Contabilidade Consultiva

Quais são as declarações acessórias federais e seus prazos?

18 jun

As declarações acessórias federais são documentos que devem ser enviados pelas empresas ao governo com o objetivo de comprovar o recolhimento de impostos, taxas, contribuições e tributos relativos à sua atividade econômica.

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Essas obrigações acessórias, como também são chamadas, têm prazos de entrega distintos, podendo ser mensais, trimestrais, ou mesmo anuais.

O não cumprimento dessa determinação pode levar o empreendedor a ter sérios problemas com os órgãos fiscalizadores. 

Um deles pode ser o entendimento que a empresa sonegou impostos, situação que, se comprovada, pode resultar no pagamento de multas, juros, bloqueio de bens, entre outras consequências legais, segundo determina a Lei nº 8.137 de 27 de dezembro de 1990.

Mas qual o papel do contador no envio e no controle das declarações acessórias federais dos seus clientes? A verdade é que essa tarefa não é responsabilidade do profissional contábil, mas, sim, do gestor do negócio.

No entanto, devido à sua complexidade, é bastante comum que a emissão e a entrega desses documentos sejam realizadas pelos escritórios de contabilidade que atendem as empresas.

Quanto a isso, podemos entender como uma oferta a mais, algo vai além da entrega dos serviços contábeis tradicionais.

Por esse motivo, essa tarefa pode ser vista como um diferencial competitivo que ajuda não apenas a atrair clientes, mas também a estreitar o relacionamento com os que já estão na base, fidelizando-os.

Aqui, vale lembrar também que o profissional contábil tem grande influência no sucesso das empresas que assiste. Desse modo, garantir o envio das obrigações acessórias pode ser uma forma de conseguir entregar mais e melhores resultados aos empresários.

Por esse motivo, criamos este artigo para você conferir, em detalhes, o que são declarações acessórias federais, quais são esses documentos e os seus prazos de entrega.

Continue a leitura e entenda tudo sobre o tema!

O que são declarações acessórias federais?

O que são declarações acessórias federais?

As obrigações acessórias, ou declarações acessórias, são documentos que comprovam aos órgãos fiscalizadores o pagamento dos impostos, taxas, contribuições e tributos pertinentes a uma empresa.

O artigo 113º, § 2 e 3 do Código Nacional Tributário, Lei nº 5.172 de 25 de outubro de 1966, define:

§ 2º A obrigação acessória decorre da legislação tributária e tem por objeto as prestações, positivas ou negativas, nela previstas no interesse da arrecadação ou da fiscalização dos tributos. 

§ 3º A obrigação acessória, pelo simples fato da sua inobservância, converte-se em obrigação principal relativamente à penalidade pecuniária.

Neste ponto, vale destacar que as obrigações acessórias são decorrentes do pagamento das obrigações tributárias principais.

Ainda segundo definição apresentada na mesma lei que acabamos de citar:

§ 1º A obrigação principal surge com a ocorrência do fato gerador, tem por objeto o pagamento de tributo ou penalidade pecuniária e extingue-se juntamente com o crédito dela decorrente.

Sintetizando as duas explicações, podemos dizer que as obrigações tributárias principais se referem ao pagamento dos impostos (que podem ser federais, municipais ou municipais). Já as obrigações acessórias aos documentos que comprovam essa quitação.

Desse modo, entende-se que as declarações acessórias federais dizem respeito à comprovação do pagamento dos tributos cobrados pela União, ou seja, pelo governo federal.

Quais são as declarações acessórias federais?

Quais são as declarações acessórias federais?

A lista das declarações acessórias federais que devem ser geradas por um negócio depende da atividade econômica exercida e também do regime tributário escolhido.

Um ponto que vale a pena destacar é que existem obrigações acessórias trabalhistas e tributárias, conforme você verá a seguir.

Empresas optantes pelo Lucro Real e Lucro Presumido

As empresas optantes pelo Lucro Real e pelo Lucro Presumido seguem o mesmo critério de declarações acessórias federais que precisam ser geradas e enviadas.

Declarações acessórias federais — trabalhistas

Caged

O Caged, sigla para Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, tem como objetivo reunir todas as informações relacionadas à mão de obra formal brasileira. Nele, devem constar dados sobre admissão, demissão, transferência e reintegração de profissionais do regime CLT.

