Contabilidade Consultiva

Gestão de empresas contábeis: guia completo para aumentar a rentabilidade

03 maio

Casa de ferreiro, espeto de pau. Já ouviu esse ditado? Infelizmente, no mercado contábil, isso não é raridade: muitos contadores, apesar de serem estratégicos e consultivos com seus clientes, não aplicam as melhores práticas dentro do próprio negócio, e por isso acabam perdendo seu potencial de crescimento.

Estratégias de marketing digital para você aplicar em seu escritório contábil

Neste kit, você encontrará métodos que te ajudarão a vender seus serviços contábeis. Desde o Marketing Digital (emails e redes sociais) até métodos de proposta!

Sem uma gestão eficiente, o escritório pode estagnar, e até falir.

Por isso, é importante começar, a partir de agora, a fazer uma gestão de empresas contábeis de forma estratégica e diferenciada, garantindo o crescimento sustentável e eficiente do seu escritório.

Vamos às dicas?!

1. Integre os times

Um dos erros mais comuns das empresas, de modo geral, é não alinhar as expectativas, objetivos e metas entre todos os setores ali envolvidos. 

Os times integrados ajudarão a manter uma boa gestão da empresa. Essa pode ser uma das questões mais desafiadoras, mas é extremamente necessária para garantir que os negócios caminhem da melhor forma possível rumo aos objetivos estabelecidos.

Sem a conexão entre os setores, mais difícil será estruturar uma empresa de sucesso. Afinal, é fundamental que todos os profissionais envolvidos dentro da empresa estejam cientes das necessidades e dos objetivos, com um propósito único. Se isso não ocorre, cada um trabalhará por algo específico, que muitas vezes pode não auxiliar os negócios a conquistarem o resultado esperado.

Evitar o ruído na comunicação entre equipes e entre a gerência e os times pode ser o que faltava para construir um negócio de sucesso. O foco deve ser um só!

2. Garanta uma comunicação eficiente 

Ter uma comunicação eficiente é fundamental para garantir o contato não só com os seus clientes, mas entre os setores da contabilidade. A comunicação é responsável por trazer maior integração da empresa, em todos os canais de contato possíveis.

Por isso, certifique-se de trabalhar:

  • a relação da empresa com seus colaboradores, através de canais de comunicação muito mais eficientes;
  • a relação da empresa com seus clientes;
  • a relação da empresa com seus fornecedores;
  • a relação da empresa com funcionários terceirizados.

É importante dar preferência para contatos mais próximos para manter um bom relacionamento. Se o contato direto não for possível, utilize ferramentas de comunicação online eficientes e diferenciadas.

3. Estude o seu mercado

O mercado precisa ser conhecido. Falamos tanto sobre isso para os clientes, mas é comum encontrar escritórios contábeis que ainda não estudam o seu próprio nicho.

Por isso, para sair dessa mesmice, é preciso que você tome as rédeas da situação e seja estratégico dentro da sua própria empresa: avalie o momento atual do seu mercado, quais são as necessidades, quais são os erros cometidos pelos concorrentes e o que precisa ser adequado dentro do seu próprio escritório para melhorar a performance.

É importante ter uma rotina de acompanhamento e análise para garantir que você acompanhe as tendência se esteja ciente de onde você está, e para onde quer ir.

Conheça seu público

4. Conheça seu público

Entender quem é o seu público é fundamental para garantir o sucesso da sua empresa. Ao contrário do que muitas pessoas pensam, nem todos os empresários realmente conhecem seus clientes.

Por isso, é importante que você faça um estudo de personas e avalie questões como:

  • quem é o seu público;
  • quais são suas necessidades;
  • quais são suas objeções de compra;
  • quais são seus desafios;
  • quais são as soluções que você pode oferecer para essas pessoas;
  • quais são os formatos de conteúdo que consomem;
  • qual é a linguagem adequada para se comunicar;
  • quais são as maiores dúvidas;
  • quais são as melhores estratégias para cada um desses perfis.

Tente ser o mais específico e cirúrgico possível nesse momento. Se houver mais de um perfil de cliente, não tem problema. Apenas se certifique de que a análise e estruturação da persona esteja completa em todos os perfis traçados.

5. Invista no relacionamento com o cliente

O relacionamento com o cliente é fundamental não só para garantir a fidelização dos mesmos, mas também para ter insights de melhorias e otimizações dentro do negócio.

Se o seu objetivo é crescer a sua contabilidade e transformar seu escritório em um negócio lucrativo, quem melhor que seu consumidor para dizer o que está inadequado e quais são suas verdadeiras necessidades?

Esses feedbacks irão ajudar a identificar quais são as demandas do seu cliente, onde sua empresa está acertando, onde sua empresa está errando e o que precisa ser revisto.

