Contabilidade Consultiva

Como a gestão dos prazos médios podem evitar a falência de uma empresa?

03 Maio

Todo empreendedor deve saber que os prazos médios de pagamento, recebimento e estocagem determinam o ciclo financeiro de uma empresa. 

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Neste kit, você encontrará métodos que te ajudarão a vender seus serviços contábeis. Desde o Marketing Digital (emails e redes sociais) até métodos de proposta!

Mas será que as empresas dos seus clientes estão tendo uma boa gestão dos prazos médios?

Para responder questões como essa, criamos uma trilogia de artigos nos quais abordaremos três assuntos extremamente relevantes para todos os empresários, que são:

  1. gestão dos prazos médios
  2. ciclo financeiro e operacional
  3. capital de giro e necessidade de capital de giro

Nem todo mundo conhece os números da própria empresa a fundo e queremos levar essa visão para você!

No nosso primeiro artigo você vai conferir tudo sobre prazos médios, a importância, como calcular esses indicadores e muito mais.

Vamos começar?

O que são prazos médios?

Não há melhor maneira de começarmos a falar sobre gestão dos prazos médios do que descrevendo o que são esses prazos, concorda?

Prazos médios são indicadores que apontam ao gestor de uma empresa uma média de quantos dias são necessários para que determinada ação aconteça.

Conhecer e monitorar de perto os prazos médios de um negócio é essencial para o seu crescimento. Isso porque esses indicadores são a base do ciclo financeiro das empresas, sendo fundamentais para apontar ao empreendedor a necessidade, ou não, de capital de giro.

Durante a gestão dos prazos médios, a ideia é identificar esses tempos e se, porventura, não estiverem ideais para o crescimento da empresa, encontrar meios de modificá-los e, dessa forma, manter a saúde financeira do negócio.

Será que os empresários conhecem os seus prazos médios?

Será que os empresários conhecem os seus prazos médios?

O Brasil é um dos países que mais fecham empresas, sendo que, um dos maiores problemas dos empresários hoje, é o controle do seu caixa.

De acordo com um estudo do Sebrae, Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, os três principais motivos que levam ao encerramento das atividades nos primeiros 5 anos de vida do negócio são:

  • falta de planejamento estratégico;
  • má gestão empresarial;
  • comportamento do empreendedor.

Segundo o levantamento, 39% não sabiam qual deveria ser o capital de giro necessário para abrir a empresa, e 31% não sabiam qual deveria ser o investimento necessário para a empresa se manter funcionando.

Imagine a seguinte situação: uma empresa está tendo sucesso e vendendo cada dia mais. Porém, mesmo assim, não consegue pagar os seus funcionários e fica dependente mais de capital de giro para continuar funcionando.

Você sabe responder por que isso acontece? Um dos principais motivos é que, não adianta vender cada vez mais se o empreendedor não consegue gerir seu caixa para conseguir arcar com os seus passivos.

Em outras palavras, fazer uma boa e eficiente gestão dos prazos médios do negócio. Mas a dúvida que fica é: “Como fazer isso?” Você, enquanto contador consultivo, pode ajudar o seu cliente.

Como fazer uma boa gestão dos prazos médios?

Como fazer uma boa gestão dos prazos médios?

Tão importante quanto ter estratégias claras de vendas e marketing, é realizar uma boa gestão dos prazos médios, com acompanhamento e mensuração dos resultados.

Porém, não adianta apenas acompanhar. As tomadas de decisões e as ações após a análise são primordiais para conseguir manter uma empresa lucrativa.

Para fazer uma gestão de prazos médios realmente eficiente, o primeiro passo é saber que essas são divididos em três grupos distintos, que são:

  • Prazo Médio de Pagamento (PMP) 
  • Prazo médio de Estocagem (PME)
  • Prazo Médio de Recebimento (PMR)

Prazo Médio de Pagamento (PMP)

O Prazo Médio de Pagamento, ou apenas PMP, é um indicador que expressa quantos dias, em média, uma empresa demora para pagar os seus fornecedores.

Ou seja, do dia em que ela compra mercadoria, produtos e/ou matéria-prima, até o dia em que efetivamente paga por isso.

O PMP de um negócio pode ser encontrado utilizando a seguinte fórmula:

PMP = (Fornecedores/Compras) * Dias do Período (360)

Compras = Custo da Mercadoria Vendida + Estoque Final – Estoque Inicial

Nesse caso, quanto maior for o Prazo Médio de Pagamento, melhor para a empresa. 

Mas em um processo de gestão de prazos médios, é fundamental ter em mente que os indicadores nunca devem ser analisados individualmente, mas, sim, em conjunto.

Prazo Médio de Estocagem (PME)

O Prazo Médio de Estocagem, PME, indica quantos dias, em média, o estoque fica armazenado em uma empresa antes de ser vendido.

Em outras palavras, esse indicador aponta quanto tempo o estoque demora para se renovar.

Esse prazo vai desde o momento da compra dos itens que serão estocados, até o momento da saída deles da empresa.

Aqui, vale destacar que esse indicador não deve ser analisado em empresas que não têm estoque, a exemplo das prestadoras de serviços. Se esse for o caso do seu cliente, desconsidere o cálculo do PME.

Para identificar o Prazo Médio de Estocagem de um negócio, basta utilizar a seguinte fórmula:

PME = (Estoque/CMV) * Dias do Período (360)

Prazo Médio de Recebimento (PMR)

Já o PMR, Prazo Médio de Recebimento, expressa quantos dias, em média, uma empresa demora para receber o pagamento das suas vendas.

Esse prazo em questão vai desde o momento da venda, até o dia de recebimento da quantia referente a essa transação comercial.

