Contabilidade Consultiva

Passo a passo para um escritório contábil bem estruturado

22 abr

Ter o próprio escritório contábil é o sonho de muitos profissionais apaixonados pela ciência da riqueza. Mas para que um empreendimento como esse dê certo é preciso, antes de cuidar de outras empresas, cuidarem primeiro da sua.

Estratégias de marketing digital para você aplicar em seu escritório contábil

Neste kit, você encontrará métodos que te ajudarão a vender seus serviços contábeis. Desde o Marketing Digital (emails e redes sociais) até métodos de proposta!

Infelizmente, muitos contadores “se esquecem” que o seu escritório contábil é um negócio e precisa de atenção e cuidado como o dos seus clientes e acabam seguindo o velho ditado “em casa de ferreiro o espeto é de pau”.

O resultado? Bem, pode acontecer o mesmo que acontece com centenas de empresas todos os anos no Brasil: fechar as portas.

A fim de evitar que isso também aconteça com o seu negócio, trouxemos este passo a passo detalhado do que você precisa fazer para estruturar o seu escritório de contabilidade corretamente

Começando pelo plano de negócios, passando pela formação da equipe e chegando à gestão contábil, veja o que não pode faltar para que a sua empresa contábil dê certo.

No final, você ainda terá 5 dicas de como ter um escritório contábil de sucesso! Confira todas essas orientações agora!

Como estruturar adequadamente o seu escritório contábil

Como estruturar adequadamente o seu escritório contábil

Estruturar um escritório contábil vai muito além de apenas pensar no local onde você vai atender os seus clientes, nos equipamentos e softwares que vai precisar para isso.

Quando falamos em estruturação de uma empresa, estamos nos referindo a uma abordagem completa, que vai desde o planejamento até a abertura efetiva do negócio.

E ainda que você já tenha o seu escritório montado e em atividade, rever a sua abordagem pode ser a diferença entre conquistar mais clientes e faturar mais, ou ser apenas mais um nesse mercado.

Considerando todos esses pontos, e para que você realmente tenha sucesso no seu escritório contábil, as nossas dicas de estruturação são:

  • Monte o seu plano de negócio;
  • Pesquise os seus concorrentes;
  • Defina os serviços que serão oferecidos;
  • Forme a sua equipe;
  • Escolha de onde vai prestar os seus serviços;
  • Defina os processos internos;
  • Use boas tecnologias;
  • Faça uma boa gestão contábil do seu escritório.

Monte o seu plano de negócio

Plano de negócio é um documento no qual o empreendedor deve registrar todas as informações que precisa para montar a sua empresa, entre elas devem estar os seus objetivos, metas, riscos, perfil dos clientes, planejamento financeiro etc.

Se você está montando o seu escritório contábil agora, esse é o primeiro passo. Caso já esteja atuando, mas os resultados não estão de acordo como esperado, você deve rever os seus planos e fazer os ajustes necessários.

Seja qual for a sua situação neste momento, um dos pontos que merece bastante atenção no plano de negócios é definir os objetivos e metas da sua empresa contábil.

Ou seja, o que você quer realizar e alcançar com o seu escritório contábil? Quais sonhos profissionais deseja concretizar com esse negócio? 

Se pararmos para pensar, a definição das suas metas e objetivos tem ligação direta com a sua satisfação pessoal. Porém, defini-los é fundamental para saber quais os próximos passos você deve dar.

Pesquise os seus concorrentes

Uma vez definido aonde você quer chegar, é hora de identificar o que você pode encontrar pelo caminho e, assim, se preparar para remover qualquer obstáculo.

Por isso, o próximo passo para um escritório contábil de sucesso é fazer uma boa análise da concorrência.

A ideia é verificar quem são os seus concorrentes diretos, a maneira como estão atuando, quais serviços e diferenciais estão oferecendo para atrair e fidelizar clientes etc.

Com essas informações nas mãos você consegue ter bons insights de como estruturar o seu escritório contábil, encontrar formas de se diferenciar e, com isso, também conquistar o seu espaço.

Defina os serviços que serão oferecidos

Defina os serviços que serão oferecidos

Se um potencial cliente lhe perguntar quais serviços o seu escritório contábil oferece, qual é a sua resposta, todos os serviços? Bem, podemos dizer que essa resposta é bastante ampla e não esclarece muita coisa, concorda?

