b) Ou um problema com as pessoas?

      i) Falta técnica para cortar bem as laranjas?

      ii) Falta técnica para espremer?

      iii) Falta motivação?

c) Ou um problema com o processo

                 i) Estamos gerando muito estoque durante o processo? 

                ii) Estamos tendo ociosidade durante o processo? 

A melhoria de um sistema (output) acontece com a melhoria dos inputs e/ou processamento.

Agora, finalizando a metáfora, vamos levar esse conceito para da sua empresa contábil.

Qual é seu input? Como você o processa? Qual sua entrega, seu output?


E de cada departamento seu?

Qual o input do seu Departamento de Pessoal? E o output?

Mapear cada item desse sistema é fundamental para avaliar o funcionamento completo e a gestão do seu escritório contábil.

Vou dar alguns exemplos abaixo.

Claro, que não são regras únicas. Existem vários modelos de negócios possíveis, mas abaixo compartilho minha visão com o objetivo de você usar como um Guia da Gestão da Empresa Contábil.

Escritório Contábil:

Input

Fatos contábeis que acontecem nas empresas

Processamento

Departamentos de Pessoal, Fiscal e Contábil

Output

Tomada de decisão gerencial

Feedback

Satisfação do cliente quanto à saúde de sua empresa


Departamento Pessoal:

Input

Movimentações de pessoal nas empresas (admissões, rescisões, férias, faltas, etc)

Processamento

Cálculo e organização de folha de pagamento, admissões e rescisões

Output

Orientação quanto à gestão de recursos humanos aos clientes

Feedback

Satisfação do cliente quanto à gestão de recursos humanos

Departamento Fiscal:

Input

Movimentações fiscais

Processamento

Planejamento, cálculo e organização dos tributos

Output

Clareza quanto aos tributos da empresa

Feedback

Satisfação do cliente quanto à clareza sobre os tributos de sua empresa

Departamento Contábil:

Input

Movimentações contábeis

Processamento

Planejamento, cálculo e organização dos fatos contábeis

Output

Geração de balancetes (?)

Feedback

?


Aqui, na minha opinião, nasce a grande disrupção das empresas contábeis.

Você, contador, já entregou um balancete para seus clientes?

Quais são os feedbacks?

Bem, na experiência que a Fernanda Rocha e eu tivemos, na grande maioria das vezes, o empresário não via valor nessa entrega, e por vezes, usava o balancete até mesmo como rascunho.

Conto melhor essa história no artigo que escrevi sobre como o Nucont nasceu. É uma história de amor (mas também com algumas brigas ao longo do caminho! rsrs) Confere lá.

Por isso, o Departamento Contábil, tem um Output insatisfatório.

isso precisa mudar.

E ser da seguinte forma:

Departamento de Contabilidade Consultiva:

Input

Fatos contábeis que acontecem nas empresas

Processamento

Planejamento, cálculo e organização dos fatos contábeis. Geração de dashbards e relatórios para tomada de decisão.

Output

Tomada de decisão com base na Ciência da Riqueza

Feedback

Satisfação do cliente quanto à saúde de sua empresa

Conclusão:

O que vemos no quadro acima é muito similar ao Quadro da Empresa Contábil. No fim das contas, a Contabilidade Consultiva, nada mais é do que a contabilidade em sua essência. É o resgate do contador em sua origem. É a aplicação da ciência contábil (na veia).

Esse é o verdadeiro papel do contador!

Estamos no ano 2019 e a profissão do "darfeiro" não é mais a contabilidade.

Entenda o que fazer de fato:

Luis Filipe Winther 
CEO do NUCONT

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