Automação contábil: seu escritório já possui?

Ter um escritório de contabilidade automatizado é uma necessidade atual. Afinal, é preciso fazer mais com menos.

Diante de uma crise econômica, ter equipes mais produtivas pode fazer a diferença. Por isso, os profissionais do nosso setor procuram automatizar o escritório de contabilidade.

Mas como o contador deve se colocar nesse cotidiano de incertezas?

Como ter uma boa relação com a tecnologia e automatizar na medida certa? São essas e algumas outras dúvidas que iremos responder neste artigo.

Então, leia até o final e prepare seu escritório para a nova era!

Entendendo a automação contábil

Automação: substantivo feminino. “Sistema em que os processos operacionais em fábricas, estabelecimentos comerciais, hospitais, telecomunicações etc. são controlados e executados por meio de dispositivos mecânicos ou eletrônicos, substituindo o trabalho humano; automatização”.

Bom, o significado ao pé da letra da palavra “automação” nos explica um pouco o que é o processo de automatizar. É substituir algum processo operacional, que demanda um gasto de energia e tempo, por um mecanismo eletrônico.

Ou seja, você poderá direcionar a energia gasta naquele processo para outro objetivo.

Quero problematizar um pouco a expressão colocada “substituindo o trabalho humano”. O ato de substituir o trabalho humano seria supostamente impossível em nosso mercado.

A contabilidade, em suas formas, é um trabalho que exige conferências e um raciocínio humano que ainda não foram desenvolvidos por máquinas. Mas, um fato é certo, a contabilidade pode ser facilitada pela tecnologia e os processos podem ser reduzidos de forma impressionante com a automação contábil.

E quais são os principais benefícios dessa transformação que trouxe a automação da contabilidade? O que vai mudar?

Principais benefícios da automação contábil

Um aspecto muito importante da automação contábil é a transformação total do escritório, criando processos mais concretos, otimizando tempo e permitindo que o contador trabalhe com a sua matéria mais lucrativa: o contato humano.

Como você já deve ter percebido, o mercado mudou. Não é mais lucrativo exercitar uma contabilidade crua, que só se baseia na entrega de obrigações e na papelada básica.

É preciso fazer mais, é preciso estar presente e entender a empresa a fundo de seu cliente. E por este motivo, automatizar o escritório de contabilidade pode ser transformador.

Pontuamos 5 grandes benefícios que a automação contábil traz para seu escritório: aumento do controle patrimonial, maior integração entre escritório e empresa, melhor gestão de informações, melhora da comunicação entre escritório e cliente, e otimização de processos diários.

Aumento do controle patrimonial

Uma das dores mais relevantes de seus clientes é ter um bom controle financeiro e patrimonial, certo?

Como bom contador, você entende a necessidade de atender às demandas que ele apresenta. Para isso, a automação contábil pode ajudar bastante, porque existem ferramentas que fazem o controle patrimonial de maneira integrada ao sistema de contabilidade.

Nada de comparar manualmente os resultados contábeis da empresa e o patrimônio.

Com a automação da contabilidade, você pode utilizar soluções que aumentam o controle da companhia, reduzindo erros na geração de valores e dados, e tendo maior conhecimento sobre os itens em depreciação.

Seu cliente ficará muito feliz ao manter as finanças em ordem, porque o permitirá planejar a reposição de equipamentos e controlar os ativos imobilizados.

Maior integração entre escritório e empresa

Automatizar o escritório de contabilidade também facilita a integração entre você e seu cliente. É possível integrar, em tempo real, o Livro Fiscal e o Emissor de Notas.

Assim que é feito o lançamento de notas, seu escritório já recebe as informações, evitando que o cliente envie a documentação por e-mail ou outras ferramentas.

O maior benefício que essa integração proporciona é a agilidade, uma vez que não há retrabalho no lançamento, e as informações são incluídas e importadas diretamente. Sua equipe de contadores poderá se destinar a tarefas mais estratégicas, como as análises financeiras.

Melhor gestão da informação

A automação contábil também proporciona benefícios diretos à informação que circula na contabilidade. De duas formas específicas: segurança e integração. Uma boa gestão da informação é crucial para uma área que trabalha essencialmente com dados, certo?

E, felizmente, há recursos tecnológicos, como a computação em nuvem, capazes de garantir a segurança dos dados.

Essas mesmas ferramentas possibilitam a integração online das informações, como pontuamos acima. Basta a empresa fechar sua folha de pagamento dos funcionários para que o escritório receba os dados no mesmo momento.

