Contabilidade Consultiva

6 erros mais comuns no fechamento contábil que você deve evitar

06 Maio

Como garantir um fechamento contábil perfeito para o seu cliente? Ter essa resposta é essencial para ajudar no crescimento da empresa que você, enquanto profissional contábil, está assessorando. 

O principal motivo é que, pelo fechamento contábil, se tem a visão clara e exata de todas as operações financeiras realizadas em determinado período, contemplando os pagamentos e os recebimentos.

O levantamento desses dados funciona, praticamente, como uma demonstração dos resultados obtidos pela empresa. Com base nessas informações é possível, por exemplo, definir estratégias que levem o seu cliente a alcançar o sucesso tão esperado.

Para contadores que trabalham com Contabilidade Consultiva, análises como essa são fundamentais para o direcionamento correto dos empreendedores rumo à prosperidade.

Mas para atingir esses resultados, o fechamento contábil deve ser executado com perfeição. A fim de lhe ajudar com essa tarefa, trouxemos uma lista dos erros mais comuns cometidos nos escritórios de contabilidade e que você deve fazer para evitá-los.

O que é o fechamento contábil?

O que é o fechamento contábil?

Antes de falarmos sobre as maiores falhas cometidas pelos profissionais contábeis, é importante deixar claro no que consiste o fechamento contábil.

Fechamento contábil é um processo no qual são identificadas e discriminadas todas as operações financeiras realizadas por uma empresa em um determinado período.

O objetivo dessa tarefa é garantir um controle financeiro mais preciso , bem como garantir a saúde financeira desse negócio.

Um fechamento contábil realizado corretamente ajuda que gestores conheçam as origens do faturamento e das despesas da empresa. 

Os dados obtidos com essa atividade são fundamentais para basear e nortear as tomadas de decisões. 

Por gerar informações reais, é possível fazer projeções futuras mais confiáveis, ter um melhor controle de capital, criar estratégias de crescimento fundamentadas, diminuindo os riscos.

Quando e como deve ser feito o fechamento contábil?

Quando e como deve ser feito o fechamento contábil?

A frequência da realização do fechamento contábil depende do porte da empresa e do seu volume de movimentação financeira. Considerando esses fatores, o fechamento contábil pode ser feito mensalmente, trimestralmente e até anualmente.

Seja qual for a periodicidade, um bom fechamento contábil deve considerar:

  • os ativos: englobando todos os bens da empresa, inclusive ações, mercadorias, patentes, títulos financeiros, entre outros;
  • os passivos: não deixando de listar nenhuma obrigação, tais como pagamento de salários, de tributos, financiamentos, empréstimos, fornecedores etc;
  • os patrimônios: incluindo todos os bens, direitos e obrigações do negócio;
  • as receitas: tudo o que foi fonte de capital para a empresa decorrente da atividade comercial realizada;
  • as despesas: não deixando de lado qualquer gasto necessário para o funcionamento da empresa, a exemplo das contas fixas como água, luz, telefone, internet, aluguel, entre outros.

E para obter todas essas informações, é preciso juntar uma série de documentos, incluindo trabalhistas, fiscais e contábeis:

  • trabalhistas: salários, férias, afastamentos médicos, pró-labore, vale-transporte, vale-alimentação, etc;
  • fiscais: notas fiscais, comprovantes de pagamento de tributos e impostos, arquivos eletrônicos fiscais e outros;
  • contábeis: comprovantes de receitas e despesas, extratos bancários, faturas de cartões de crédito corporativo, demonstrativos de financiamentos e empréstimos, e outros relacionados.
Quais são os erros mais comuns no fechamento contábil?

Quais são os erros mais comuns no fechamento contábil?

Talvez pela explicação que demos agora você já tenha identificado alguns pontos de falha no seu processo de fechamento contábil, não é?

Um dos erros mais comuns, por exemplo, é não separar toda a documentação necessária para realizar esse processo ou ignorar algumas por considerá-las irrelevantes.

Porém , infelizmente, os “deslizes” na hora de fazer o fechamento contábil dos clientes não se limitam a esses. 

Na lista dos mais frequentes estão:

  • negligenciar pagamentos atrasados;
  • considerar valores que ainda não foram creditados;
  • fazer lançamentos de forma desorganizada;
  • não ter periodicidade no fechamento contábil;
  • não explorar adequadamente os resultados obtidos;
  • não usar a tecnologia como aliada.

