Contabilidade Consultiva

Como cuidar do escritório contábil em tempos de crise

01 abr

Quais seriam as melhores estratégias para cuidar do seu escritório contábil em tempos de crise? A primeira é lembrar que você também é dono de um negócio. 

Estratégias de marketing digital para você aplicar em seu escritório contábil

Neste kit, você encontrará métodos que te ajudarão a vender seus serviços contábeis. Desde o Marketing Digital (emails e redes sociais) até métodos de proposta!

Muitos contadores se dedicam tanto a cuidar dos clientes e das suas empresas, ainda mais no momento que estamos vivendo, que esquecem que o seu escritório de contabilidade também é uma empresa que precisa de atenção.

Infelizmente, a pandemia ainda não acabou. Por conta disso, diversas medidas para contenção do vírus continuam sendo tomadas, as quais têm afetado drasticamente a saúde financeira de diversos negócios.

Sabemos que cada uma delas é necessária e visa o bem-estar de todos. Enquanto profissional contábil, o seu papel é ajudar para que os seus clientes saiam desse período da melhor maneira possível.

Porém, é fundamental colocar em prática algumas ações que também ajudem a cuidar do seu escritório contábil em tempos de crise.

Como fazer isso? Separamos 8 dicas que farão muita diferença para o seu negócio. Confira agora quais são e as coloque em prática o quanto antes!

8 dicas de como cuidar do escritório contábil em tempos de crise

8 dicas de como cuidar do escritório contábil em tempos de crise

Uma publicação no site da Agência Brasil mostrou que 75 mil lojas fecharam as portas em 2020. 

O levantamento, realizado pela Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo (CNC), também constatou que as micro e pequenas empresas são as categorias mais afetadas, correspondendo a 98,8% dos pontos comerciais fechados.

Essa é apenas uma amostra do impacto da pandemia no nosso país, que atingiu, praticamente, todos os segmentos.

Como consequência, a baixa lucratividade das empresas afeta também o serviço dos escritórios contábeis. 

Além de o fechamento das empresas resultar em perda de clientes contábeis, uma vez que há menos faturamento, os empreendedores que tentam manter os seus negócios podem se tornar inadimplentes.

O que queremos dizer é que, ainda que o seu serviço não esteja relacionado à venda direta de um produto ou serviço ao consumidor, nem sinta tanto o isolamento social, a queda de rendimento do seu cliente impacta diretamente o seu negócio.

Por conta disso, é essencial saber como cuidar do seu escritório contábil em tempos de crise. 

Entre as estratégias que você pode (e deve) colocar em prática estão:

  • reduza os seus custos;
  • automatize os seus processos;
  • adie alguns projetos;
  • considere injetar valores;
  • faça uma boa gestão de equipe;
  • estabeleça um bom relacionamento com clientes e funcionários;
  • fidelize os seus clientes;
  • cuide de você e dos outros.

1 – Reduza os seus custos

Uma das primeiras ações que sugerimos para você manter o seu escritório contábil em tempos de crise é reduzir os seus custos.

Considerando que há grandes chances de você perder clientes devido ao fechamento das empresas, bem como o alto risco de inadimplência, quanto mais conseguir enxugar despesas, melhor será para a saúde financeira do seu negócio.

Como você pode fazer isso? Realize uma avaliação criteriosa de quais são as despesas que mais afetam o seu caixa, identificando quais podem ser reduzidas, ou mesmo cortadas, sem afetar o resultado dos seus serviços.

Um dos maiores gastos de um escritório contábil costuma ser a folha de pagamento. Visto que o home office foi uma das medidas adotadas para ajudar a evitar a proliferação do vírus, essa também pode ser uma boa maneira de diminuir os seus gastos.

Com os funcionários trabalhando das suas casas não é preciso, por exemplo, arcar com despesas referentes ao vale-transporte e vale-refeição. 

Além disso, ao manter o seu escritório temporariamente fechado, ou com menos circulação de pessoas, gastos com energia elétrica, água, luz, serviço de limpeza, manutenção, entre outros, também serão reduzidos.

Outra maneira de manter o seu escritório contábil em tempos de crise, no que se refere à contenção de despesas, é reduzindo a sua retirada mensal.

Infelizmente, como empresário, é preciso fazer alguns sacrifícios. Por isso, veja essa possibilidade com um investimento de longo prazo. 