Tudo isso facilita a gestão da informação, que se concentra em um só lugar. Essa centralização de dados ainda traz benefícios adicionais, como:

• Dar mais agilidade às atividades;
• Ter mais exatidão e visibilidade das informações, o que contribui para a tomada de decisões;
• Conferir mobilidade à equipe, já que, normalmente, as ferramentas estão hospedadas na nuvem;
• Tornar a equipe mais produtiva devido à mobilidade e à agilidade, uma vez que há disponibilidade total das informações a qualquer hora e em qualquer lugar.

Melhora da comunicação entre o escritório e o cliente

Um escritório de contabilidade automatizado também usufrui de benefícios na comunicação com seu cliente. A otimização dos processos diários é aliada à alta produtividade e economia de tempo.

Quando se ganha tempo, se ganha a possibilidade de trabalhar com o capital humano, focar em cada movimentação da empresa de seu cliente e, assim, poder participar da tomada de decisões. Esse é o exemplo nu e cru de que tempo é dinheiro e de que na contabilidade tempo é muito dinheiro.

A automação contábil faz com que sua equipe possa transitar de trabalhos de “apertar parafusos” para um trabalho de salvar vidas.

Mas há uma outra abordagem na comunicação, que é o relacionamento virtual. As soluções tecnológicas, como as ferramentas de videoconferência (Skype e Google Hangouts) podem ajudar o contador a manter-se sempre atualizado sobre as questões da empresa, mesmo quando não está por perto.

As redes sociais podem ser ferramentas de trocas interessantes e importantes para a análise da relação com o cliente. Da mesma forma, o envio periódico de material educativo digital pode ser uma ótima forma de “capacitar” seu cliente.

Otimização de processos diários

Quando falamos de automação contábil, o cerne da questão está na otimização de processos diários.

Surfar na onda da transformação digital é muito positivo para um escritório, porque existem soluções que transformam os profissionais em estratégicos, por diversos motivos.

Ao automatizar o escritório de contabilidade, é possível notar:

• Transferência automática de informações de arquivos primários para efetiva lançamentos contábeis, acelerando e simplificando esse processo;
• Apuração instantânea de dados para gerar e enviar declarações acessórias e apurar impostos;
• Aumento na percepção de valor do cliente quanto aos serviços contábeis fornecidos;
• Atuação do contador como parceiro do negócio diante do maior tempo disponível;
• Erradicação ou minimização de erros nos lançamentos devido à ação humana;
• Adoção de decisões gerenciais específicas e bem fundamentadas;
• Gestão adequada dos contratos firmados com os clientes;
• Armazenamento e gestão adequada das informações;
• Melhoria da eficiência na execução dos processos;
• Celeridade em processos de análises de dados;
• Redução de custos operacionais.

Você nunca pensou que a tecnologia poderia assumir as tarefas burocráticas e repetitivas em seu escritório? Pois é.

A automação contábil veio para demonstrar que, sim, é possível. E que os contadores modernos deverão focar naquilo que é o sucesso do negócio: o cliente.

Dificuldades de implementação da automação contábil

Apesar dos benefícios de contar com a automação contábil, há ainda grande dificuldade em implementá-la no escritório. E isso se deve à resistência que alguns clientes e profissionais têm em relação às inovações tecnológicas. Mas não só isso.

Há um grande desconhecimento sobre as ferramentas e, em boa parte, não há um planejamento para a adoção delas.

Resistência à tecnologia por parte da contabilidade e clientes

Um escritório de contabilidade deve ter processos bem definidos e organizados. Desde a abertura do negócio, o gestor estabelece um fluxo de trabalho e as ferramentas necessárias para executá-lo com precisão.

A prestação de serviços para o cliente também se dá de forma determinada. Mas, de repente, vem a transformação digital e as tecnologias disruptivas, que provocam uma mudança de paradigma nos serviços contábeis.

Sem dúvidas, a primeira reação de profissionais e clientes é a resistência.

Vamos dar um exemplo de uma situação semelhante. Imagine que você mora com seu irmão mais novo, e sempre se deram muito bem.

Vocês dois dividem um apartamento de dois quartos, sempre cozinham nos dias de semana e fazem a faxina nos finais de semana.

A vida é tranquila, vocês dois sentam juntos às quartas-feiras para tomar uma cervejinha e assistir ao jogo.