Negligenciar pagamentos atrasados

Pagamentos atrasados devem ser vistos como valores previstos para entrar na conta da empresa — mas que, por algum motivo, isso não aconteceu — e não como uma certeza de fonte de receita.

Na hora de fazer o fechamento contábil, não é indicado lançar esses pagamentos como faturamento na expectativa que eles realmente ocorram. A principal razão é que é impossível prever casos de inadimplência.

Vamos imaginar que a empresa que você está assessorando tem um cliente de muitos anos, bastante fiel aos serviços prestados por ela. Porém, ao recolher os comprovantes de receitas, você percebe que ele está com o último pagamento atrasado.

Por mais que o cliente tenha a reputação de “bom pagador”, você não pode ignorar que se trata de um pagamento atrasado e, por isso, precisa ser tratado como tal.

Considerar valores que ainda não foram creditados

Essa questão de negligenciar pagamentos em atraso leva a outro erro bastante comum no fechamento contábil: considerar como receita valores que ainda não foram creditados.

Em outras palavras, o contador desconsidera o fato que aquele pagamento pode não acontecer e o lança como uma receita da empresa.

Quando isso acontece, a empresa vai trabalhar com um valor em caixa que não existe. Com isso, o empreendedor pode considerar que tem determinada quantia para utilizar e, quando realmente for dispor dela, perceber que isso não é uma realidade.

Dependendo do motivo para o qual esse valor seria utilizado, isso pode levar a problemas maiores para o negócio, tais como inadimplência, pagamento de multas e juros, entre outros. 

Fazer lançamentos de forma desorganizada

Anteriormente, descrevemos alguns documentos que precisam ser levantados para fazer o fechamento contábil, se lembra?

Para um processo eficiente, não basta juntar toda essa documentação, é preciso também que elas estejam em ordem para evitar que alguma deixe de ser lançada.

Assim, a nossa dica para evitar que os lançamentos sejam feitos de forma desorganizada, é organizar tudo por categoria. Por exemplo, você pode separar todos os documentos que são referentes a entradas, saídas, investimentos, gestão de pessoal, fornecedores etc.

Além disso, também é bastante válido considerar a ordem cronológica dos comprovantes. Isso contribui para que você consiga fazer um fechamento contábil mais ordenado, facilita a conferência e a localização de algum documento se futuramente for necessário.

Esse cuidado é ainda mais essencial quando a empresa tem um alto volume de movimentação financeira, o que leva à geração de mais comprovantes.

Em resumo, quanto mais organizados esses documentos estiverem, menores as chances de erros.

Não ter periodicidade no fechamento contábil

No início deste artigo também dissemos que o fechamento contábil pode ser mensal, trimestral e até anual, certo?

Seja qual for o período escolhido para a empresa que está assessorando, é fundamental que a frequência determinada seja respeitada. Esse é um ponto muito importante, pois ajuda a comparar os períodos e avaliar com ainda mais precisão a evolução da empresa.

Ou seja, se fizer o fechamento contábil mensal, é essencial que ele seja mesmo realizado todos os meses. Assim, a comparação desse período será mais precisa.

O mesmo vale para outros intervalos, considerando que somente é possível comparar um trimestre com outro trimestre, por exemplo.

Não explorar adequadamente os resultados obtidos

O fechamento contábil é uma importante ferramenta para tomada de decisões. Como já foi destacado, ele ajuda a identificar com mais precisão como está a saúde financeira de uma empresa e a criar boas estratégias baseadas nessas informações.

Por esse motivo, enquanto profissional contábil, você não deve apenas gerá-lo e entregar ao cliente, especialmente se o seu foco é trabalhar com Contabilidade Consultiva. 

A ideia é extrair do fechamento contábil o máximo possível de insights e soluções que ajudem o seu cliente a crescer!

Aqui, vale ressaltar que um dos objetivos da Contabilidade Consultiva é atuar de forma estratégica e mais próxima do cliente.

Dica de leitura: “Como transformar sua carreira através da contabilidade consultiva?

Assim, o papel do contador que trabalha dessa forma é fazer uma análise mais profunda dos resultados apresentados pelas empresas dos seus clientes.

Nessa análise ele deve levantar os pontos positivos e negativos do negócio, e indicar ao empreendedor qual o melhor caminho deve ser seguido para alcançar o sucesso. Por isso, um dos pilares da Contabilidade Consultiva é o método científico contábil.  