Instituído em 1965, desde 2020, com a chegada do eSocial, houve mudança na sua forma de envio, especialmente no que se refere às admissões e demissões.

Sefip

Sefip significa Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS — Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Seu propósito é fornecer informações à Previdência Social quanto ao recolhimento desse tributo.

GFIP

Da Sefip é gerada a GFIP, que é a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social. Ou seja, só é possível emitir essa obrigação acessória federal se a primeira tiver sido corretamente gerada.

eSocial

O eSocial é o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas. 

Esse sistema foi criado para unificar e simplificar o envio dos dados sobre admissão, demissão, transferência e reintegração de trabalhadores, que são os mesmos gerados no Caged.

Como ainda está em fase de implementação, nem todas as empresas estão obrigadas a enviar essas informações pelo eSocial.

EFD-Reinf

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, EFD-Reinf, é uma das declarações acessórias federais obrigatórias a todas as empresas que prestaram ou contrataram serviços mediante cessão de mão de obra.

Isso se refere às que ficaram responsáveis pelo recolhimento e retenção de diferentes impostos, tais como INSS, PIS, Cofins, CSLL e outros relacionados.

Rais

O objetivo da Rais, Relações Anuais de Informações Sociais, é coletar dados que permitam ao governo fazer um controle mais efetivo das atividades de trabalho no país.

Essas informações ajudam a identificar, por exemplo, quais trabalhadores têm direito ao recebimento do PIS/Pasep.

Declarações acessórias federais — tributárias

Dirf

A Declaração do Imposto sobre Renda Retida na Fonte, ou simplesmente Dirf, é uma das declarações acessórias federais obrigatórias a todas as pessoas jurídicas. Seu objetivo é apontar o recolhimento e o pagamento do imposto retido na fonte. 

DCTFWeb

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos tem como propósito apontar informações sobre o recolhimento de diferentes impostos federais, tais como Cofins, PIS, IPI, IRPJ, entre outros.

DCTF 

A DCTF, Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais, é uma versão anterior da DCTFWeb que tem o mesmo objetivo.

Como ainda não foi totalmente substituída, deve entrar na lista de declarações acessórias federais que devem ser entregues pelas empresas optantes pelo Lucro Real e pelo Lucro Presumido.

EFD Contribuições

Sigla para Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, a EFD Contribuições consiste em um arquivo digital no qual constam informações sobre a apuração e cálculo do Cofins, do PIS  e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta da empresa.

ECD

ECD significa Escrituração Contábil Digital e se refere às obrigações e escriturações contábeis de um negócio.

Essa declaração acessória federal engloba documentos como Livro Diário, Livro Razão, Livro de Balancetes e outros relacionados.

ECF

A Escrituração Contábil Fiscal, ECF, surgiu para substituir a DIPJ – Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica em 2014.

Seu objetivo é fornecer ao governo informações sobre operações que podem causar impacto no cálculo do valor devido de IRPJ (Imposto sobre a Renda das Pessoas Jurídicas), e da CSLL (Contribuição Social sobre Lucro Líquido).

Empresas optantes pelo Simples Nacional

As empresas optantes pelo Simples Nacional têm algumas declarações acessórias federais iguais àquelas que optaram pelo Lucro Real e pelo Lucro Presumido, que são:

  • eSocial;
  • GFIP;
  • Rais;
  • Caged;
  • EFD-Reinf;
  • DCTFWeb;
  • DCTF;
  • Dirf.

Somada a essas, devem incluir na sua lista de obrigações acessórias de âmbito federal também o PGDAS, a Defis, e a DASN Simei.

PGDAS

PGDAS significa Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples. Consiste em uma solução utilizada para a realização da declaração de faturamento e cálculo DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), das empresas desse regime tributário.

A ideia é, de forma unificada, permitir que a empresa declare o valor devido referente aos impostos de sua responsabilidade.

Defis

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, Defis, é utilizada para que as empresas comuniquem e comprovem ao governo suas informações contábeis, tais como distribuição societária, número de funcionários em determinado período, valor de receitas etc.