Mas, de forma abrupta, seu irmão decide trazer a namorada para morar junto. Ela divide o quarto com ele, toma banho às 8 horas (seu horário de tomar banho) e não perde um capítulo da novela favorita (que passa às quartas-feiras pela noite).

Que mudança chata, não é?!

Você acaba se irritando e brigando feio com seu irmão. E sabe o motivo da briga? A namorada?

Não! A falta de alinhamento. A falta de aviso e preparação para receber a agregada fez com que sua rotina virasse da noite para o dia.

Não dá para aguentar, é humanamente impossível. E é por isso que sua equipe não pode receber uma “namorada do irmão” de um dia para o outro.

É preciso avisos, treinamentos e principalmente alinhamento.

Só assim sua equipe consegue retirar o máximo da nova contratação e assim gerar mais lucros. Caso contrário, seu escritório tira dinheiro e investe em uma tecnologia que não vai funcionar.

Desconhecimento da equipe 

O maior facilitador e também dificultador da implantação de novas tecnologias é sua equipe, como você viu anteriormente. Mas não é só a resistência que prejudica.

Demonstramos que a contratação de novos serviços exige o engajamento total da equipe, a recepção.

Mas não basta só você ou seu sócio estarem preparados para receber a automação contábil. Seu time precisa ter plena consciência da novidade e, acima de tudo, conhecê-la e se preparar para utilizá-la.

No entanto, o que se vê na prática da automação contábil é que muitos profissionais não conhecem quais são as tecnologias disruptivas.

Muitos se conhece sobre os softwares contábeis e as ferramentas destinadas exclusivamente às tarefas contábeis, mas poucos são aqueles familiarizados com inteligência artificial, Big Data, Business Intelligence.

Em outras palavras, você e seu sócio podem se inteirar de todas as soluções tecnológicas, mas, nem sempre, isso ocorre com sua equipe. E o engajamento dos colaboradores em relação a esse conhecimento é fundamental.

Falta de planejamento de implementação

Por fim, a outra dificuldade que se vê quando falamos de implementação da automação contábil é a falta de planejamento.

Cada projeto relacionado às novas tecnologias deve ser precedido de planejamento. Você não deve ficar ansioso para ver as ferramentas funcionando e facilitando sua rotina. Na verdade, é preciso passar pelas etapas de escolha adequada da solução e educação da equipe.

Quando a implementação é feita de forma atropelada, pode acarretar o efeito inverso que a tecnologia pode trazer, que é o insucesso do seu negócio.

Por que vale a pena

Os benefícios de uma automação contábil são claros e demonstramos anteriormente.

Automatizar o escritório de contabilidade e ter uma equipe treinada para lidar com as soluções permite que você mude seu foco completamente para o cliente, o que traz mais rentabilidade.

Em outras palavras, a automação da contabilidade vale a pena pela geração de valor e pela maior rentabilidade.

Geração de valor

A forma mais concreta de gerar valor para seu serviço é focar 100% nas necessidades e nos objetivos de seu cliente. E a maneira de conseguir perceber os objetivos é estar ao lado dele, desviando-se das tarefas operacionais.

E é exatamente isso que a automação contábil faz. Com as ferramentas corretas, sua equipe é capaz de deixar de lado aqueles serviços burocráticos, que consomem todo o tempo e não trazem lucro nem valorização.

O foco no cliente, você já aprendeu, é a peça-chave de um negócio de sucesso. E isso envolve tanto a prospecção quanto a fidelização.

Uma boa abordagem na reunião de apresentação da proposta de serviços contábeis faz com que o potencial cliente escolha você como contador da empresa.

E como fazer essa abordagem?

Aprimorando seus processos internos, que permitem que você tenha mais tempo para estudar o negócio daquela pessoa que quer contratar um escritório de contabilidade.

Quanto mais aprofundado no negócio do cliente, mais valor você demonstra (e maior a possibilidade de aumentar seus honorários).

Agora, além de ter processos facilitados pela tecnologia, você consegue dar a devida atenção a seus clientes e aplicar a mais completa forma da contabilidade: A Contabilidade Consultiva. Sobre isso, falaremos adiante.

Maior rentabilidade

A automação de processos contábeis é um passo importante para organizar o escritório. E um escritório de contabilidade automatizado e organizado é sinônimo de maior rentabilidade.

Quando o fluxo de trabalho não tem gargalos, é sinal que os processos internos estão bem ajustados. Isso, em geral, se atribui às ferramentas tecnológicas, capazes de evitar os erros que os recursos humanos cometem.