No método científico contábil, que é o primeiro pilar, o profissional contábil vai usar a ciência da riqueza para fazer o diagnóstico da saúde da empresa.

Para isso, ele vai utilizar dados qualitativos e fazer uma análise da situação financeira, econômica e patrimonial do negócio. Desse modo, é possível dar um diagnóstico do que precisa ser feito para que aquela empresa prospere, bem como as melhores opções para isso.

Este vídeo da Fernanda Rocha, fundadora do Movimento Contabilidade Sem Chatice e do Nucont, vai lhe ajudar a entender melhor:

Não usar a tecnologia como aliada

Em pleno século XXI você ainda realiza processos manuais ou usa planilhas que precisam ser preenchidas uma a uma? Modernizar o seu escritório de contabilidade é essencial para conseguir atender cada dia melhor os seus clientes.

Ainda que isso pareça óbvio, um dos erros mais comuns cometidos na hora de fazer o fechamento contábil é não usar a tecnologia a seu favor.

Softwares próprios para essa tarefa, alinhados com processos de download de documentos, torna essa atividade muito mais precisa, eficiente, otimizada e livre de erros.

A tecnologia na contabilidade avança mais e mais a cada dia. Ela ajuda a reduzir o volume de funções diárias, dando ao contador mais tempo para orientar os seus clientes.

A Nanda, por exemplo, é a assistente dos contadores. Utilizando a Inteligência Artificial, a solução ajuda a analisar de forma mais rápida e eficaz resultados financeiros e contábeis.

Ela ajuda a identificar inconsistências nos processos, gerar importantes insights para melhorar o negócio dos seus clientes e muito mais.

Neste link você confere tudo sobre a Nanda do Nucont.

Como evitar essas falhas e realizar um fechamento contábil perfeito?

Como evitar essas falhas e realizar um fechamento contábil perfeito?

Agora que você descobriu os erros mais comuns no fechamento contábil, deve estar se perguntando como evitá-los, certo?

Basicamente, a ideia é fazer o inverso do que causa falha, ou seja:

  • não negligenciar pagamentos atrasados;
  • somente considerar valores que realmente foram creditados na conta da empresa;
  • organizar todos os documentos antes de fazer os lançamentos;
  • estabelecer uma periodicidade no fechamento contábil e seguí-la;
  • extrair o máximo possível de informações para ajudar no crescimento da empresa do seu cliente;
  • usar boas soluções tecnológicas como aliada no processo e no seu dia a dia.

Porém, vamos lhe dar mais algumas dicas que vão lhe ajudar a fazer um fechamento contábil com maestria, são elas:

  • defina os responsáveis por essa tarefa;
  • crie um checklist de todos os documentos necessários;
  • oriente bem os seus clientes sobre a importância de arquivar todos os documentos e comprovantes.

Defina os responsáveis por essa tarefa

Ao estruturar a sua equipe, certamente, você identificou os talentos de cada profissional, certo? Isso pode ajudar a entregar aos seus clientes serviços e resultados ainda melhores.

Ao considerar o ponto alto de cada colaborador, você consegue extrair o melhor dele e, ao mesmo tempo, aumentar o seu nível de satisfação com o serviço.

Trazer isso para o fechamento contábil pode ser outra boa forma de finalizar esse processo com mais precisão e rapidez.

O que queremos dizer é que é bastante indicado definir quem será o responsável por essa tarefa e, para isso, considerar as características do funcionário para ajudar bastante.

Crie um checklist de todos os documentos necessários

Um bom caminho para não errar na hora de fazer o fechamento contábil é criar um checklist. 

Para isso, defina o passo a passo desse processo detalhando, principalmente, quais documentos não podem faltar. Isso evita esquecimentos e otimiza o tempo do responsável por essa tarefa.

Oriente bem os seus clientes sobre a importância de guardar todos os documentos e comprovantes

Mas para isso, é preciso também a colaboração dos seus clientes. Por esse motivo, é bem importante que você deixe bem clara a importância de guardar todos os documentos e comprovantes relacionados a movimentações financeiras.

Saliente que, sem esses recursos, o fechamento contábil fica comprometido, e os dados apresentados tendem a não ser compatíveis com a realidade da empresa.

Que tal evitar outras falhas típicas de quem trabalha com contabilidade? Então não deixe de ler o artigo “11 erros contábeis que estão te impedindo de conquistar novos clientes

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