DASN SIMEI

DASN SIMEI significa Declaração Anual do Simples Nacional – Microempreendedor Individual. 

Trata-se de uma declaração acessória federal que deve ser gerada e entregue pelos MEIs todos os anos, a fim de apontar ao governo o faturamento que obtiveram no período.

Dica extra! Confira este vídeo da Fernanda Rocha, fundadora do Movimento Contabilidade Sem Chatice e da Nucont, e confira como fazer a contabilidade de empresas do Simples Nacional.

Quais são os prazos de entrega dessas declarações?

Agora que ficou mais claro quais são as declarações acessórias federais que devem ser entregues por empresas optantes pelo Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional, é também bastante importante saber quais são os prazos de entrega, concorda?

Sendo assim, confira quando cada obrigação acessória deve ser gerada e enviado ao governo:

  • Caged: para as empresas que ainda não estão utilizando o eSocial, o Caged deve ser entregue até o dia 7 do mês subsequente ao mês de referência das informações
  • Sefip: até o dia 7 do mês seguinte ao fato gerador da Previdência Social;
  • GFIP: o mesmo para de entrega da Sefip;
  • eSocial: até o dia 15 do mês seguinte à folha de pagamento. No caso do 13º salário, até o dia 20 de dezembro.
  • EFD-Reinf: a transmissão deve ser feita até o dia 15 de cada mês, e o pagamento dos tributos têm vencimento todo dia 20;
  • Rais: a entrega dessa declaração é anual, sempre entre os meses de março e abril, e com data de vencimento estipulada pela Receita Federal;
  • Dirf: anualmente, no último dia do mês de fevereiro, com informações do ano anterior;
  • DCTFWeb: até o dia 15 do mês subsequente à ocorrência dos fatos. Para o 13º salário, a transmissão deve acontecer até o dia 20 de dezembro;
  • DCTF: até o 15º dia útil do 2º mês subsequente aos fatos geradores;
  • EFD Contribuições: o limite de entrega dessa declaração acessória federal é até o 10º dia útil do 2º mês seguinte à escrituração;
  • ECD: até o último dia útil do mês de maio, com informações referentes ao ano-calendário anterior;
  • ECF: até o último dia útil do mês de junho, com informações referentes ao ano-calendário anterior;
  • PGDAS: mensalmente, até o dia 20;
  • Defis: anualmente, até o dia 31 de março, constando informações do ano anterior;
  • DASN SIMEI: anualmente, até o último dia útil do mês de maio, referente às informações do ano-calendário anterior.

O que fazer para não perder essas datas?

Como dissemos no início deste artigo, a emissão e a entrega das declarações acessórias federais não são responsabilidades do contador. 

No entanto, a fim de prestar um atendimento mais completo aos clientes, e também contribuir para que não tenham problemas com os órgãos reguladores, esse acaba sendo um serviço comum nos escritórios de contabilidade.

O primeiro passo para evitar que qualquer um dos prazos que citamos anteriormente deixe de ser cumprido é manter uma boa comunicação com os empreendedores.

Sobre isso, é importante relembrar que as declarações acessórias federais, assim como as estaduais e municipais, só podem ser geradas se, antes, os impostos tiverem sido pagos.

Desse modo, é fundamental orientar o empresário e a sua equipe como devem ser feitos esses pagamentos, quando e as consequências de negligenciar essa quitação.

É como se o contador precisasse “educar o cliente contábil”, ou seja, mostrar-lhe a importância do cumprimento dessas obrigações tributárias e quanto uma contabilidade em dia é fundamental para o crescimento da empresa dele.

Somada a essa abordagem, você, enquanto contador, também pode:

  • fornecer ferramentas que ajudem nesse controle, tais como calendários; 
  • enviar alertas via e-mail, mensagem de texto ou outros canais de comunicação;
  • estar disponível para esclarecer quaisquer dúvidas dos seus clientes sobre as declarações acessórias federais, estaduais e municipais;
  • treinar a sua equipe para fazer esse papel quando não puder atender pessoalmente os empreendedores.

O artigo “Como garantir que as obrigações tributárias acessórias dos clientes estejam em dia?” traz todos os detalhes sobre isso. Por isso, aproveite que está aqui no nosso blog e leia agora mesmo!

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