6. Faça uma projeção de fluxo de caixa

A projeção de fluxo de caixa irá ajudar a identificar as estimativas de capital que poderão entrar e sair do escritório durante um período específico.

Isso permitirá que você estabeleça objetivos, metas e tenha uma visão mais cirúrgica dos próximos passos e, a partir daí, consiga tomar as decisões necessárias para aumentar a rentabilidade do negócio e torná-lo ainda mais estável.

Para isso, é importante avaliar as informações dos meses anteriores, ou até mesmo do período equivalente ao ano anterior, e identificar padrões, sazonalidades e possíveis melhorias.

Considere o uso de ferramentas

7. Considere o uso de ferramentas

Existem ferramentas para todos os tipos e para todas as funções disponíveis no mercado, inclusive gratuitas (confira as 14 ferramentas que todo contador deve conhecer). A maioria muito bem pensada, divulgada e apresentada – um trabalho bem feito pelas empresas que os desenvolvem e os tornam bastante atraentes. A armadilha, aqui, é passar a moldar seus processos de acordo com a(s) ferramenta(s) utilizada(s).

Isso não é nem um pouco aconselhável porque todo o trabalho que é detalhadamente elaborado pela sua empresa, testado e executado pelos seus colaboradores fica a mercê de uma ferramenta, essa que por sua vez fica a mercê do mercado e precisa se reinventar e alterar a qualquer momento.

8. Faça uma gestão de risco

A gestão de risco é fundamental para qualquer tipo de negócio, e o setor contábil também precisa se preparar para esse momento. Para isso, é importante fazer a análise SWOT. Essa análise irá levantar questões como:

  • quais são os pontos fortes do seu escritório;
  • quais são os pontos fracos;
  • quais são as oportunidades de mercado;
  • quais são as ameaças no mercado.

Além disso, também é necessário avaliar quais são os possíveis riscos: o que pode dar errado? Quais falhas podem existir?

Com isso em mente, é hora de traçar um plano de ação para cada um desses possíveis obstáculos, permitindo que você consiga tomar as medidas necessárias rapidamente, caso algo aconteça.

9. Mensure o desempenho do negócio

Ainda que pareça difícil, a prática de atualizar indicadores diariamente pode ser facilmente inserida na cultura do escritório se você realmente entender o quanto ela contribui para sua gestão. Dia após dia, com números em mãos você é capaz de analisar detalhadamente até mesmo as micro atividades e visualizar com mais agilidade as variáveis de cada uma delas, ou seja, ao menor sinal de melhora ou piora, o resultado é visto imediatamente.

10. Avalie a rentabilidade

Se você conversa tanto com os seus clientes sobre a importância de ter um bom controle financeiro, sabe que é necessário executar essa máxima dentro do próprio escritório de contabilidade.

Os lucros precisam ser avaliados, e a rentabilidade também.

Veja quais estão sendo os gastos diários do escritório, se eles fazem sentido ou se é possível enxugar alguma coisa. Avalie todos os investimentos e descubra se você precisa aumentar a quantidade de clientes, o ticket médio ou se é possível continuar caminhando dentro dos valores e gastos estabelecidos nesse momento.

11. Implemente um sistema de gestão de qualidade

Essa com certeza é a dica que mais deve ter destaque neste texto. Você já ouviu falar de ISO 9001 em escritórios de contabilidade? Se não, está mais do que na hora de se informar sobre. Explico o por quê: um sistema de gestão da qualidade (SGQ ou ISO 9001) vai elevar a gestão e colocar seu escritório em outro patamar!

Além de envolver cem por cento da gestão estratégica da sua empresa, ele vai criar procedimentos de trabalho e padronizá-los, mapear e melhorar os processos já existentes, além de criar novos ou eliminar os que são dispensáveis, tudo visando a melhoria contínua nos serviços oferecidos.

Um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) também vai te ajudar a criar um olhar minucioso para todos os riscos e oportunidades que hoje você talvez não consiga enxergar. Uma grande sacada aqui é: se você acha que não tem tempo para ser um gestor, para olhar e explorar a estratégia da sua empresa contábil e ainda fica muito tempo na operação, essa dica é ainda mais valiosa. Considerar essa solução pode ser uma excelente saída para este problema.

Para a realização da gestão de empresas contábeis de forma eficiente, é importante contar com a tecnologia. Hoje, os escritórios contábeis precisam atualizar seu modelo de gestão, tanto para trabalhar com seus clientes, quanto para criar estratégias para eles mesmos.Para te ajudar com essa tarefa, separamos um material gratuito com as informações mais relevantes para mudar a realidade do seu negócio. Faça o download do ebook como a tecnologia viabiliza a contabilidade consultiva.

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