Em primeiro lugar é preciso ter em mente que uma empresa bem estruturada precisa ter um foco, um caminho a ser seguido. Isso é fundamental para definir atividades e o que pode, ou não, ser entregue ao cliente, transmitindo ainda mais profissionalismo e credibilidade.

No mercado contábil, por exemplo, duas vertentes podem ser oferecidas aos clientes: serviços operacionais e atuação contábil estratégia.

Serviços operacionais

Os serviços operacionais são aqueles, digamos, mais conhecidos de quem busca esse tipo de suporte, tais como, emissão de guias, processamento de folha de pagamento, escrituração contábil, entrega de obrigações acessórias, entre outros.

Contabilidade estratégica

Já quem oferece um serviço de contabilidade mais estratégico, além de verificar todas as questões que acabamos de citar, tem como objetivo apontar para o cliente qual caminho ele deve seguir para alcançar a prosperidade do seu negócio.

No caso, estamos falando da Contabilidade Consultiva, forma de atuação na qual o contador tem um relacionamento mais estreito com o cliente e se posiciona como parte importante das suas tomadas de decisão.

Na Contabilidade Consultiva, o profissional contábil analisa de maneira mais profunda os dados gerados pela empresa do seu cliente. Com isso, tem informações concretas que ajudam a direcioná-lo para realmente alcançar o sucesso.

Além de ser um importante diferencial competitivo, é uma excelente maneira de atrair e fidelizar os clientes.

Este vídeo da Fernanda Rocha, fundadora do Movimento Contabilidade Sem Chatice e do Nucont, vai lhe ajudar a entender melhor o que é a Contabilidade Consultiva.

Forme a sua equipe

Para oferecer os serviços definidos anteriormente, de quantas pessoas você vai precisar? A montagem da equipe é outro passo importantíssimo na estruturação correta de um escritório contábil.

A ideia com essa etapa é evitar ter funcionários em excesso que gerem custos elevados à sua folha de pagamento, bem como ter um time muito enxuto que resulte em sobrecarga nos profissionais.

Quando for montar o seu time, não se esqueça que a satisfação dos funcionários impacta diretamente na satisfação dos clientes e na qualidade dos serviços prestados.

Consequentemente, isso influencia na fidelização do seu público e na imagem que a sua empresa vai deixar no mercado. Se for trabalhar com um foco consultivo, a montagem do time é ainda mais importante. 

Uma equipe de Contabilidade Consultiva precisa, entre outros pontos, estar alinhada com o propósito do seu escritório contábil e ter treinamento adequado para atender ao seu perfil de cliente

Cursos como os oferecidos pela Universidade Nucont podem ajudar você e os seus colaboradores com essa questão.

Escolha de onde vai prestar os seus serviços

Sabendo os serviços que serão prestados e de quantos profissionais precisa para formar o seu time, o próximo passo é definir  onde tudo isso será entregue. Ou seja, você precisa de uma estrutura física ou pretende trabalhar com contabilidade on-line?

O formato de um escritório contábil físico segue o modelo que todos já conhecem. Isso quer dizer, um local montado em um bom ponto comercial no qual você e seus funcionários trabalham presencialmente e os clientes podem ir até vocês.

Já no formato on-line, tudo é feito via internet e não há, necessariamente, a obrigatoriedade de manter um espaço físico montado.

Aqui, é importante considerar dois pontos. O primeiro é que a pandemia do novo coronavírus mudou a forma de atuar de diversos negócios, incluindo os escritórios contábeis.

Com isso, os serviços passaram a ser oferecidos digitalmente, sem causar prejuízo para os clientes nem comprometer a oferta da empresa.

Ao que tudo indica, esse é um modelo de atuação que tende a permanecer mesmo quando esse período passar. Diversas empresas notaram, por exemplo, que isso reduz os gastos fixos mensais e que o trabalho home office impacta positivamente na produtividade dos funcionários.

Uma terceira opção é o escritório híbrido, que mescla dias em home office com dias de trabalho presencial.

O caminho para definir qual modelo é o mais indicado para a sua empresa é analisando os seus gastos mensais, os serviços oferecidos e o perfil dos seus clientes. 