Em outras palavras, você reduz o seu pró-labore neste momento, mas ajuda para que o seu negócio se mantenha ativo e saudável financeiramente por mais tempo. 

2 – Automatize os seus processos

A automatização de processos não deixa de ser uma forma de reduzir custos, ao mesmo tempo em que contribui para modernizar o seu escritório de contabilidade.

O principal motivo de seguir por esse caminho é que um dos impactos da pandemia foi a aceleração do processo de transformação digital das empresas. 

Devido à necessidade de isolamento social, as soluções digitais se tornaram essenciais para que diversos negócios continuassem a funcionar, e no meio contábil isso não foi diferente.

Por esse motivo, se você realmente quer manter o seu escritório contábil em tempos de crise, automatizar os seus processos é imprescindível.

Por exemplo, é bastante indicado (e quase obrigatório) que a tramitação de documentos impressos seja substituída pelo envio em formato digital, utilizando, para isso, ferramentas que mantenham a dinâmica dessa atividade e a sua autenticidade.

Além de contribuir para otimizar os seus serviços, automatizar os seus processos ajuda no desempenho do seu time e a manter o nível de satisfação dos seus clientes. 

3 – Adie alguns projetos

Ainda seguindo essa linha de redução de custos com o objetivo de manter o seu escritório contábil em tempos de crise saudável e ativo, a nossa dica é que você adie alguns projetos.

Se havia planejado uma reforma, mudança para um local maior, contratação de novos funcionários, entre outras possibilidades, vale a pena reconsiderar o que realmente precisa ser feito neste momento e o que se pode esperar.

Esse cuidado é importante porque o seu faturamento mensal também tende a ser comprometido conforme os seus clientes passam por problemas financeiros.

Assim, por mais que vários dos empreendedores que você atende tenham mantido os seus negócios, é fundamental você não descartar a possibilidade de inadimplência.

Se isso acontecer, e você tiver comprometido todo o seu orçamento, pode ser que passe por momentos financeiros tão complicados quanto os seus clientes.

4 – Considere injetar valores

Recorrer a empréstimos, definitivamente, não é uma das opções mais indicadas e agradáveis para manter o funcionamento de um escritório contábil em tempos de crise. Porém, dependendo da situação, pode ser necessário.

Antes, a nossa dica é que considere as alternativas menos onerosas, tais como renegociar prazos com fornecedores, verificar impostos que podem ser postergados dentro dos decretos do governo, entre outras.

Caso tenha alguma reserva financeira, ou consiga levantar capital com familiares e amigos, é mais indicado utilizar esses recursos do que pagar juros altos a bancos e/ou instituições financeiras.

5 – Faça uma boa gestão de equipe

Não há como cuidar e manter saudável um escritório contábil em tempos de crise sem pensar na sua equipe.

Lembre-se que o mesmo receio que você sente frente às incertezas deste momento, os seus colaboradores também estão sentindo. Por isso, é fundamental zelar pelo bem-estar físico e mental desses profissionais.

Pesquisas apontam que o desemprego no Brasil bateu recorde em 2020, atingindo mais de 13 milhões de pessoas. 

O risco ainda não passou e, obviamente, ao verem as empresas dos seus clientes fechando, os seus funcionários sabem que também correm o risco de perderem os seus postos de trabalho.

Para fazer uma boa gestão de equipe, com foco em preservar o seu escritório contábil em tempos de crise, comece deixando claro o momento pelo qual estão passando.

Esconder a realidade da empresa pode gerar ainda mais medo e ansiedade nos colaboradores e, com isso, afetar a sua produtividade e até o relacionamento com os clientes.

Ao deixar tudo transparente e mostrar quanto a participação e o empenho deles é importante neste momento, você contribui para promover uma sensação de pertencimento.

Isso facilita para que os seus funcionários entendam as ações que você precisa tomar para manter todos empregados, e também colabora para que se dediquem mais para manter a sua empresa ativa e dentro das melhores condições possíveis para o período.

Estabeleça um bom relacionamento com clientes e funcionários

6 – Estabeleça um bom relacionamento com clientes e funcionários

Uma forma de conseguir atender à sugestão anterior é estabelecendo um bom relacionamento com os seus funcionários.

Muitos estão trabalhando em regime home office pela primeira vez, há aqueles que não têm estrutura física adequada em casa, ou precisam conciliar a sua nova rotina profissional com a das outras pessoas que também moram no local e estão em quarentena.