O Prazo Médio de Recebimento é encontrado com a aplicação da seguinte fórmula:

PMR = (Contas a Receber/Receita líquida) * Dias do Período (360)

Como é a gestão de prazos médios na prática?

Como é a gestão de prazos médios na prática?

Para ficar mais clara a maneira ideal de realizar a gestão dos prazos médios, vamos utilizar dois exemplos.

Exemplo 1

Na primeira situação, imagine uma empresa que apresenta os seguintes indicadores:

  • Prazo Médio de Pagamento = 29 dias
  • Prazo Médio de Estocagem = 10 dias
  • Prazo Médio de Recebimento = 7 dias

Com base nesses números é possível perceber que essa empresa paga suas contas, em média, 29 dias após a compra da mercadoria. 

O estoque, no caso, fica “parado” no negócio, em média, por 10 dias até o momento da venda. Por fim, a empresa recebe o pagamento, também em média, 7 dias após a venda.

Com esses números em mente, vamos parar um pouco e analisar a situação dessa empresa.

Considerando que esse negócio paga os seus fornecedores, em média, 29 dias após a compra, isso quer dizer que não é necessário desembolsar nenhuma quantia à vista para ter a mercadoria disponível para venda. 

Dessa forma, esse empreendedor consegue montar uma operação de uma maneira que paga o seu fornecedor com o dinheiro da venda da própria mercadoria, e isso é maravilhoso!

Após a compra, a mercadoria fica no estoque por 10 dias até ser vendida. Somada a essa constatação, 7 dias depois a empresa já recebe o pagamento dessa transação comercial, o que totaliza 17 dias. 

Isso quer dizer que esse negócio já está com caixa 12 dias antes do dia do pagamento da mercadoria adquirida para venda. Com isso, o empreendedor consegue reinvestir cada vez mais na sua própria empresa com “capital de terceiros”.

Exemplo 2

A segunda situação é uma empresa que conta com os seguintes prazos médios:

  • Prazo Médio de Pagamento= 9
  • Prazo Médio de Estocagem = 5
  • Prazo Médio de Recebimento = 14

Analisando os prazos médios, é possível perceber que a empresa deste exemplo tem um alto giro do estoque — as mercadorias giram, em média, em 5 dias. No entanto, os demais prazos médios não estão muito adequados.

Como dissemos anteriormente, em uma gestão de prazos médios, nenhum indicador deve ser analisado individualmente. Isso quer dizer que, o ideal, é realizar a análise de todos os resultados obtidos.

Considerando os números da empresa do nosso segundo exemplo, entendemos que o empreendedor compra a mercadoria e paga, em média, 9 dias depois. 

Nesse caso, ele ainda não conseguiu realizar toda a sua operação, visto que nesse período ele vende a mercadoria, mas ainda não recebe por ela. 

Isso quer dizer que é preciso financiar a compra desses itens com dinheiro da própria empresa ou de terceiros, tais como empréstimos, financiamentos etc.

É bem importante deixar claro que, em longo prazo, esse processo é insustentável, o que tende a levar o negócio a um estado de insolvência. Consequentemente, a necessidade de capital de giro dessa empresa cresce cada vez mais!

Após o cálculo, quais os próximos passos da gestão dos prazos médios?

Após o cálculo, quais os próximos passos da gestão dos prazos médios?

Agora que já tem os prazos médios em mãos, o próximo passo para uma boa gestão dos prazos médios deve ser analisar como está a real situação desse negócio.

Como os Prazos Médios de Pagamento são mais difíceis de negociar/alterar, a dica quanto a eles é procurar rever toda a operação.

Já no que se refere ao Prazo Médio de Recebimento, esse indicador é mais fácil de ser alterado, dado que faz parte da política de negociação de cada empresa.

Existem formas óbvias de alterar o PMR de uma empresa, por exemplo, com desconto para pagamentos à vista, alterar o recebimento do cartão de 30 dias para 2 dias, entre outras.

Enquanto contador que aplica a Contabilidade Consultiva, é sempre bastante indicado orientar os seus clientes quanto à importância de se manterem atentos aos seus prazos médios para que esses não os peguem de surpresa.

Quando isso acontece, a pergunta mais comum que você vai ouvir é: “Estou vendendo bem, mas, cadê o meu dinheiro?”. Temos aí a resposta.

Qual o seu papel na gestão dos prazos médios dos seus clientes?

Não necessariamente será você, contador, a pessoa que vai calcular os prazos médios das empresas dos seus clientes. Porém, se trabalha com Contabilidade Consultiva, abordar essa questão com eles é essencial.

Sobre essa forma de atuação, é bem importante destacar que, na Contabilidade Consultiva, o contador tem uma participação mais ativa nos negócios dos seus clientes.

Isso quer dizer que esse profissional vai muito além da entrega dos serviços contábeis tradicionais, tais como admissão e demissão de funcionários, obrigações acessórias, emissão de guias e outros.

Na Contabilidade Consultiva o contador analisa de maneira mais profunda os dados das empresas dos seus clientes e aponta a eles quais os caminhos mais indicados a seguir rumo ao crescimento do negócio.

Em outras palavras, além de ajudar os clientes a alcançarem a prosperidade, a Contabilidade Consultiva é um importante diferencial competitivo para o seu escritório contábil.

Achou interessante e quer conhecer outras maneiras de ajudar os seus clientes e, também, o seu escritório de contabilidade a entregar mais e melhores resultados? Então não deixe de ler o 2º artigo da nossa trilogia: “​Como o controle do ciclo financeiro e operacional afeta a sua empresa?

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