Lembre-se também que, na Contabilidade Consultiva, o relacionamento com o cliente é um dos seis pilares. Assim, interações mais frequentes, reuniões, ligações e até mesmo visitas são essenciais.

Defina os processos internos

Defina os processos internos 

Um escritório contábil bem estruturado precisa ter processos internos claramente definidos. Isso ajuda a melhorar o desempenho do seu time, bem como a entregar mais resultados para os seus clientes.

Para isso, comece mapeando todos os serviços e atividades do seu negócio, defina quem são os responsáveis e como a atuação de cada setor influencia na dinâmica da empresa de maneira geral.

Para que os processos internos funcionem corretamente, um ponto essencial é manter a boa comunicação entre todos dos times.

Use boas tecnologias

Uma forma de contribuir para que os processos internos definidos anteriormente deem certo é usando a tecnologia a seu favor. Boas soluções ajudam na comunicação dos profissionais, bem como otimizam a execução das tarefas diárias.

Além disso, a tecnologia é essencial para garantir a segurança dos dados e informações dos seus clientes, que precisam ser tratados com sigilo e de modo que evite qualquer risco de vazamentos.

A contabilidade em nuvem, por exemplo, permite o armazenamento e a gestão de dados sem a necessidade de ter uma estrutura física para isso. 

Além de possibilitar o acesso remoto, esse tipo de solução é bem mais segura do que manter informações em computadores, e contribui para absorver volumes de dados maiores conforme o seu escritório contábil for crescendo.

Faça uma boa gestão contábil do seu escritório 

Lembra que no início deste artigo falamos que muitos contadores ainda seguem o antigo ditado “em casa de ferreiro o espeto é de pau”? 

Pois bem, o que estávamos querendo dizer é que ainda é comum esses profissionais darem atenção à gestão contábil dos clientes e negligenciaram a deles.

Para que um escritório de contabilidade realmente se torne um sucesso, é fundamental fazer uma boa gestão contábil

Isso inclui dois pontos que já citamos anteriormente, que são adotar bons sistemas (tecnologia) que facilitem a rotina e definir processos internos.

Mas, além disso, é bem importante delegar funções sempre que for necessário, visto que isso lhe dará mais tempo para cuidar de outros pontos importantes para o crescimento da sua empresa.

Somado a tudo isso, não se pode deixar de fazer um efetivo controle de inadimplência, verificando quais clientes estão deixando de pagar os serviços, quais os motivos e encontrar alternativas benéficas para todos.

A importância de ter um escritório contábil bem estruturado

A importância de ter um escritório contábil bem estruturado

Ter um escritório contábil bem estruturado é essencial para melhorar os serviços prestados aos seus clientes.

Uma base de atuação concreta confere mais profissionalismo à sua empresa, ajuda a firmar a sua marca no mercado e a se destacar dos concorrentes.

Além disso, uma boa estruturação traz mais segurança para o seu time, o que resulta em entregas melhores e com mais qualidade aos clientes, aumentando o nível de satisfação do seu público e as taxas de retenção do seu negócio.

Tudo isso, consequentemente, ajuda a conquistar novos clientes e a aumentar o seu faturamento. 

O que mais você pode fazer para ter um escritório contábil de sucesso

Depois de colocar tudo isso em prática e estruturar corretamente o seu escritório contábil, o que mais pode ser feito para manter a sua empresa no auge?

Nossas dicas para ter ainda mais sucesso com o seu negócio são:

  • acompanhe as tendências do mercado contábil: garanta ofertas de serviços atualizados e não corra o risco de ficar atrás dos seus concorrentes;
  • faça uma boa gestão de pessoas: funcionários satisfeitos produzem mais e melhor e, com isso, entregam mais resultados aos clientes;
  • melhore a venda dos seus serviços: invista em estratégias de marketing contábil e coloque o nome da sua empresa em evidência;
  • descubra como aumentar o seu ticket: por exemplo, adotando uma venda complementar ou aumentando o valor da mensalidade, se especializando em nichos, fechando parcerias com outras empresas etc;
  • tenha um verdadeiro diferencial competitivo: ofereça mais que os seus concorrentes, a Contabilidade Consultiva, por exemplo, é a chave para o sucesso contábil.

Quer saber como colocar essa última dica em prática? Então não deixe de ler o artigo “Como se diferenciar no mercado de consultoria contábil?

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