A compreensão é fundamental para criar uma relação de confiança entre empregados e empregadores neste momento. Por isso, lembre-se, nada de se isolar digitalmente.

Crie rotinas de contato com os seus colaboradores, tais como reuniões no início e no final do dia para alinhar atividades, apresentar as tarefas do dia etc. 

Utilize diferentes recursos para se manter conectado e disponível sempre que um dos seus profissionais precisar, por exemplo, grupos no WhatsApp, Slack, Zoom, entre outros.

O mesmo princípio vale para o relacionamento com os seus clientes. Por mais que não possa se encontrar pessoalmente com eles agora, é essencial que se mantenha presente, de alguma forma, no seu dia a dia.

Não se esqueça que o papel de um contador consultivo, em especial na crise, é de orientar os seus clientes, apresentando as melhores opções e estratégias para que suas empresas alcancem o sucesso. 

7 – Fidelize os seus clientes

Estabelecer um bom relacionamento com o cliente é o 5º pilar da Contabilidade Consultiva. No cenário atual, essa abordagem se tornou ainda mais essencial para fidelizar o seu público.

E por que a fidelização é tão importante para manter o funcionamento de um escritório contábil em tempos de crise? Bem, é preciso considerar que as chances de conquistar novos clientes neste período podem ser reduzidas.

Isso não quer dizer que você vá zerar as suas vendas, porém, é importante rever as suas metas e não depender de chegada de novos clientes para compor o seu faturamento.

Como você pode estreitar o relacionamento com os seus clientes contábeis e, como isso, mantê-los em sua base? Nossas dicas são:

  • conheça bem o perfil de cada um dos seus clientes;
  • utilize e disponibilize bons canais de comunicação;
  • crie e mantenha uma rotina de contrato;
  • fale a linguagem que eles entendem;
  • identifique os problemas e aponte soluções para eles;
  • ajude-os a tomar decisões melhores para os seus negócios;
  • cumpra com os seus prazos e obrigações;
  • mantenha os seus clientes atualizados sobre normas e legislações que impactam o seu ramo de atuação.

Outra forma de fidelizar os seus clientes é entregando valor e oferecendo um serviço realmente diferenciado dos demais escritórios de contabilidade.

Por exemplo, você pode oferecer mentoria, consultoria, promover reuniões entre os clientes para se conhecerem e trocarem experiências, entre diversas outras possibilidades.

Atue de forma que o seu cliente perceba que você é essencial para o sucesso do negócio dele e que, sem o seu apoio, será muito mais difícil passar por esse momento de crise.

Dica extra: baixe gratuitamente o nosso Kit: Cuide dos seus clientes em tempos de crise e confira diversas formas de ajudá-los.

8 – Cuide de você e dos outros

Por fim, mas não menos importante, cuide de você e dos outros. Estamos passando por um momento sem precedentes, por isso, o medo e a ansiedade sobre o futuro se tornaram sentimentos comuns a todos.

A sua saúde mental, dos seus colaboradores e dos seus clientes também é um importante fator a ser considerado e que reflete diretamente no funcionamento do seu escritório contábil em tempos difíceis.

Uma equipe de contabilidade consultiva receosa, insegura e sem suporte, certamente, não prestará um bom serviço aos clientes.

Com isso, a questão da fidelização que citamos anteriormente pode ser drasticamente comprometida, influenciando no seu faturamento.

Somado a isso, afastamentos médicos por problemas de saúde geram despesas, bem como a sobrecarga de outros profissionais.

Por todos esses motivos é tão importante que você zele pela sua saúde e pela saúde dos seus colaboradores. 

Existem diversas maneiras de fazer isso, e muitas não requerem nenhum investimento. Por exemplo, você pode:

  • incentivar happy hours virtuais para manter a interação dos times;
  • enviar links com materiais que falem sobre cuidados com a saúde física e mental neste período;
  • incentivar bons hábitos, como atividades físicas e alimentação saudável;
  • orientar quanto à importância de separar a vida pessoal da profissional, bem como respeitar o horário de trabalho e a carga horária de cada colaborador.  

Assista a este vídeo da Fernanda Rocha e confira mais detalhes de como cuidar do seu escritório contábil em tempos de crise

Para complementar as informações, baixe gratuitamente o nosso “Guia de Sobrevivência Contábil: estratégias e ações para o seu negócio”.

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