Se o fluxo vai bem, os profissionais conseguem trabalhar com produtividade, colaboração e economia de tempo.

Em outras palavras, agregam mais valor ao serviço prestado para o cliente, porque podem se dedicar mais a ele, como pontuamos anteriormente.

E qual o resultado da satisfação do cliente? Fidelização e mais lucros.

Se você consegue crescer seu escritório sem aumentar muito seus custos (escalabilidade), certamente já está utilizando as tecnologias adequadas.

Isso otimiza sua imagem no mercado e, consequentemente, facilita a prospecção de clientes. Mais rentabilidade.

Um escritório bem automatizado consegue aplicar modelos de negócios muito mais lucrativos e que visam aplicar o verdadeiro papel da contabilidade, o papel que valoriza o cientista da riqueza, o médico das empresas.

E a contabilidade tem a capacidade de ser aplicada da melhor forma agora. Mas como implementar a automação contábil?

Como implementar a automação contábil

Já há alguns anos, os escritórios de contabilidade precisaram se automatizar minimamente para atender às exigências governamentais.

A informatização da Receita Federal trouxe a necessidade de certificação digital para certos casos. Felizmente, o certificado digital pode ser utilizado também para outros fins, sempre visando à segurança da informação.

Reconhecimento de firma, envio de declarações, transações online, assinatura de notas fiscais, tudo isso é feito com a certificação, que confere validade jurídica a documentos eletrônicos. Mas a automação contábil não se limita à essa solução, nem aos documentos digitais já utilizados por esse setor.

Existem muitas demandas, principalmente de otimização de processos internos e atendimento ao cliente, que devem ser atendidas com o uso de outras tecnologias.

E como vencer os desafios para usufruir dos benefícios que a implementação da automação contábil traz para o negócio? Seguindo esse passo a passo simples!

1. Planejar a implementação da automação contábil

Pontuamos anteriormente que um desafio da automação contábil é o planejamento.

Apesar de não ser algo complexo, é fundamental para que a tecnologia realmente faça a diferença em seu escritório.

Para não errar no planejamento, siga esses 4 passos simples:

1. Defina o escopo do projeto: para implementar determinada tecnologia, você deve saber exatamente o que deve precedê-la. Pense nos pré-requisitos dela, como por exemplo na capacidade computacional de seus equipamentos. Eles suportam a integração com a tecnologia? Precisa ter um módulo A para instalar o módulo B?
2. Defina prioridades: a automação contábil pode envolver muitas etapas, porque são várias as tecnologias que fazem a diferença no escritório. Mas vá com calma. Defina as prioridades de implantação das funcionalidades. Siga para a etapa seguinte apenas quando concluir a operação atual.
3. Defina a equipe que integrará o projeto: em seu escritório, você deverá definir os responsáveis que estão disponíveis para se dedicar ao projeto de implantação. Se não existir nenhum com competência para isso, cogite contratar um específico para a tarefa.
4. Defina o líder do projeto: a implantação da automação contábil deve ser encarada como um processo do escritório. Por isso, como em qualquer fluxo de trabalho, definir prazos não é o suficiente. A equipe envolvida deve estar alinhada, ciente de suas responsabilidades. Para isso, definir os líderes é fundamental para garantir o sucesso da implementação.

2. Escolher as soluções adequadas

Uma etapa importante na hora de automatizar o escritório de contabilidade é escolher as soluções adequadas.

No planejamento, pontuamos que é preciso definir prioridades diante de tantas possibilidades tecnológicas. Mas é preciso separar o joio do trigo.

Aquilo que funciona para seu concorrente não necessariamente é o ideal para você.

As ferramentas devem se adequar ao propósito do seu negócio.

Um escritório que se presta somente às tarefas burocráticas não tem a mesma necessidade de um escritório com perfil consultivo e estratégico. Por isso, pense bastante antes de escolher suas soluções.

Uma das ferramentas que é quase uma unanimidade na contabilidade é o software de gestão.

Na hora de escolher um, fique atento aos seguintes pontos: flexibilidade, possibilidade de integração com outros softwares, customização, infraestrutura que você já possui no escritório, custo-benefício (vantagens e desvantagens de cada sistema), segurança da informação (acessos de usuários, auditorias automáticas, backups automáticos etc.), feedback de outros clientes, e funcionamento da consultoria de implantação da tecnologia.

Na automação contábil, é fundamental ter soluções amigáveis. Então considere também essa característica, porque você quer ver seus profissionais utilizando-as em todo seu potencial.

A integração também é uma característica essencial, porque oferece maior confiabilidade nas informações. Já pensou ter em mãos aqueles relatórios incríveis, que agregam valor ao cliente, como os da Nucont?

3. Reunir a equipe

Após planejar a implementação das automações contábeis e escolher as ferramentas mais adequadas, é hora de superar aquele desafio relacionado à equipe: resistência e desconhecimento.

Faça um reunião com todos os profissionais de seu escritório e pontue o que vem pela frente. Você precisa preparar o terreno, dizendo que toda mudança foi planejada minuciosamente para que os fluxos de trabalho sejam otimizados.

Explique os benefícios que cada solução pode trazer e tranquilize a todos. Mostre o que será modificado, quem será afetado, o motivo da mudança e as discussões realizadas até o momento.

Esse pode ser um bom momento para pedir opiniões e feedbacks. Se existir uma intervenção relevante, vale a pena pensar o ponto questionado e, se for o caso, alterar o planejamento.

Afinal, lembre que todos os profissionais são fundamentais para que sua prestação de serviço seja excelente. Eles estão inseridos nos fluxos de trabalho e sabem os gargalos.

A atitude da escuta e da discussão sobre as discussões também ajuda o gestor a diminuir a resistência quanto à escolha das tecnologias.

Os profissionais se sentem membros ativos do projeto.

A conscientização começa neste momento.

4. Capacite a equipe

Implementar qualquer mudança nos processos internos de uma empresa já é difícil. Quando envolve automação contábil, com tecnologias disruptivas, isso pode ser ainda mais problemático. Essa questão pode ser resolvida quando o gestor se empenha a auxiliar os colaboradores no projeto de transição.

Em geral, os fornecedores de algumas soluções já oferecem consultoria de implementação para capacitar os profissionais.

Como você é um contador estratégico, pode se antecipar a essa consultoria e bater um papo com os principais afetados para colher suas dúvidas.

Se preciso, além da consultoria, pense em treinamentos adicionais. Tudo para que a automação do escritório de contabilidade seja a mais suave possível.

Com a automação contábil pronta, você poderá usufruir de todos os benefícios que listamos. Gestão otimizada, melhor controle patrimonial, processos internos definidos e geração de valor.

Neste último ponto, retomamos algo de imenso valor: a Contabilidade Consultiva.

Contabilidade Consultiva 

Contabilidade Consultiva é o modelo de negócios no qual o contador atua de forma mais próxima aos empresários, com o foco no relacionamento com o cliente, utilizando-se da Ciência da Contabilidade para diagnosticar e cuidar da saúde das pequenas empresas, levando-as à riqueza e à prosperidade.

A automação contábil é aliada da Contabilidade Consultiva.

O trabalho agora vai começar logo após o balancete. Contabilidade Consultiva é, portanto, o produto palpável e aplicável daquilo que você aprendeu desde o início: que a Contabilidade é uma ferramenta de tomada de decisão.

Não basta apenas entregar aquele papel preto e branco, é preciso traduzir as informações e entender onde cada ponto afeta na empresa daquele cliente.

Tomando como exemplo a medicina, podemos comparar um laudo médico ao balancete. Você não compreende a Medicina em toda a sua plenitude, mas você entende o que o médico fala, porque ele traduz de uma forma que você sabe o que precisa ser feito. Além disso, ele te prescreve um remédio, você toma e melhora. Pronto. Sucesso alcançado.

A Contabilidade Consultiva é a medicina empresarial. Ele vai transformar o extrato de todas as doenças na prescrição da cura.

E se você nos disser que seu cliente não entende, diremos que você não sabe aplicá-la.

A Contabilidade Consultiva pode se comparar a qualquer nova aquisição interno, é preciso alinhamento, treinamentos e preparação. E a Nucont possui toda tecnologia de automatização dessa ciência, além de preparar sua equipe e você para agir.

Então, a automação contábil vale a pena?

A automação contábil é inevitável. Você pode aceitá-la já para usufruir de todos os benefícios que ela proporciona, ou será atropelado pela era da transformação digital.

Não é difícil automatizar o escritório de contabilidade. Com um planejamento adequado, você conseguirá modernizar completamente seus serviços. Aquele tempo precioso poderá se destinar ao cliente.

Quer aperfeiçoar seu escritório cada dia mais dentro dos novos preceitos da contabilidade? Conheça a Universidade Nucont, onde encontrará diversos cursos com esta finalidade.